医院人事档案管理完善策略研究

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摘要：我国社会经济正处于发展高峰期，新医改政策的实施也处于新阶段，医院改革中人事改革工作增强了各个医院的人才流动性，在此背景下，医院人事档案的管理面临着新的挑战。本文以人才流动性增强为研究背景，以现阶段医院人事档案管理现状中存在的问题作为切入点，着重分析了人才流动背景下加强和完善医院人事档案管理工作的有效办法。

关键词：人才流动；医院；人事档案；完善策略

人事档案承载着医院内工作人员的全部职业资料，包括个人信息、学历、工作经验等，不仅与薪资待遇、社会劳动保障以及组织关系挂钩，同时具有一定的法律效力，也是人才培养的重要依据[1]。随着医院规模的不断扩大，医院内部人事组成复杂，人才流动频繁，人事管理缺乏完整的制度，导致人事管理工作难以有序进行。现代信息技术与医院管理的融合也将医院人事管理推向了新的高度，更加科学、规范的人事档案管理能够提高人事管理的有效性，如何将人事档案管理工作的效用最大化是各大医院亟需解决的问题。

一、人才流动背景下医院人事档案管理现状及存在的问题

随着新医改政策的不断深入，医院内部的人员管理也产生了巨大的变化。为了能够提高医疗质量，取得更好的社会效益和经济效益，许多医院增强了内部人员的流动性，通常采用外聘的形式招募医务人员、科研人员、技术人员等。在此背景下，医院流动人员的档案管理也呈现出新的问题。

（一）档案管理不规范现阶段我国医院的人事管理集中在提升医护人员的专业技术与综合素质上，缺乏人事档案管理意识。这种现象的产生主要是由于医院工作的特殊性。医院工作的核心在于为病人提供医疗服务。医院每天要接待大量的病人，并且要为这些病人解决医疗问题，这就需要医护人员将时间与精力放在技术研究和与病患沟通上，对于档案的提交与补充有所忽视。[2]同时，医院人事档案管理工作医院内部的“幕后”工作，相对于财务部门、医护部门、门诊部门、住院部门等其他部门，其工作并不受到重视。有很多的医院建立了医护站，也通过互联网的HIS系统对医院的各个部门进行信息化管理，使医护人员和患者均可以共享医疗资源。但是大部分医院的信息化管理中忽视了人事档案管理工作，仍然采用传统的纸质资料或者胶片存档，造成档案信息收集、分类、整理和归档工作难度增加，工作水平下降；此外，档案管理工作看似简单，并不需要专业的技术，所以有些从业人员在工作中经常会消极怠工；另外，有些医院会雇佣兼职或非专业人士，这些人员的相关专业知识较为欠缺，不能够有效挖掘出档案中潜在的价值，医院人事档案中无法完整、准确的体现医护人员的科研水平、临床业绩、教学水平等综合素质，也就无法为医院对流动人才客观背景以及真正能力的准确判断提供依据。这种情况的产生，是由于落后的管理理念与先进的科学技术发生冲突，从而产生了影响医院发展的重大矛盾。

（二）档案管理人员素质有待提升医院人事档案的管理人员需要尽职尽责做好档案保存、交接等日常工作，保证医院人事档案的安全性与传递性。为此，人事档案管理人员首先要具备较好的职业精神；其次，部分医院的人事档案管理人员变动较为频繁，基于各医院人事档案管理制度的差异性，新上任人员不熟悉管理流程、规范，难以高效完成人事档案管理工作；最后，医院人事档案数量庞杂，在信息化发展不充分的情况下，人事档案管理人员的工作量较大，容易产生懈怠、消极的工作态度。总体来说，人事档案管理人员的综合素质较低。

（三）档案移交不及时人才流动背景下，医院的流动人员档案管理难度加大。流动人员的辞退等行为会产生解除劳动合同、薪资结算等文件，此类文件需归入流动人员的人事档案之中。部分不具备人事权利的单位擅自保管流动人员相关文件资料，导致档案遗漏、丢失的现象。此外，人事档案的作用随医院人才招聘理念的转变，其作用逐渐弱化。随着医疗体制改革的深入，医院与医院之间的核心竞争转变为人才竞争。为此，医院在招聘人员时，通常采用笔试、面试等方式，考核人员的专业技术与经验，忽视了人员职业道德、工作态度等综合素质。因此，人事档案反映人员工作能力、职业精神、培训落实的作用也逐步弱化，造成人事档案“无用化”，由此来看，医院对于人事档案管理工作的重视程度明显不足。各部门人员在此人员招聘理念及管理理念的影响下，对档案相关文件的编制、移交也有所忽视。

