谈人事人事档案管理问题与优化

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摘要：人事制度是我国从传统经济体制向市场经济体制转轨过程中的一项重要人才管理制度。在人事制度的运行下，企事业单位可以实现与人才的有效对接，从而提高人事社会化管理水平。人事档案是实现人力资源开发和提高人事效率的重要组成部分。本文首先对人事与人事档案的关系进行了探讨，在此基础之上详细分析了人事中的人事档案管理存在的问题，并提出优化人事中的人事档案管理的建议。

关键词：人事；人事档案；管理问题；优化建议

为了缓解不同所有制单位人才流动的忧虑，档案管理在保障和促进人才合理流动等方面发挥着重要作用。在从粗放型向集约型转变的过程中，充分肯定人事，进一步探索与人事密切相关的人事档案管理，应该引起档案界人士的思考。人事与人事档案的关系第一，人事服务包含很多内容，人事档案的管理是其中重要的组成部分。人事档案管理是本地市人才服务机构所提供的服务，可以为委托人办理人事关系、户口登记、养老金、失业、医疗保险、人事档案管理、档案工资晋升、专业技术职称资格申请、连续服务年限计算、人事档案证明等人事服务。我国各地区之间的经济发展不平衡，各个地区的人事服务也不尽相同。虽然不同机构和个人对人事服务的要求内容不尽相同，但对人事档案管理的认识是统一的。有关单位必须在规定的期限内收集有关人员的全部人事档案和资料，将收集来的资料保存在人事流动服务机构的信息库之中。我国很多经济不发达的地区人事档案管理服务刚刚起步，相关系统和规则都不完善，所以对于地方人事流动服务机构来说，最重要的项目就是人事服务。第二，人事档案材料是整个人事服务的基础和依据。从本质上讲，人事服务的任务就是代表国家实行社会化管理，虽然在服务工作中有许多项目，都是由当地人事档案所规定的。在人才服务机构中，要进行户籍、人事、职称、保险关系和党团组织等的调整，查阅人事档案是基础，确定所有信息之后才能受理相关业务。由此可见，如果人事档案不准确、不完善，那么后续的人事服务很难进行下去。

人事中人事档案管理存在的问题

思想认识程度不足

人事制度已经在我国应用了很多年，并在我国的企事业单位中得到了广泛应用。人事服务能够缓解就业压力，完善档案管理，机构能够为毕业生提供服务，接收毕业生的档案，进行不同证书的培训，为待业人员提供就业指导。虽然我国当前人事制度已经形成了一定的规模，但是仍然存在着很多问题，很多企事业单位并不重视人事机构，无法顺利的与人事机构进行对接。由此可见，当前人们对于人事机构仍然存在着不信任的问题，这是源自于人们思想根源的问题。

人事成本偏高

在人事机构中人事档案管理至关重要，人事档案管理能够为企事业单位提供便利。但是人事成本偏高的问题已经显现，由于很多职业培训福利待遇的领取以及境外审计都必须本人到场，并且不会一次完成，这就进一步增大了人事的成本。

信息化档案管理不优化

我国当前各级人才服务中心，互联网和大数据的使用已经得到了普及，人事档案的管理也由纸质逐渐转变成了电子存档。信息化档案管理已经取得了初步的成效，但是信息化档案管理制度仍然存在着很多漏洞，互联网带来了诸多优势，同样也存在着一定的弊端。如信息化档案管理一旦出现了漏洞，就极容易丢失人事信息。信息化档案管理不足还体现在，系统设计存在问题，部分设计在操作中缺乏灵活性和实用性，严重影响了人事员工的工作效率。

优化人事中的人事档案管理建议

提高思想认识

社会各界要广泛提升对于人事的重视程度，尤其是企事业单位。人才服务中心也存在着人才匮乏的问题，要定期对工作人员进行培训，主要从思想和专业知识两部分进行培训。提高思想认识，要从社会各界和人事工作人员这两部分同时进行，人事机构要定期进行招聘，广泛吸引人才。在当前社会，人事中人事档案的管理工作需要加强宣传，主要可以通过线上和线下两种方式，让待业人员能够更好的了解人事的运行模式，以及人事档案的交接过程，例如毕业生的户籍党团组织关系的交接等。工作人员需要定期对人事档案进行检查，对于一些无效的档案进行及时清理，对于可能存在问题的档案信息要及时与客户进行联系，确定相关信息是否需要更改和调动。企事业单位的发展离不开员工的发展，员工的职称评定以及薪资调整，直接影响着员工工作的积极性，所以，人事员工应该充分意识到自己的责任与义务，全面提升个人思想认识，继而提升自己为社会服务的效率。

优化人事程序

我国当前各级人事机构在进行档案管理的过程中，存在着很多弊端，其中最重要的影响因素就是人事程序存在着问题，由此可见，加强对人事程序的优化已经迫在眉睫。人事机构的档案中有很多流动性人员的档案，优化人事程序能够使人事档案管理更顺利的进行。优化之后的人事程序能够使人事档案的信息更准确，并且能够及时的补充相关信息，提升人事档案管理工作的有效性以及真实性，使人事流程进一步精简，提升人事档案管理人员的工作效率。

构建网络化人事档案管理机制

互联网时代已经到来，人事档案管理要紧贴时代的要求，将网络化信息化作为人事档案管理的发展方向。人事档案管理要加强对于网站的应用，与相关的软件开发公司进行合作，全面优化网络化人事档案管理，充分利用网络信息来对人事档案管理机制进行整合，使人事资源进行整合的过程中能够达到平衡。档案的配送通过网络的方式能够更加便捷和安全，通过对于云计算大数据等先进的科学技术，不断对人事档案进行补充，还可以办理相关业务。人事制度实施以来，人事档案管理已经成为了人事重要的组成部分。人事档案管理已经受到了企事业单位、待业人员以及社会各界的广泛关注，能够为用人单位提供可靠的信息，使用人单位在招聘过程中能够选拔出最优秀的人才，也可以为个人择业提供更便捷的服务。但是很多地方的人事服务机构中，人事档案保管工作仍存在着很多问题。例如，在没有经过上级同意的前提下，乱收取人事档案相关费用；未经许可增加人事档案保管费，增加了客户的负担。为此，本文提出从提高思想认识；优化人事程序；构建网络化人事档案管理机制以及优化人事档案管理制度等方面优化人事中的人事档案管理的建议。

参考资料：

[1]雷禹.某市人才服务中心档案管理系统的设计与实现[D].东北大学，2019.

[2]顾叶乔.企业人事制度的分析[D].南京林业大学，2019.

[3]李鹏.完善人事制度研究[D].安徽财经大学，2018.

作者：胡瑞华 单位：延安大学人事处