高职院校人事档案管理创新思考

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摘要：人事档案作为高职院校教职员工信息的重要载体，其对于高职院校人事制度改革以及组织人事工作都有着非常直接的影响，但由于当前很多高职院校对人事档案管理的认识存在偏差，因此人事档案的真实性、完整性往往很难得到保证，而针对人事档案管理工作的创新改革，也同样是十分迫切的。基于此，本文对高职院校人事档案管理创新的原则进行了分析，同时结合当前实际工作情况，对高职院校人事档案管理的创新策略展开了探讨。

关键词：人事档案资料；创新；高职院校

在数据信息重要性日益提升的今天，当前人事档案管理工作虽然受到了更多的关注，但也同样存在着很多的不足与缺陷。因此，要想让人事档案资料在高职院校人事管理活动中发挥出更大的作用，未来就必须要对人事档案管理工作展开全面创新，而针对高职院校人事档案管理创新意义与路径的相关研究，自然也同样是十分具有现实意义的。

一、高职院校人事档案管理的创新原则

（一）服务性对于高职院校来说，人事档案资料既是对教职工人员自然状况的抽象记录，同时也是开展人事管理工作的重要依据，其实际应用价值是非常强的，但从目前来看，由于很多高职院校对人事档案资料的认知存在偏差，未能正确认识到人事档案的重要性，因此在开展人事档案管理时，往往只是为了应付上级要求或是盲目效仿其他高校，对于人事档案管理的实际作用则并不关注，而人事档案管理本身也因此变得缺乏实效。针对这一现象，未来高职院校对于人事档案管理的创新还需坚持服务性原则，高度重视人事档案资料本身的应用价值，以满足人事管理实际需求为目标，对人事档案资料收集、归档、保存、查询等工作进行完善，保证每一项人事档案管理工作都能够发挥出应有的作用，并为高职院校人才使用、管理与流动提供支持。另外，由于人事档案资料与教职员工的个人利益直接相关，因此高职院校人事档案管理同样也要加强对教职员工个体的服务，坚持人事档案信息的适当公开原则，对非保密性档案资料予以公开，这样既可以发挥外部监督作用，保证人事档案信息的真实性，也能够为教职员工的个人应有权益提供保障。

（二）继承性从高职院校长期发展的角度来看，当前国内高职院校在人事档案管理方面虽然存在着很多普遍性问题，但由于以人事档案资料为基础的人事管理模式已经建立起来，因此在实际工作中仍然有着很多可取之处。例如很多高职院校虽然未能充分认识到人事档案管理工作的重要作用，但对于人事档案的保管却比较严格，能够有效保证教职员工个人隐私信息的安全；有些高职院校的人事档案虽然真实性不足，但对于人事档案资料的应用却比较多。这意味着高职院校对于人事档案管理的创新不能盲目推翻原有管理模式与制度体系，而是要坚持继承性原则，以现有人事档案管理模式为基础，针对人事档案管理中的实际问题展开深入分析与创新改进，在继承当前工作优点的同时，将更加适合人事管理需求的新模式确立下来，这样才能够取得更大的创新成果[1]。

（三）技术性在信息时代下，现代档案管理工作得到了非常迅速的发展，而各种先进科学技术在档案管理工作中的应用也都比较广泛，并发挥出了十分关键的作用。因此对于高职院校来说，针对人事档案管理的创新还需顺应时展趋势以及档案管理行业的信息化趋势，坚持技术性原则，对大数据、移动互联网等各类先进技术进行积极应用，并借助这些先进技术来展开工作模式、工作流程、工作形式、工作要求、工作手段的创新，使人事档案管理能够在先进技术的支持下实现工作效率、工作质量等多方面的有效提升。例如通过对现代办公软件的应用，可以大大提高人事档案信息归档整理的效率，减少档案管理人员的工作量，而对大数据技术的应用，则可以将海量人事档案信息以数字文件的形式分类存储起来，保证档案信息的安全性。

（四）开放性当今市场经济环境下的人才交流已经变得十分密切，无论是专业人才的流动，还是现有职工的任用与管理，其复杂性都随之大大提升，而高职院校作为专业人才需求较大的用人单位，自然也同样需要迎合市场经济下人才市场的发展趋势，主动寻求与政府教育部门或其他高校进行合作，对人事档案信息进行开放共享，这样既可以为高职院校专业人才引进提供更多的数据信息，适应当前的人才流动趋势，同时在激烈的人才竞争环境下，也能够促使高职院校加强人事管理工作，为更好的留住优秀人才而展开持续创新。