二、人才流动背景下医院人事档案管理的完善策略研究

（一）完善人事档案管理制度人事档案管理虽然属于医院内部管理，包含与人事活动相关的所有记录，但是为了能够提高人事档案管理的规范性，人事档案管理应当严格遵照《档案法》制定完善的人事档案管理制度[3]。人事档案管理人员应当明确自己的责任，根据医院的需求实现人事档案管理的全面覆盖，联合医院内部的各个部门与相关人员，及时对档案进行收集、整理、鉴定与归档。此外，医院应当对人事档案的各个环节与责任人员实行统一、规范的管理办法，清晰划分人事档案管理的权利和责任，对医院内外部的人事档案严格审核，实地考察医护人员的技术水平、工作经历、科研水平等其他与人才综合素质相关的指标，确保档案信息的真实性、准确性。

（二）建立信息化人事档案管理模式医院人事档案管理工作受人才流动性增强的影响，人事档案的数量有所增加。传统的医院人事档案主要以纸质资料为主。纸质资料的记录需要管理人员的细致与耐心，因此纸质档案的容错率较低，稍有疏忽就会降低档案的真实性。如有关档案记录人员遇到特殊情况，会难以完成及时记录的工作，严重影响档案记录的时效性。同时，查询纸质档案资料的工作十分繁琐，要想在资料中提取有效信息需要花费大量的时间及人力，大大降低人事档案的参考与使用作用。此外，纸质档案无法随意流通于各个部门，不方便上级下达命令，下级反馈工作。最后，人才流动背景下，医院要根据需求培训相关人才，这就需要有针对性的分析和调整人员职责[4]。传统人事档案管理办法无法对档案资料进行大数据管理，常常出现人才与职责不配合的现象。档案管理的信息化可大大避免纸质档案所遇到的问题。医院人事档案的信息化建设，需要设备、技术以及人员的支持。即，医院人事档案信息化建设的基础为专业的信息化设备、具有信息技术的设备管理人才，以及能够进行信息化管理的人员。医院需要结合自身的特点和发展需求，引进专业设备；技术人员需要保证人事档案信息系统的正常运行，对设备进行日常维护与保养，避免设备故障影响人事档案工作效率；人事档案信息化管理人员需要具备一定的信息操作能力，能够对数据、信息进行分析和预测，以此为医院管理决策提供支持。

（三）提高管理培训，强化管理意识针对人事档案管理意识缺乏这种情况，医院应当从以下几个方面提升管理人员素质，扩大管理范围[5]。第一、医院可以通过微信或QQ群组、医院网站、主题讲座等对医院人事档案管理的重要性进行宣传，不仅要提高相关管理人员意识，还要让所有工作人员明白人事档案的重要性。第二、培养人事档案管理人员的专业能力，包括理论知识，如人才流动下的管理理念转变、人事档案管理方法等；专业技术，例如软件使用、网络知识等。第三、加强监管。医院要将监管落实到人事档案管理的各个环节，实行追责制度，确保人事档案管理工作有效进行。

（四）人事服务形式的创新人事档案管理人员应不断充实人事档案的内容，提高人事档案的使用价值。要全面了解医院和人才对人事档案的要求，将过去的“待命”服务转变为“受众”和“发展”服务，重点分析医院人事档案用户的多方面需求，为其提供相应的服务。人事档案管理部门要优化人员、资源的配置，做好人事档案的安全管理工作，进一步推动人事档案管理的科学化、制度化以及规范化。

三、结语

人才流动性增强为医院发展带来了机遇，在这一过程中，为了抓住机遇，实现突破性发展，医院需要应对其背后的挑战。对人事档案管理给予充分的认识，就是应对挑战的前提条件，此外，医院还需要构建信息化管理模式和加强相关人员的培训，为人事档案管理提供支撑，确保医院人事工作的顺利进行。

参考文献：

[1]武辉.人才流动背景下医院人事档案管理的完善对策[J].档案管理,2019(06).

[2]温淑珍.当前医院人事档案管理中存在的不足与优化策略简析[J].科技创新导报,2018,15(15).

[3]宋丹.新形势下医院人事档案管理分析[J].办公室业务,2018(06).

[4]刘祥.医院人事档案管理工作探讨[J].办公室业务,2018(05).

[5]周翠兰.对目前医院人事档案信息化管理创新策略分析[J].办公室业务,2016(07).

作者：程文鹏 王浩 单位：山东省微山县中医院