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新时期人事档案管理服务水平提升

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新时期人事档案管理服务水平提升

【摘要】本文结合工作实际,论述了新时期人事档案管理工作的重要性,分析了人事档案管理工作中存在的问题,提出新形势下提升档案管理和服务水平的措施与建议。

【关键词】人事档案管理;重要性;问题;措施

要做好新时期人事档案管理工作,就应在发展的大环境下升级管理策略,扬长避短,切实发挥人事档案管理工作的优势,探寻新时期档案管理工作的新思路、新措施,合理利用人才优势完善工作内容,完成新时期对人才管理提出的要求,更好地服务于用人单位,强化对人事档案管理的有效应用。

一、新时期人事档案管理工作的重要性

人力资源高质量发展离不开人事档案管理工作这个基石。通过人事档案管理工作可以将不同人才的基本信息记录完整,为用人单位提供更多的信息参考。用人单位可以依照人事档案内容了解人才过往的学习经历、工作经验、业绩及品行道德,并以此作为录用人才的可靠依据,为用人单位提供科学化的决策判断。通过人事档案可以直接反映人才的真实情况,只有全面加强人才档案管理工作,才能高质量完善用人单位人力资源配置问题,使用人单位取得更好的发展。

二、人事档案管理工作中存在的问题

(一)缺乏长期的人事档案规划。依照当前人事档案管理工作内容来看,多数工作人员并没有注意到人事档案管理的重要性。在工作的过程中,没有建立一套与时俱进的档案发展规划,也没有安排专业人员对此进行专业的存储与整理工作。人事档案管理工作负担会加重,因为没有对档案进行统一、科学的管理,不同的人对人事档案内容的录入运用不同的方法,更没有对档案内容进行信息分类与汇总,从发展的角度来看,这样的管理方式将会给后续工作造成负担,甚至影响工作的执行。

(二)人事档案管理的手段极为落后。信息技术快速发展,但整体的档案管理与时展要求无法有效统一。首先,在档案管理中,由于工作人员不专业,没有办法引用专业的档案管理软件进行人才信息的录入,致使档案存储信息过于复杂,无法在第一时间完成档案的查找。其次,整体的录入方式过于简单,多是通过手工录入的方式完善信息内容的编辑与检索,致使有关档案资料更新速度缓慢,所有资料内容无法在第一时间完成信息化的转变,造成人才资料的缺失,致使录入信息中出现差错,影响人事档案的管理工作。

(三)人事档案的利用率较低。依照当前的档案管理工作而言,多数人事管理人员会按照传统的方式完成档案管理工作,并且后期不会花费大量的时间对人事档案内容进行常态化维护,所以后续档案内容无法在第一时间完成信息内容的更新,稍不注意,还会造成内容存储的丢失。人事档案管理工作是专业性较强且充满保密性的工作,需要有关工作人员在第一时间为单位提供人才的准确信息,帮助单位快速了解不同人才的真实情况,若无法将人才的实时信息与存储的资料内容同步,那么,整体的档案资料在后续利用过程中将无法提供服务,造成利用率下降。

(四)人事档案管理人员的业务水平较低。多数用人单位更多倾向于行业本身的中心工作,而忽略人事档案管理的重要性,这样的状况会遏制档案管理人员工作的积极性。一部分人甚至抱着敷衍的态度草草了事,加上缺乏监督问责,在他们管理档案的过程中会出现档案丢失、档案记载不详细等问题,无法发挥单位人力资源的最佳作用。甚至一部分档案管理人员非科班出身,不具备相关的专业知识能力,无法在第一时间掌握文件管理与电子归档技术,影响人事档案管理工作效率。

二、新形势下如何提升档案管理和服务水平

(一)提高领导重视程度。在新时期,要强化各级领导干部对人事档案管理的重视程度,只有领导重视人事档案管理工作,才能将后续工作做好,为单位发展提供帮助。同时,档案部门的工作人员也应重视自身的工作内容,通过努力让领导对人事档案管理工作予以重视,这样才能把工作做好。

(二)充分发挥档案的作用。各级档案管理部门的工作人员,应充分认识到人事档案管理的重要性,更好地为单位服务,强化档案信息化建设工作,统一档案的格式及存储制度,这样才能从根本上提升档案管理的水平。在后续发展的过程中,还应逐步落实不同数据与结构内容的规范化,做好数字档案的安全保密工作,实现档案信息接收与存储工作。当然,该工作的执行需要花费大量的人力物力,所以,要结合单位发展需求,研制出统一的存储与输入格式,完善档案建设方案,通过行之有效的措施,推进档案管理的信息化建设,将死档案做活,更好地为人才工作服务。

(三)稳定队伍,提高素质。人事档案管理工作是一项务实与保密并存的工作,要做好该工作,就要打造出一支高素质的档案管理队伍。首先,要完成人事档案人员选配工作。要为后续高素质队伍的搭建做好铺垫工作,要求档案管理人员具备较高的专业素质,自觉遵守单位的相关规定,耐得住寂寞,踏踏实实完成人事档案管理工作。其次,要做好人员的培训工作。通过培训学习,考察其工作能力,并在完善业务素质教育的过程中,不断强化其保密与法制意识,让他们养成保密习惯,以高度的责任感与使命感,强化他们对于档案管理基本功的训练,不断开拓新思路,更好地开展档案管理工作,为单位人才储备做好服务工作。再次,要做好关爱工作。不但要在工作中支持档案管理人员,通过用人激励机制,让工作中踏实肯干的人得以重用,让他们看到事业晋升的路径。更应在生活中了解他们的需求,解决他们的后顾之忧,使所有工作人员都能用心工作,努力将人事档案管理工作做实、做细,让他们感受到单位带给他们的温暖,从而提升整体工作效率,工作质量。最后,要留住人才。经验丰富的档案管理人员属于稀缺人才。单位应做好留人的准备工作,用事业留住人才、用情感留住人才、用相应的待遇留住人才,这样才能确保人才队伍的稳定性。

(四)加大软硬件建设。人事档案管理工作的搭建需要强化领导层的重视,并在此过程中给予一定的物力与财力的支持。同时,还需要大量的人力资源对纸质内容进行信息化处理,完成人事电子档案的存档工作。前期可以从相关部门借调一些业务能力较强的人才,集中进行档案存储与整理工作,对一些填写内容不详的地方给予改进,并在电子档案整理完毕后对相关的内容进行核对,强化档案内容的完整性。特别是疫情防控期间,人事档案异地网络查询的案例,为新时期人事档案管理的信息化建设提供了实践思路,通过推行“互联网+”模式,实现人事档案数据内容的远程共享,甚至未来可以实现人事档案外网资源互联互通状态,这样就可以全面推动人事电子档案的归档工作,实现全面的电子化。需要说明的是,人事档案管理工作不仅仅是人才资料的存储管理工作,更是为单位发展、人才流动提供合理配置的信息资源。所以,要对原始档案内容进行开发与利用,通过网站及数据库等技术的应用,对档案内容进行归档与分类,这样才能确保信息内容查询更快、更精准,实现档案管理工作的深度开发。

三、结语

在当前人事档案管理工作中,还存在很多不足,在新时期要做好人事档案管理工作,应努力提升档案管理工作效率及服务水平,补短板强弱项,充分发挥人事档案管理工作的基础性支撑性作用,不断对档案管理工作进行深度探究,建立高素质专业化的管档人才队伍,压实工作责任,为事业健康可持续发展贡献“档案智慧”和“档案力量”。

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作者:杨明明 单位:新疆生产建设兵团第四师第一中学