人力资源管理中人事档案管理作用分析

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【摘要】在日益激烈的市场竞争中，企业之间的竞争核心在于人才的竞争，人力资源愈发得到企业经营管理者的重视，要想优化人力资源管理，其核心工作就是强化人事档案管理。人事档案管理将人才的信息集合在一起，建立真实的员工信息库，优化企业人才配置结构，帮助企业摸清目前和未来一段时间的用工需求等，是企业用于人力资源管理的有力工具。但是，在企业实际的经营过程中，人事档案管理工作中存在一定的问题，阻碍了企业人力资源管理水平的提升。基于此，文章分析了企业人力资源档案管理过程中常见的问题，基于人事档案管理在企业人力资源管理工作中的重要性，提出了几点优化措施。

【关键词】档案管理；人力资源管理；重要性

前言

企业现代化升级的过程中，企业管理者已经认识到了人力资源管理的重要性，而人事档案管理又是人力资源管理工作中不可或缺的一部分，它将员工真实的信息以文字的形式记录并呈现，涵盖员工的个人情况、工作经历、过往职业表现等，因此做好档案管理工作，能帮助企业在市场上选择到合适的人才，拓宽人才引进渠道，并帮助企业建立有效的人才画像；做好人事档案管理，还能确保企业在人才招纳、培养及人才管理工作中有据可依。可以说，人事档案管理的水平是衡量企业人力资源管理水平的一个重要指标。为此，本文主要研究如何提升企业的人事档案管理水平，并提出几点优化措施。

1人力资源与人事档案管理概述

企业现代化建设的过程中，人力资源的管理统筹协调了人才的配置和人才的培养，人力资源管理的所有内容都建立在企业发展的需求之上。基于人力资源管理的要求，企业人力资源部门制订人才培养计划、调度人力资源，最大限度地发挥人才的作用，帮助企业实现合理的人员配置，为企业的发展提供人才支撑。同时，企业中的人力资源管理还承担着为企业培养人才的责任，在企业的发展中不断地向企业输送新鲜的血液，为其提供源源不断的活力。要想在激烈的市场竞争中保持一定的优势，首先，企业要定期对员工进行相关知识和技能的培训，通过培训为企业培养优秀的人才；其次，企业在培养员工时，要注重培养员工的主观能动性，通过思想上的引导增强员工和企业之间的凝聚力。人力资源管理工作就是围绕着“人力”和“资源”两个方面展开工作，通过有效的手段和方式，最大限度地开发员工的潜力，促进企业的发展；而人事档案管理就是在人力资源管理的基础上，对所有的员工工作内容、工作的具体情况展开有效的记录，通过这样的方式详细记录每一位员工在工作中的表现。管理部门通过人事档案中记录的信息能够科学地判断员工的整体素质，同时方便人力资源部门对员工进行综合评定。企业中的管理层也可以通过人事档案管理报告，对每一位员工进行考察，从中发现和提拔能力较强的员工。

2人事档案管理中存在的问题

2.1人事档案存在虚假性

虽然我国企业对人事档案管理工作越来越重视，但是在一些企业中也出现了员工学历造假、工作经验造假等现象，很多企业的人事管理档案所记录的信息真实性有待考证。如果企业的人事档案信息真实性不高，那么当企业对这一类员工进行考察时，其人事档案就不能为企业管理层提供可靠的依据，甚至会使企业做出错误的安排，影响企业人力资源的合理配置。要解决以上问题，就需要企业在建立员工人事档案时，采取多种办法保证员工信息的真实性，只有这样，才能保证企业在筛选人才时，能够做出正确的选择。

2.2人事档案记录不全面

企业当下的人事档案管理工作中，存在信息记录不全面的问题。一般来说，档案管理工作并不简单地表现在个人工作阅历的记录上，还包括员工在遇到实际问题和困难时是如何处理和解决的，以及在工作中取得了什么样的成果，这些内容都需要体现在企业的人事档案中。要想做好人事档案管理工作，需要企业的人力资源管理部门对人员信息的各个层面加强分类、记录、存储及分析，使企业管理层可以通过档案内容快速地了解员工的个人素质和工作能力，助力企业人力资源管理做出合理决策。

2.3人事档案信息更新不及时

随着社会发展节奏的加快，人力资源相关信息也快速更新，但是企业的人事档案管理却没有跟上信息变化的速度，存在人事档案信息更新不及时、新旧档案衔接不畅等问题，此类问题的出现会导致企业人事档案管理信息出现断层，尤其是老员工的人力资源信息缺失、错误等，进而造成企业内任命不公平现象的发生。同时，企业的人事档案管理手段比较落后，未配备先进的信息技术系统，而且对于旧档案缺乏优化管理，这就会造成人事档案信息查阅不便和丢失的问题。所以，在人事档案管理的过程中，电子化的记录方式必不可少。

3企业人事档案管理优化措施

3.1扩展人事档案信息搜集范围

在企业内部升职和岗位调整的过程中，参考人事档案的信息有助于企业管理者做出正确的人事决策。管理者通过查阅人事档案中记录的员工个人信息、素质能力评价及工作经历等，可以更全面地了解员工，挖掘员工的潜力，从而做出正确的人力资源调整决策，使得企业内部的人力结构变得更加合理和科学。此外，人事档案管理还可以扩展信息搜集的范围，对员工的个人爱好、获奖情况、特长、工龄等信息进行搜集和分类，建立完善的人事档案档案数据库，通过信息技术分析企业人力资源特征，帮助企业挑选合适的人才，最大限度地发挥企业人力资源的效率。

3.2加强对人事档案信息的分析

企业的人力资源管理部门要善于对人事档案中记录的信息进行分析和总结，利用分析结果为企业各类岗位选择合适的人才，实现企业人力资源管理的长远发展目标。在人事档案管理的过程中，还要注意对员工的各类信息进行分类管理，把握同一类别信息的共性和差异，从而准确地判断企业目前的人才使用效率和人才配置的合理性，帮助企业管理者及时地对人力资源进行调整，充分发挥人才把控作用，优化企业资源配置，最大限度地发挥人力资源的效率。

3.3充分利用人事档案，制定合理的激励政策

企业的人才管理离不开对员工的职业发展规划，对于企业的人才，开辟广阔的职业发展舞台是企业留住人才的核心战略，在职业规划的过程中，要帮助员工明确发展方向，并制定科学合理的人才激励政策，激发人才潜力和工作热情。企业在制定人才激励政策时，可以参考人事档案中的内容，根据不同岗位员工的实际情况，针对性地设置激励措施，最大限度地调动员工工作的积极性。此外，企业人力资源管理部门要更好地分析和深度挖掘人事信息，帮助企业管理者制定出具有多样性且目的性更强的激励策略。

4结语

综上，人力资源的核心事务是做好人事档案管理，二者之间相辅相成。在企业发展中，建立人事档案管理体系，优化以往人事档案中存在的不足，帮助企业建立科学合理的人力资源管理体系，为其选拔优秀人才，能帮助企业在竞争激烈的市场中锁定人力资源优势。

参考文献

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［2］黄韵佳．人事档案在人力资源管理中的重要作用［A］．决策论坛———如何制定科学决策学术研讨会［C］．2015．

［3］莫丽华．企业人事档案管理信息化建设探讨［J］．企业改革与管理，2017（8）：59．

［4］王励著．人事档案管理在人力资源管理中的重要作用［J］．商品与质量，2019（21）：17．

作者：郭丽 单位：安阳县人力资源和社会保障局