二、高职院校人事档案管理创新的有效策略

（一）关注档案信息安全开放式的人事档案管理模式虽然能够有效提升人事档案信息真实性，适应专业人才流动频繁的时代特点，但在复杂的网络环境下，也同样会引发一系列的档案信息安全问题，如果高职院校未能做好对电子化人事档案资料的保护工作，那么就很可能会导致丢档、档案信息泄露等情况，进而对学校人事管理及教职工个人隐私安全造成影响。因此在针对人事档案管理的创新中，高职院校虽然需要坚持开放性原则，建立开放的档案管理模式，但也同样需要重视对人事档案信息的保密、保护，而不可为了加强档案信息交流而盲目进行人事档案资料的传输、共享。从具体措施上来看，高职院校一方面需要从网络信息安全防护入手，将防火墙、数据加密、数据备份等信息安全技术应用到档案信息系统中来，对电子化的档案资料进行严格防护，避免信息因黑客攻击、病毒入侵等问题而出现遗失、泄露问题[2]。而在另一方面，则需要强化对人事档案管理人员的培训教育，提高其信息安全意识，并对日常档案管理操作加以规范，以免因操作不当而引起档案资料信息的丢失、泄露。

（二）加强主动用档意识人事档案管理的主要作用并非是对人事档案资料的归档整理或分类存储，而是在完成一系列档案管理工作后，能够为人事管理提供重要数据信息支持，如果缺少了对人事档案的应用环节，那么即便归档、整理等工作环节完成的再好，也都是毫无实际意义的[3]。因此，当前高职院校的人事档案管理工作必须要转变被动的工作模式，树立主动用档的工作意识，在日常工作中，即便人事管理部门或角质员工不需要对人事档案进行应用，也同样需要经常性的展开查档、用档，通过现实考察与档案内容分析相结合的方式，找出真实性、完整性或是内容格式存在问题的档案，并围绕问题档案进行责任追究与档案信息修正、补充，这样既可以避免“不考察不查档”、“不提拔不用档”等工作现象的出现，提高档案应用效率，同时也可以保证人事档案信息的真实性、完整性，为人事管理工作提供重要参考。

（三）规范档案管理要求高职院校人事档案管理具有着较强的专业性，对于各方面工作细节的要求通常都十分严格，因此为保证人事档案管理工作质量，高职院校还需在工作创新过程中提高档案管理要求的规范化，将档案收集、档案整理、档案查询等各环节的具体要求细化明确下来。例如在档案收集与归档管理工作中，需要将工作职责落实到人，各部门教职员工在人事档案管理中的责任都要加以明确，一旦档案收集、归档程序出现问题，都需要立即进行责任追究。而基础设施方面，则要明确软硬件设施的建设要求，并建立标准化的设施管理尺度，保证打印机、计算机、数据库等各类设施都能够得到严格的管理[4]。

（四）重视档案内容建设从目前来看，由于当前人事档案在高职院校中的用途发生了改变，因此高职院校在主动用档的同时，还要坚持多样化的用档原则，根据实际用档需求来对不同类型档案的收集、归档整理等工作展开创新，以满足多样化用档需求。例如对于教师与行政管理人员，由于其工作性质与工作要求不同，因此在档案信息的记录上，就自然就需要作出相应的调整[5]。个人人事档案中除了要记录学历、职称、思想、工作表现等常规信息，教师应更多的记录其教学科研成果与学科专业素养，而行政管理人员则要更多的记录其工作表现、工作失误情况、是否存在违法乱纪现象等。这样的人事档案内容更加全面、客观，能够充分反映出教职员工的实际工作情况，而学校在进行人才选用、培养与管理时，自然也就会更加作出更为合理的决策。

三、结语

在高职院校教职工队伍日益壮大的今天，对于人事档案管理工作的创新已经变得十分迫切，但要想在人事档案管理工作创新的过程中取得理想效果，未来高职院校还需坚持技术性、开放性、服务型等创新原则，并在档案内容建设、信息安全防范等方面采取更为合适的工作策略。

参考文献：

[1]刁玲武.职业教育改革背景下高职院校人事档案管理创新路径[J].传播力研究，2019，3(18).

[2]李欣欣.浅谈高职院校人事档案管理的困境及创新对策[J].才智，2019(02).

[3]卢东慧.论高职院校人事档案管理脱困路径——以干部人事制度改革为背景[J].才智，2018(33).

[4]林红.新形势下高职院校人事档案管理发展探究[J].人力资源管理，2015(10).

[5]陈雪云.基于信息时代提高高职院校人事档案管理人员素质的新思考[J].长春教育学院学报，2014，30(04).

作者：张艳梅 单位：廊坊卫生职业学院