浅析国企人事档案管理优化路径

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摘要：人事档案管理是国有企业人力资源管理中的重要环节，与企业的发展及员工个人的利益息息相关。文章在系统分析人事档案性质及特点的基础上，通过总结企业传统人事档案管理在理念、方式、人员等方面的问题，结合信息化时展的要求，进一步探析改进和优化人事档案管理的路径，旨在为企业人事档案管理提供一点思路，为人事档案的价值最大化起到一点作用。

关键词：国有企业；人事档案管理；优化路径

人事档案管理是传统人力资源管理中的重要组成部分。人事档案记载了员工个人的学习经历、工作及任职经历、政治思想、家庭情况、工资待遇、奖惩情况等各个方面的内容，是员工在历史成长过程中，经过组织人事部门所形成的具有法律效用的动态记录。这些记录对于企业全面考察、选人用人、岗位配置方面有着不可替代的作用，同时也事关员工个人的职级晋升、退休审批、工作调动等切身利益，在需要出具证明材料的个人事务如房产公证、退伍兵补助等各个方面，发挥着重要的依据和凭证作用。因此，了解国有企业人事档案管理的现状及问题，探析如何进一步优化人事档案管理路径，对于更好地发挥其在人力资源管理工作中的作用尤为重要。

一、人事档案的性质及特点

人事档案除具备一般档案所共有的本质属性即原始记录性外，还具有它自身的一些特点，主要表现在：现实性。人事档案是直接为人力资源管理的现实工作服务，直接为员工在企业的选拔、岗位调整等活动中提供有效依据，这是人事档案区别于其他档案的主要标志。真实性。人事档案的真实性是所有特点中最为重要的一点，也是所有档案管理工作的基础和前提。人事档案只有客观、真实地反映员工在现实工作和生活中的实际情况，才能为企业人力资源管理提供有力依据。人事档案必须做到材料来源清楚，档案记载内容准确可靠、实事求是，严禁任何形式的涂改造假。全面性。人事档案的内容必须反映员工的全面情况和全部历史。它包括了一个人的履历、自传、鉴定、入团、入党、奖惩、任免、工资、家庭等方方面面的内容，是一个人所有个人信息的记载，是其成长过程全貌的体现。动态性。人事档案要随着员工本人情况的变化，不断收集和整理新产生的档案材料，及时将材料归入本人人事档案，确保员工实际情况与人事档案内容相一致。流动性。人事档案必须跟随员工的岗位变动、工作变动及时转递，只有确保管档单位与员工所在单位相一致，才能真正发挥人事档案的作用。否则，员工已调离，但人事档案仍不知在何处，这就失去了档案管理的意义。涉密性。人事档案涉及个人的全部信息和隐私，是具有秘密性质的档案，只能由组织上掌握和保存，任何人都不得泄露档案内容或私自保存他人的档案材料。服务性。人事档案管理本质上是为企业开展相关人力资源管理工作、为个人事务提供便利依据而服务的，它具有极强的服务属性。

二、国企人事档案管理现状及问题

随着我国社会经济的快速发展以及现代人力资源管理模式的逐步确立，企业对人事档案管理工作的重视不够，同时管理方法和思维滞后，人事档案管理工作逐渐显现出了各种问题。

（一）管理者对人事档案管理工作重视不够，人事档案管理意识不强由于很多管理者对人事档案工作的意义认识不足，认为人事档案管理就是简单的存放、整理，认为这样毫无技术含量的工作，什么人都能干。这种错误认知导致其对档案管理工作缺乏足够的重视和关心，在管理上投入的时间精力较少，选用人员也较为随意，管理工作长期松散懈怠，被动应付，使人事档案不能发挥其真正的作用。同时，由于档案管理工作无法直接产生经济效益，管理责任重大而无法取得明显的成绩，在效益最大化成绩最大化的理念下，部分企业管理者更加不重视档案管理工作，使人事档案管理流于形式，发挥不出其在人力资源管理中的真正价值。个人对人事档案意识不强。很多员工在填写履历表、考核表之类表格上的内容时，不够重视，认为没有什么用处，简单潦草，能省则省，经常一些学习经历、工作经历填写不完整，或者出现错别字及涂改的情况，在一定程度上影响了档案的真实性和可利用性，可能给个人在今后的评审、退休等各个方面带来麻烦。另外，很多人新取得后续学历的学籍资料、培训、职称等相关材料觉得放到自己手中最安全，不及时交回，导致学历、培训经历等未能及时认定，对其个人在后续职称评审、选拔任用等各个方面产生重大的影响。

