事业单位人事档案管理创新策略探讨

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【摘要】事业单位的人事档案管理在整个单位的各项工作中扮演着重要角色，只有保障人事档案管理工作的科学、高效、有序，才能为单位选好、用好、留下人才提供科学依据，进一步推动事业单位的人事管理、行政管理等工作顺利开展。然而，目前许多事业单位在人事档案管理工作中存在问题，因此，与时俱进、推陈出新成为顺应时展的必然趋势。基于此，本文简要介绍了当前事业单位人事档案管理问题现状，并结合实际情况提出了相应的创新策略，以供参考与借鉴。

【关键词】事业单位；人事档案管理；创新策略

在加快推进事业单位管理体制改革的新时期，不断提高人事档案管理工作水平成为相关工作人员的重点关注内容。作为事业单位管理工作的重要组成部分，人事档案是选拔并培养优秀人才的参考依据，档案的收集、鉴别、整理与保管在一定程度上影响着人事管理活动。由此可见，有关工作人员需要充分认识到人事档案管理工作对事业单位的重要性，在准确把握单位发展现状的基础上分析目前存在的问题与不足，通过有针对性的改进、完善与创新，来为事业单位管理体制改革提供强有力的保障，推动单位各项管理工作良性发展。

一、当前事业单位人事档案管理问题现状

（一）人事档案管理意识较薄弱。虽然人事档案管理工作在事业单位中占据十分重要的地位，但该项工作与单位的经济效益和社会效益没有直接联系，使得部分单位领导缺乏对人事档案管理工作的足够重视，也没有认识到人事档案管理的必要性和紧迫性。在一些工作人员看来，人事档案管理就是对个人信息的抄写与保管，不需要具备丰富的专业知识，从而对相应工作产生了懈怠、消极等情绪。久而久之，他们对人事档案管理工作的重视程度越来越低，出现了应付工作的现象，导致档案管理工作质量逐渐降低，不能为单位的人才队伍建设提供有效服务。

（二）人事档案管理制度不完善。人事档案资料中年龄、性别、学历等信息错误或漏记的现象仍然存在，这些与档案管理工作混乱有关的问题影响了单位相关事宜的顺利开展。究其原因，在于人事档案管理制度的不完善。尽管许多单位根据自身的发展情况建立了相应的人事档案管理制度，但是制度没有得到有效的贯彻与落实，使档案在借阅或转递的过程中容易造成档案传递通知书未填写、相关借阅手续未登记、回执单填写不及时等问题，不利于人事档案管理工作的有效进行。

（三）管理人员综合素质待提升。就事业单位的人事档案管理工作而言，其涉及的内容较多且复杂，工作人员的操作难度也比较大，他们不仅要对档案材料的内容进行充分细致的掌握，还应当了解并具备一定的信息技术操作技巧，这样才能在严格遵守单位规章制度的基础上做好人事档案管理工作，并按要求进行信息的补充和添加。然而，当前我国许多事业单位的人事档案管理工作人员专业素质不高，加上单位内部没有针对先进的管理手段和管理理念开展相关的培训教育，对从事有关工作的人员来说不能起到一定的约束作用，使整个队伍的综合素质不能完全满足工作需要。

二、事业单位人事档案管理工作的创新策略

（一）增强人事档案管理工作意识。为创新事业单位人事档案管理工作，相关领导首先应从思想上认识到这项工作的重要性，并将其纳入议事日程中来，只有这样才能加强单位干部队伍建设，以便为单位内部的相关工作和岗位输送优质人才。第一，成立人事档案管理领导小组，要求相关人员定期就人事档案管理开展检查、指导与监督工作，及时发现问题并提出相应的解决措施。第二，采用分级分类指导、级别动态升降等原则来进一步促进单位内部的人事档案管理工作有序开展。第三，根据单位各基础设施设备的具体情况来为从事人事档案管理工作的员工配置计算机、打印机和扫描仪等现代化设备，使档案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物质保障。

