人事档案管理制度与模式创新路径探讨

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摘要：人事档案是组织内部关于人事信息方面的凭证依据，是企业人力资源管理工作的重要参考资料。当前，随着大环境的变化，人力资源开始受到企业的普遍关注和重视，都在强调充分开发利用人力资源，以增强自身的竞争力，从而在激烈的市场竞争中脱颖而出。然而长期以来，无论是政府机构还是企业，对于人事档案的利用率都非常低，未充分地发挥人事档案的管理作用，这在很大程度上与我国人事档案管理制度有关。基于此，本文简要阐述了人事档案的特点，分析了人事档案管理制度以及模式创新的必要性，并具体研究了新时代人事档案管理制度与模式的创新路径。

关键词：创新；人事档案；管理制度；模式；必要性

人事档案是我国特色人事管理制度下的产物，其主要是记录个人经历、品德作风以及政治面貌等，具有凭证、参考以及依据三重功能。对于个人而言，人事档案记录了自己的身份、学历、工作经历等多方面信息，是有效的凭证；对于组织而言，人事档案是岗位调动、升职的重要参考；对于人事部门而言，这是决定工资待遇、劳动保障等的重要依据。现阶段，随着社会发展，传统的人事档案管理制度以及模式已经难以适应当前的现实需求，难以使人事档案的作用得到充分的发挥，因此，必须要创新人事档案管理制度与模式，从而在妥善保管人事档案的基础上，最大限度发挥人事档案的作用。

一、人事档案的特征

人事档案虽然只是档案资料的一种，但是，人事档案自身特性决定了人事档案具有一定的特殊性。人事档案主要表现出以下几方面的特征，一是现实性。人事档案是人力资源部门合理确定工资福利待遇、合理配置人才的重要依据，直接服务于现实工作，这是人事档案的突出特征之一[1]；二是真实性。真实性是所有档案资料的基础要求，对于人事资料而言，这是现实性的必要前提，人事档案必须要确保其完整性，个人的相关材料必须要真实，这样才能赋予现实工作；三是动态性。人事档案立卷之后，其中的内容并非一成不变，随着当事人自身学历、工作经历的变化，人事档案需要动态完善，补充新的材料，且要求人事档案与当事人实际情况的脱节要尽量小；四是流动性。人事档案会伴随当事人终身，随着个人工作调动、职位升迁，人事档案会“档随人走”，转入到新的单位进行管理[2]；五是机密性。人事档案涉及个人隐私信息，属于党和国家的机密性档案资料，任何人、任何单位都无权泄漏人事档案中的内容。

二、人事档案管理制度以及模式创新的必要性

1.用人单位利用人事档案的需求增加人事档案的重要性不言而喻，其在各个组织单位中都发挥着不可替代的作用，随着社会发展，用人单元利用人事档案的需求也越来越多元化，利用范围进一步延伸，从最初的政审开始向岗位调整、人力资源规划以及薪酬定级等多方面延伸，各方面的需求明显增加。在此情况下，传统的人事档案管理制度已经难以适应当下的需求，迫切需要创新人事档案管理制度以及模式，提升管理效率，进而使人事档案更好地为用人单位服务。

2.人才流动性不断增强的客观需要现阶段，随着社会经济的发展，人才流动性不断增强，遵循“档随人走”的要求，这无疑对人事档案管理也提出了更高的要求。以往受限于经济发展水平以及交通状况，人才流动性不强[3]，大部分人都会长时间处于同一地区，而现在我国经济高度发达，交通设施完善，人们为寻求更好的就业机会、更高的福利待遇，会在不同区域内流动，这就导致人事档案必须要随着人才的流动而流动，这无疑增加人事档案管理的难度。在此种情况下，有必要创新人事档案管理制度与模式，这样才能提高人事档案流转效率，以免出现有档无人或者有人无档的情况。

三、人事档案管理制度与模式创新的基本原则

要在妥善保管人事档案的基础上充分发挥人事档案的价值与作用，必须要创新人事档案管理制度，建立符合当前人才流动以及各方面需求的人事档案管理机制，此机制不仅要对当下的人才流动做出回应，同时也要顺应今后的发展趋势。具体而言，需要遵循以下几项基本原则，一是人事档案管理要以服务为基本职能，这就人事档案必须要完整记录当事人的所有信息，若个人学习、工作发生变动，要及时补充档案资料，从而使人事档案具备实际使用价值，可以服务于现实需求；二是人事档案必须要确保真实性，人事档案中记录的内容需要详实、具体、全面，可以真实反映当事人的个人经历、精神面貌，以便为用人单位提供准确的参考；三是人事档案管理要标准化、规范化，由于当下人才流动性不断增强，为了便于人事档案流动，必须要实现人事档案的标准化，包括内容、格式等要有统一的规范要求，以增强人事档案的流动性。

