企业人力资源管理的人事档案管理加强

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[摘要]企业间竞争的核心是人才竞争，所以，在一个企业中，人力资源管理工作显得尤为重要。而要提高人力资源管理工作的水平和效率，就要提高人事档案管理工作的水平和效率。然而，在现今企业人力资源管理中，人事档案管理仍然存在着各种各样的问题。文章针对企业人力资源管理工作中人事档案管理方面存在的问题进行了分析并提出了优化建议。

[关键词]人事档案；人力资源管理；重要性

人事档案管理的主要任务是准确合理地记录、保存工作人员的信息档案。这项工作在企业管理中必不可少。企业建立之初就建立人事档案管理部门，负责对企业工作人员基本信息、工作表现、业务完成、评先评优奖项等情况进行记录归案，说得明白些，人事档案管理是管理人的信息的工作。工作信息复杂多变，需要人事档案管理人员对这些内容进行分类整理并基于这些内容建立数据库，更好地服务于企业。人事档案管理在人力资源管理中有着十分重要的作用。在企业竞争越来越激烈的今天，人力资源管理逐渐成为企业的核心工作，而人事档案管理则是人力资源管理的基础和核心，企业负责人要想提高企业的核心竞争力，就必须要重点关注人事档案管理工作。

一、人事档案管理与人力资源管理之间的关系

人事档案管理和人力资源管理都是对人力物力进行分配和再管理，使企业长期处于可持续发展的状态之中，两者之间的关系密切相关，不可分割。人事档案管理在人力资源管理中具有十分重要的地位，是人力资源管理体系中十分重要的组成部分，是企业管理中不可或缺的部分。通过人事档案管理可以将工作人员系统化结构化，帮助企业和人力资源部门协调好人才的使用和培养。

二、人事档案在企业人力资源管理中的重要性

（一）人事档案是人力资源开发的重要依据人事档案的一个最重要的节点就是其真实性，人事档案信息是否真实可靠直接决定着企业能否在人力资源管理中正确地使用员工，分配工作，提高效益。人事档案记录着员工的工作经历、员工的工作经验、个人素质、性格爱好、对企业的贡献等等。通过大数据和系统分析可以考量出员工的综合素质，考量出此员工今后在企业的发展方向和所处的位置，以及其在工作中所发挥的作用，便于企业安排工作，提高工作效率。做好人事档案管理工作，就能避免人才浪费，使人才发挥其所长，规避可能出现的缺陷，人尽其用。

（二）人事档案对人力资源管理效率提升有促进作用人事档案记录着员工从任职开始的各项经历，包括其专业能力、培训经历等，对一个企业来说，实现人事档案管理中的信息统一是一项非常重要的工作。管理者通过人事档案可以对员工有一个大致的了解，在工作安排上参考人事档案可以提高员工工作分配的准确性和合理性，能够促进人力资源价值的提升和员工工作能力的提高，进而达到对企业工作结构的优化和调整，提高企业人力资源管理效率。

三、人事档案管理存在的问题及其对人力资源管理的不利影响

（一）人事档案记录存在虚假性尽管人事档案记录在企业的运行和发展中起着十分重要的作用，但随着企业规模的不断扩大，员工数量也在不断增加。人事档案管理方面出现了一些档案管理弄虚作假问题。企业在招聘员工时，会根据其企业特点和工作要求给出一些规定和限定。被招聘的员工可能会根据这些要求，谎报虚假信息，如工作经历、学历等情况，使得人事档案记录出现虚假信息，在企业管理中存在个人信息不完善不真实情况。除此之外，人事管理的虚假性也会影响到公司正常的招聘人员调动等。

（二）人事档案记录不全面受一些客观因素和主观因素影响，人事档案管理中可能会存在记录信息不全面的问题。比如说，一些员工的基本信息中可能会遗漏工作经历、培训时长、获奖情况等情况。在今后的工作和选拔中，这些情况的缺失会影响到员工的正常工作，因为这些内容正是企业员工需要向企业展示的。所以想要做好人事管理工作，就需要一个系统的规划和监督。有关部门要负责对人事档案的准确性、全面性进行审核，对不全的信息及时予以补充和更新，加强各个层面的分类、记录、存储和分析，使企业的管理更加科学和合理地反映出员工的整体素质和工作能力。

（三）管理水平良莠不齐企业中所出现的各种各样的人事档案管理问题，很大程度上是因为档案管理者的能力不足、意识不到位所导致的。在工作之中，档案管理人员可能会出现管理不到位、材料不足、摆放混乱以及有效信息损失遗漏等各种问题，针对这些问题，应积极与档案管理人员沟通配合，对管理人员进行针对性的培训，提高其管理水平，实现档案管理合理化和标准化，确保能够全方位地发挥出认识档案的作用。从另一个方面来看，档案管理人员能力不强、管理水平欠缺的原因也是管理者重视程度不够、工作待遇不高等所导致的，企业管理者在管理企业过程中应该重视对档案管理人员工作价值的肯定和工作待遇的提高，使其更有效地开展管理工作。

四、提高人事档案管理在企业管理中的作用

（一）确保人事档案的安全、全面与真实针对人事档案的虚假和不准确信息问题，人力资源管理工作的开展需要从人事档案的准确性和真实性入手，因为人事档案是否准确、真实，直接影响到人力资源工作的准确性和工作效率。人事档案管理人员要本着对工作负责的态度，对档案进行核实和补充，建立人才数据库，整理分析档案，并安排专门人员进行定期的更新和维护，确保在企业的发展过程中，人事档案管理可以为其提供有力的保障。对员工信息的全面记录和分析，可以为今后工作的开展打下坚实基础。

（二）加强部门之间的交流，完善企业人事档案人力资源管理和人事档案管理之间密切相关，做好人力资源管理工作，就必须要在人事档案管理工作顺利进行的基础之上。如果一个企业的人事档案有信息遗漏，那么档案管理的价值将不复存在，人力资源管理将难以开展。因此，在管理方面，各个部门之间不能单独管理，应该相互配合，协调发展。加强合作与沟通，确保所有员工信息的完整性、准确性和客观性。

（三）提高人事档案管理工作人员综合素质企业应该更多地重视人事档案管理。近些年来所出现的人事档案管理问题，很大程度上是因为档案管理者的能力不足，意识不到位。所以，首先应该让档案管理人员意识到自身工作在企业中的重要性，提高其责任感和意识性；其次要对管理人员进行针对性的培训，提高其管理能力，并设置相关管理部门对档案管理人员进行监督和审查，确保人事档案管理顺利开展。人力资源与人事管理在企业管理中互相配合、协同发展。在企业发展中，依据人事档案管理建立健全的人员档案库及其及时更新管理，对于企业新活力的保持和今后长远发展都有其不可替代的作用。

[参考文献]

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[2]张慧慈.浅谈人事档案管理在人力资源管理中的重要作用[J].人力资源管理，2018（11）：436．

[3]王励.人事档案管理在人力资源管理中的重要作用[J].商品与质量，2019（21）：17．

作者：黄颖婕 单位：中国华油集团公司