（二）健全人事档案管理工作制度。常言道，没有规矩不成方圆。建立健全的档案管理制度至关重要，不仅能规范人事档案管理工作，还有利于保障单位员工的日常工作质量。第一，在构建人事档案管理制度的过程中，单位应充分考虑相关工作的各个方面，比如，人事档案信息和材料的日常收集与整理，个人档案的借阅、转递和开发利用等等。第二，在制定管理制度的同时，事业单位的领导还应当思考建立责任追究制度的可行性，加大问责力度，明确每一级负责人和下属管档人员的工作职责和义务，并将其纳入个人业绩考核中，严格掌握他们的工作履行情况，确保工作质量的有效提升，以此来促进人事档案管理工作的开展。第三，明确人事档案的录入制度与规范，并安排工作人员定期检查人事档案的归档情况，从源头上避免错记、漏记、错装、漏装等问题发生，以确保人事档案的准确性、完整性与真实性。

（三）提升人事档案管理队伍素养。随着事业单位管理制度改革的不断推进，相应的干部职工的奖惩材料越来越多，为事业单位的人事档案管理工作增加了难度。与此同时，人事档案管理工作有着一定的保密性和服务性特点，需要从业人员具备职业素养和思想政治觉悟。因此，事业单位需要打造一批高素质专业化的人事档案管理人才队伍，提高他们的工作能力和水平。一方面，严把选人用人关口是组织建设的重中之重。单位在选聘优秀人才时不仅需要考虑他们的能力与素质，还应当把责任意识、服务意识和大局意识等标准考虑在内；另一方面，事业单位可以对人事档案管理人员进行定期的专业培训，通过专家讲座、优秀人才的经验分享会、播放科教影片等形式让他们了解先进的管理理念和信息技术，以提高人事档案管理人员的工作技能，让他们能够更好地胜任这份工作。

（四）规范人事档案管理工作流程。评定人事档案管理工作成效的关键要素就是人事档案材料是否完整和标准。因此，事业单位有必要对人事档案管理工作流程进行科学合理的规范，使档案的收集、鉴别和查阅、转递等工作真正落到实处。第一，认真做好人事档案的收集工作。在单位规定的期限内按照规范要求及时收集年度考核、干部任免、调研考察等档案信息，以确保个人材料的完整性。第二，认真做好人事档案的鉴别工作。档案工作人员在这个环节需要高度关注档案材料的日期与真伪，判定档案材料是否属于该员工、相关手续是否完备，如缺少有关材料应及时进行登记、收集与补充。第三，认真做好人事档案的整理工作。档案材料要按照基本原则进行编号与归档，比如为材料编“类、页、号”、抄写档案目录、装订、编写索引号等等。第四，认真做好人事档案的查借阅工作。根据查阅人所持有的单位介绍信或查阅审批表提供相应的服务，经审查符合规定后进行阅档登记，然后提取档案以供查阅。如遇借阅档案这样的特殊情况，需办理相关的借阅手续。第五，认真做好人事档案的转递工作。必须针对所需档案填写“人事档案转递通知单”，并批注档案转出时间和转往单位，同时还要填写转出档案登记表，确认无误后在回执单上签名盖章，完成档案转出。

三、结语

总而言之，人事档案管理工作在事业单位中发挥着极其重要的作用，只有不断提升人事档案管理工作的质量与效率，才能促进人力资源的开发与利用。因此，事业单位需要重视人事档案管理工作，在建立健全人事档案管理机制的同时，明确档案管理工作流程，通过选聘、培训来提高从业人员的素质水平，为事业单位的良好发展保驾护航。

【参考文献】

[1]夏长玉.谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].才智,2017(10):265.

[2]彭炬勇.浅谈事业单位人事档案管理的创新途径[J].办公室业务,2017(13):144.

[3]覃燕春.事业单位人事档案管理的创新路径[J].企业科技与发展,2018,441(7):216-217.

作者：李依宸 单位：四川省广安市人力资源服务中心