新时代人事档案管理工作优化策略

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摘要：在实际工作中，积极对人事档案管理制度进行完善，并构建全新的人事档案管理模式，以此来更好地发挥出人事档案的重要作用，为各行业的发展提供优质、高效的人才信息服务。笔者从新时代人事档案管理工作的重要性入手，分析了人事档案管理的现状，并进一步阐述新时代人事档案管理工作的优化策略。

关键词：人事档案管理；优化策略

各行业在发展过程中通过对人才进行有效管理，并做好优秀人力资源开发利用工作，可以为自身的长远和持续发展打下良好的基础。整个过程中，人事档案发挥着极为重要的作用。因此，需要重视人事档案管理工作，针对人事档案管理工作的现状进行深入分析，并积极采取有效的措施对人事档案管理工作进行优化，从而促进人事档案管理质量和水平的提升，更好地发挥出人事档案的实际效能。

一、新时代人事档案管理工作的重要性

（一）增强人事档案信息的真实性在传统人事档案管理工作中，人事档案信息在频繁使用和存取过程中易丢失或损坏，这对人事档案信息的完整性和真实性带来了较大的影响，不利于人事档案信息有效利用。新时代人事档案信息化的发展，这不仅为用户查询和利用服务提供了更多的便利，保障人事档案信息的真实性，而且便于人事档案信息的实时补充，确保人事档案信息的完整性和及时性。

（二）提升人事档案管理工作效率。目前人事档案管理信息化水平的提升，促使人事档案管理模式发生了较大的变化，特别是各种先进技术手段的应用，有效地提升了人事档案管理工作效率，不仅档案管理人员工作更具便利性，对于人事档案信息的查找也更具准确性和便捷性。

（三）提高人事档案服务水平。在当前人事档案管理工作中，档案信息的输入和存储基本都是通过计算机来完成，而且电子档案的使用不再受制于时空制约，不仅档案管理成本降低，而且人事档案信息的使用更具便利性，这对于人事档案服务水平的提升奠定了良好的基础。

二、人事档案管理工作的现状

（一）对人事档案管理缺乏足够的重视。目前，多数工作人员对人事档案管理工作认识不足，导致人事档案管理工作一直不受重视，从而使档案管理人员工作情绪不高。再加之部分单位领导对人事档案管理工作认识过于片面，觉得只是简单的整理和保管，在实际工作中往往忽视人事档案管理工作，这对于人事档案管理水平的提升带来了较大的阻碍。

（二）档案管理信息化程度不高。在当前信息化时代背景下，信息技术发展速度较快，这也使电子档案开始替代纸质档案，有效地规避了纸质档案的一些弊端。在这种情况下，人事档案管理工作也加快了信息化和网络化的发展，这就要求人事档案管理工作中需要积极配备先进的档案管理设施，为人事档案信息化管理的实现打下良好的基础。但当前部分单位对于人事档案信息化建设缺乏重视，相应的软硬件设施配备不全。人事档案信息化水平较低，这不仅影响了人事档案管理工作的效率，也无法保障人事档案信息的准确性，严重制约了人事档案的信息化和网络化的发展进程。

（三）人事档案信息安全面临挑战目前大部分单位人事档案都实现了信息化，虽然人事档案管理工作效率和服务质量有了较大程度地提升，但人事档案信息化作为一把双刃剑，其对人事档案信息安全带来了较大的挑战。特别是在信息化环境下，人事档案信息存储安全和传输安全受到较大的威胁，易出现信息被篡改、删除和伪造破坏等问题，同时人事档案信息管理系统也易受到网络病毒的入侵和黑客的攻击，对人事档案管理信息安全管理工作带来了较大的挑战。

（四）人事档案管理人员的综合素质有待提高。传统人事档案管理工作对于档案管理人员综合素质要求不高，但在信息化时代背景下，人事档案管理工作要求高素质的专业化档案管理人才。目前大部分单位人事档案管理人员综合素质水平不高，部分档案管理人员没有经过系统的档案专业知识学习，这就导致无法满足当前人事档案管理工作的要求。再加之部分档案管理人员在实际工作中缺乏责任心，无法保障人事档案信息的真实性，这必然会对人事档案管理质量带来较大的影响。