（二）人事档案管理人员水平参差不齐，档案管理基础薄弱由于管理者对档案工作不够重视，大部分企业未能按照国家的相关规定对人事档案管理人员进行配置，很多企业的档案管理人员不是中共党员也不是专职档案员，他们身兼数职的同时还一个人管理着几千人的人事档案，因此，根本没有时间和精力投入到档案管理工作中，不仅未能及时转递、归档档案材料，更谈不上对档案信息的审核认定、真假辨别等专业性内容的学习和整理，大大影响了人事档案管理的水平。同时，作为一项政策性较强的工作，人事档案管理人员需要具备过硬的业务素质，但当前企业档案管理人员流动性大、更换频繁，企业在上岗之前不仅没有考量员工的胜任程度，也没有对其进行专业的培训和指导，这些人员对档案管理的专业知识一无所知，对自己的工作职责认知模糊，对档案管理工作敷衍了事，认为只要保管好不丢失就万事大吉了，因此造成了档案基础工作中出现的各种问题，使工作开展停滞不前。

（三）企业人事档案利用方式单一，利用率低对于人事档案管理者来说，无论是对档案的保管保护，还是对材料的鉴别整理，都是为企业人力资源管理提供决策依据，为个人所需提供信息材料所服务的，其目的在于利用。而目前，大部分国有企业人事档案利用率偏低，利用方式单一，组织人事部门查阅档案信息一般都是在员工提拔任用时，审核员工的三龄两历一身份是否真实，是否符合任用的条件。其他时候查阅档案信息，一般都是办理具体事务时需要确认某一项内容而被动查阅，完全没有发挥出人事档案信息的主观能动性。这种传统守旧的管理思维和方法，使得人事档案的功能和价值越来越弱化。

（四）人事档案管理方式落后，信息化程度较低随着时代的进步及科学的发展，信息技术、数字技术已经广泛应用到生活、工作的各个领域。在这种时代大背景下，人力资源管理方式面临极大的变革，人事档案信息化建设的要求也在不断地提高。目前，大部分企业人事档案管理的信息化程度较低，管理者的信息化理念还未完全建立，管理依然按照传统纸质化、人工化的方式，由档案管理员对档案进行翻找查阅，对纸质材料收集归档、管理存放，没有建立电子档案，更没有配备信息化管理软件。传统的纸质档案虽然可以保持原始的记录，保证材料的真实和安全，但却存在保管成本大，人力维护成本高，检索使用不便捷等缺点，这种纸质化的管理方式满足不了信息时代对人事档案管理的各种需求，它不仅造成人力资源的浪费，还降低了管理效率，使人事档案的价值不能最大化发挥。

三、优化企业人事档案管理的路径

由于经济的快速发展以及企业人力资源管理的变革，在企业人事档案管理方面，传统守旧的管理方式已经显现出了以上的各种问题，因此，国有企业应该尽快改变管理思路，创新管理模式，以适应高速发展的信息时代。现对如何优化人事档案管理路径，提升人力资源管理水平，提出了以下对策。

（一）增强人事档案管理意识，提升对管理工作的重视度管理者应当主动学习了解人事档案相关专业内容，充分认识人事档案在人力资源管理中的重要价值和作用，了解人事档案工作的严肃性，从而增强人事档案管理意识，提高重视度，改变管理思维及工作定位，积极探索人事档案管理的创新之路，争取将人事档案的利用价值最大化。在我国现有的制度下，体制内工作的员工其人事档案关乎个人方方面面的利益，对员工本人来说是极为重要的，所以个人要加强对人事档案重要性的认知，认真细致填写工作中的各类表格，及时交回个人手中需要归档的材料，以端正负责的态度配合企业人事档案管理相关工作，使人事档案真正为其个人成长及发展发挥出积极的作用。