四、新时代创新人事档案管理制度与模式的途径

在当前时代背景下，人事档案管理制度与模式必须要与时俱进，以适应社会发展要求，基于此，人事档案管理机构需要细化人事档案分类，加快人事档案管理信息化进程，并建立起统一的人事档案管理模式。

1.创新人事档案分类自我国建立起人事档案管理制度以来，人事档案分类基本没有发生变化，至今仍是分为干部人事档案、学生档案以及普通人事档案三大类，缺乏创新与变革，其中干部人事档案是人事档案管理的核心，其余两类人事档案的管理基本参照的干部人事档案管理机制。以往由于人员流动性较差，用人单位对于人事档案的利用需求相对较少，然而在当前的社会环境下，人员流动性明显增加，对于人事档案的利用需求较大。因此，这种简单的人事档案管理模式难以满足现实需求，在一定程度上限制了对人事档案的开发与利用。基于此，应当考虑将人事档案的类别进行细化[4]，比如按照职业类别进行分类或者按照人才属性进行分类，以高校人事档案为例，可以将档案分为管理人员人事档案、教职工人事档案、行政、后勤工作人员人事档案等，这样不仅便于管理，而且也能使人事档案得到充分的利用。

2.建立统一的人事档案管理模式建立统一管理的人事档案管理模式可以有效确保人事档案的完整性以及真实性，同时也便于人事档案的调阅。当前，人才流动性明显增强，而随着人才流动人事档案也要随之流动，否则会影响今后的就业、工作，退休。但是，在当前档函分散管理的模式下，随着人才流动，使得人事档案要多次转出转入，不仅增加人事档案管理机构的工作量，同时也不利于人事档案的完善与补充。并且在分散管理模式下，弃档问题屡屡发生，其根本原因在于人事档案转出转入流程复杂，需要消耗大量的时间精力，因此，很多人会选择直接弃档，进而出现有档无人的情况[5]。基于此，应当建立统一的人事档案管理机构，对所有人事档案进行统一管理，这样不仅省略了因人员流动导致的人事档案不断转出转入的问题，大幅降低了人事档案管理人员的工作量，同时也便于及时完善和补充人事档案，可以有效确保人事档案的真实性与完整性，从而更好地发挥人事档案的作用和价值。

3.建立信息化人事档案管理模式档案管理信息化是现阶段档案管理领域发展的重要趋势，也是当今社会的大势所趋，人事档案虽然具有一定的特殊性，但是也要向信息化方向发展。要实现人事档案的统一管理，信息化是必要前提，因此，档案管理机构必须要高度重视信息化建设，加快完善各项软硬件设施，加快实现人事档案信息化管理。首先，人事档案本身数量较多，若采用传统纸质档案则不仅需要占据较大的空间进行存放，还需要消耗大量人力物力复杂保管，而建立信息化人事档案可以有效解决这些问题[6]，不仅节省空间、纸张等资源，同时，也能大幅减少人力资源投入，人事档案管理的成本会大幅下降；其次，信息化人事档案在补充或者完善档案时更为便捷，若当事人的工作岗位发生变动、学历信息发生变化，可以快速地将变动后的信息录入系统中，对其人事档案进行补充，可以有效地确保人事档案信息与当事人实际情况之间不出现严重脱节；最后，采用信息化人事档案管理模式可以显著提高人事档案管理效率，包括档案的转出、转入、调阅以及增删等都更加便捷。需要注意的是，要实现人事档案管理信息化发展，必须要建立起统一的标准规范，采用统一的格式，同时还要做好电子人事档案的防护工作，采用加密技术、防火墙等多种技术，以确保电子人事档案的安全。

五、结语

综上所述，在当前社会形势下，传统人事档案管理制度以及管理模式已经无法满足实际需求，甚至于会限制或者阻碍人才流动。因此，必须要积极地推进人事档案管理机制创新与改革，全面提升人事档案管理效率与管理水平，发挥人事档案的内在价值。

参考文献

[1]朱学栋.浅谈人事档案管理模式的变革：社会化和开放式管理[J].文化创新比较研究，2018，55（19）：165-166.

[2]付相敏.从严扎实做好新时代干部人事档案工作探索[J].管理观察，2019（22）：87-88.

[3]高巍，刘洋.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].百科论坛电子杂志，2018（11）：729.

[4]林青.干部人事档案信息化管理模式的实现与保障研究[J].中国管理信息化，2019，22（14）：170-171.

[5]余慧琼，曹春莲，李霞.浅谈社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新[J].办公室业务，2018（12）：169.

[6]曾裕涵.人力资源管理对人事档案管理的创新研究论述[J].全国商情•理论研究，2018（26）：51-52.

作者：李玉娇 单位：中海油能源发展股份有限公司采油服务分公司