三、新时代人事档案管理工作的优化策略

（一）积极创新人事档案管理工作理念。在当前信息化时代背景下，人事档案管理工作发生了较大的变化，这就需要在实际人事档案管理工作中，积极创新档案管理工作理念，强化档案管理人员的服务意识。各单位需要对人事档案管理工作的重要性有一个正确的认识，并将人事档案管理工作纳入到单位日常管理业务中来，做好组织建设和专业人员配置工作，并积极建立健全管理制度体系，将管理责任落实到个人，促进人事档案管理工作水平的提升。

（二）不断完善人事档案管理制度。在当前人事档案管理工作中，由于人事档案信息加快了数字化的转化，有效地缩短了人事档案整理工作的时间，人事档案信息能够实时进行补充，进一步保证了人事档案的及时更新及人事档案信息的真实性。但为了能够提升人事档案管理工作的质量，还需要重视对人事档案管理制度的完善。各单位要结合自身的实际情况，积极构建完善的人事档案管理制度体系，并建立责任机制，将人事管理责任落实到人，使人事档案管理人员能够相互监督，进一步促进人事档案管理工作的规范性和制度性。

（三）推进人事档案信息化建设。在当前信息技术普及应用的新形势下，各领域都加快了自身信息化建设的步伐。对于人事档案管理工作而言，通过重视信息化技术手段的应用，积极提升人事档案管理的信息化水平，不仅能够保证人事档案信息真实性，还可以提高人事档案管理工作的效率。特别是运用信息化手段将纸质档案转化为信息数据，数字信息与纸制档案信息保持一致性，为档案信息的利用提供了更多的便利。同时，通过建立人事档案管理系统，并运用专化的档案管理软件，将人事档案管理信息系统与办公自动化系统进行有效衔接，可以实现档案信息的快速收集和归档，进一步提升人事档案管理的信息化水平，为人事档案信息的高效利用奠定良好的基础。

（四）建立强大的人事档案信息数据库。当前大部分单位人事档案管理设施相对落后，无法满足人事档案信息化发展的需求。这就需要积极配备先进的档案软硬件设施，重视先进档案设备和软件的应用，为人事档案信息化建设创造良好的条件。同时，还要加大人事档案信息数据库建设，将人事档案信息录入到数据库中，利用软件系统来实现对人事档案信息的管理。在具体建立数据库时，需要重视原始档案信息与数据库中信息的一致性，设计的软件系统要具有可操作性，为档案信息的查阅带来更多的便捷性。另外，还要针对人事档案信息查阅设置相应的权限，保证人事档案的合理利用，进一步提升人事档案信息管理的科学化和现代化水平。

（五）加强人事档案信息的安全防护。在人事档案管理工作中，由于网络环境下档案信息安全受到较大的威胁，要求档案管理人员要具备较强的安全意识，积极提升系统硬件条件，为人事档案信息的安全提供重要的保障。为了保证人事档案信息管理系统运行的可行性，确保人事档案信息的安全，需要经常针对网络系统进行检查和检测，强化对数据流转的监管。设置网络安全防火墙，及时更新软件防护程序，并通过设置相应的密码和访问权限，进一步保障档案信息的安全。另外，还要重视档案信息数据的备份，通过运用云存储，有效地防范突发情况发生，确保人事档案信息的安全。

（六）强化人事档案管理人员的综合素质。在信息化时代背景下，人事档案管理工作与信息技术的结合，有效地提高了人事档案管理工作的效率，但人事档案管理信息化水平的提升也对人事档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。因此在当前人事档案管理工作中，需要强化人事档案管理队伍建设，通过打造一支高素质的专业化档案管理人才队伍，以此来提高人事档案管理工作的水平。这就需要在日常工作中重视对人事档案管理人员的培训和再教育，努力提高人事档案管理人员的专业技能和综合素质。在具体工作中，可以定期邀请专家开展讲座，使档案管理人员能够掌握行业的最新知识和最新技术。

[参考文献]

[1]杨爽.基于现代人力资源管理视角的人事档案管理变革[J].办公室业务,2017(10).

[2]姚勇.基于现代人力资源管理的人事档案管理浅析[J].办公室业务,2017(12).

作者：许巍巍 单位：黑龙江省水文水资源中心