(二)提高人事档案管理人员专业素质，加强档案基础管理首先，管理者要严把选人用人观，要设置高标准的人事档案管理人员选拔条件，严格按照中组部规定的档案管理员的配备要求及岗位职责选择合适的档案管理人员。人事档案管理岗位要求管档人员必须是中共党员，管理1000册以上的档案必须专人专管，同时，这个岗位要求工作人员必须有专业的档案管理水平，耐心细致，具备强烈的责任感。因此，企业要想有高素质的管档人员，在第一步选人上先把好关。其次，提升人事档案管理人员的政治素养和专业能力。员工入职后企业要加强培养其对档案工作严肃性和纪律性的认识，要求员工将人事档案管理当成一项政治工作，坚持原则、遵守纪律、保守秘密。同时，企业要在培训体系中增加人事档案管理专业的培训内容，加强对档案管理人员的培训力度，定期组织学习交流，强化其专业技能和素质，提高岗位胜任度。再次，加强人事档案管理力度，完善各项制度体系，扎实做好档案管理基础工作。在档案日常管理中，严格按照档案管理的制度、流程以及日常转递查借阅的要求，认真履行签字审批手续，及时将需要入档案的材料归档并加强对归档材料的审核鉴别，确保档案的真实完整。准确把握档案信息的确认要求，做好新员工的基本信息审核认定及新学历学位的审核认定工作。

（三）丰富人事档案利用方式，提高其利用率人事档案作为员工完整个人信息的载体，对于企业人力资源的开发管理应该发挥出其巨大的价值，而不应该仅仅被动利用。我们要在保障其真实性和安全性的基础上，开发出多元化的利用方式。由于档案中信息记录的全面性和真实性，企业人力资源管理中员工信息库的建立，都应该以人事档案信息为基础，将人事档案信息进行数字化转化，通过对相关信息的提取，为人力资源管理决策提供有力依据。比如，可以通过对年龄、学历、工作经历及考核、奖惩等有关信息的分析，建立符合企业条件要求的核心员工信息库，为企业选人用人及后续的人才培养提供参考；可以提取年龄、性别、学历、岗位、劳动合同等相关信息，了解分析企业人员结构组成，为企业下一步的招聘及规划发展提供依据。

（四）加强人事档案管理数字化、信息化建设所谓数字化，即对纸质人事档案进行扫描，将纸质的数据信息转换成数字的文本和图像。数字化的档案材料能够有效避免使用过程中人为涂改、撤换，保证人事档案的真实性,并且节省存储空间和成本，能长期保存的同时满足了无纸化办公的需求。同时，数字化人事档案管理能及时快速的查阅信息和更新信息，高效便捷，极大提高工作效率。因此，企业要尽快加强人事档案数字信息化建设，确保档案工作能更好地为人力资源管理服务。第一，建立人事档案信息化管理系统。充分利用互联网技术和大数据技术建立集信息的采集、导入、分类、整合等为一体的信息化管理系统，搭建动态的、全面的、安全的信息化平台，真正实现人事档案管理的数据化、智能化。第二，定期优化、维护档案管理系统。在数字化人事档案管理的过程中，要指定专业的技术人员定期进行系统维护，防止计算机遭受攻击、系统破坏、数据丢失等事件的发生，确保档案管理系统能正常稳定运行。第三，加强信息安全管理，保证电子档案安全规范使用。一方面要利用安全技术手段防范数据丢失损坏、人为篡改的可能，诸如可以采取电子档案备份、信息设备实时监控、木马病毒定时查杀等相关技术措施来防范安全风险。另一方面，在档案管理系统的使用上要严格控制信息审批，设定各个级别的使用权限，全方位保护员工隐私信息。

四、结束语

综上所述，国有企业人事档案管理工作在长期的实践中，已经形成了一定的管理模式，但由于各种问题的显现，改革与创新也势在必行。企业管理者要拓宽管理思路，积极思考应对方法，努力提高人事档案管理水平，使人事档案发挥其在企业人力资源管理中的最大价值。

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作者：韩炜 单位：毕业于中国矿业大学化工专业