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人力资源管理的人事档案管理运用分析

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人力资源管理的人事档案管理运用分析

【摘要】面对日益激烈的竞争,企业在发展过程中应该重视人力资源管理,从内部管理规范中提升企业的管理质量,人事档案属于人力资源管理的重要内容,在人力资源管理中占有非常重要的地位。人事档案管理主要是对企业人事资料的整理、保存、分析、鉴定、统计等,将每位员工安排在合适的位置,体现出员工的重要作用和价值。本文主要结合人力资源管理与人事档案管理之间的关系,分析了人事档案管理的重要性,探讨了人事档案管理在人力资源管理中的重要应用。

【关键词】人事档案;重要性;信息化

传统的人力资源管理效率较低,对档案的分析与整理不够,管理方式采用模糊管理,不利企业发展。随着时代的发展,在企业人力资源管理过程中,人们更加重视其重要性,逐渐将管理模式向着精细化的方向发展,发挥了人力资源管理的重要作用,为企业的发展注入动力。很多企业对人力资源中的人事档案管理不够重视,没有意识到人事档案在人力资源管理中的作用,这使得档案保管不够规范,档案利用率低,对于员工的入职、升职、退休等工作没有发挥应有的作用,这些都是需要解决的问题。

一、现代人力资源管理与人事档案管理的关系分析

现代企业中,人力资源管理主要是对人才的合理开发、配置和利用等方面进行研究,使其可以在企业中发挥应有的价值,促进企业完成生产、销售等任务。人力资源管理,会涉及很多的学科,如管理学、心理学、社会学等。企业在用人的时候,会对人才进行岗前培训,对人才进行职业生涯发展规划,并对人才的业绩进行考核与评估,满足企业对人才的需求和要求。在企业发展过程中,人才的支撑是基础,也是企业人力资源管理的主体和客体。在市场竞争中,人才的竞争也是非常激烈的,企业人才的流动性不断加强,人才流失越来越严重,对于企业发展不利,因此应重视对人才的管理,人才的管理水平。在企业人力资源管理中,人事档案管理主要是工作人员的信息、资料等进行管理,从而更好地考察员工,对员工进行更合理的安置,这是录用和使用的非常重要的依据,在人事档案管理工作中,发挥着非常重要的作用,可以发挥人力资源管理的职能,推动人力资源的配置,可以有效地对人力资源管理进行预测。因此,在企业发展过程中人力资源管理和人事档案管理是协调统一的。

二、加强人事档案管理的重要性分析

首先,人事档案是企业在人才的选用、用人非常重要的依据,是人力资源开发的重要工具。通过人事档案管理,可使企业的管理者对这些人才有更深刻的认识,可以详细掌握每个人才的优点和缺点,优化人力资源管理机构,使得人才结构可以更合理。另外,通过利用人事档案,管理者可以从人才的年龄、技能、政治面貌、专业等方面进行分析,在人才利用过程中可以做到人尽其才、合理配置,使得人力资源管理更加规范合理。其次,人事档案管理工作,对人才的培训和培养有非常好的促进作用,使得人才可以快速地适应企业,发展自己的技能,更好地为企业服务,成为企业需要的人才。新形势下需要整合人力资源,保证各项工作都可以正常开展,企业的各种业务和工作也逐渐细化,这些都对人才提出了更高的要求,不同专业的人才都是企业所需要的。利用人事档案管理可以加强对现有人才的培训工作,使得人才具有更多能力,可以适应企业对不同工作开展过程中的需求,提升人才的综合能力。在对人事档案统计和数据分析过程中,可以了解人才的各种优点和缺点,有针对性地提升人才的素质。人事档案的利用,可以促进人才合理的流动,调动员工的积极性。因此,在人力资源管理工作中,人事档案管理是非常重要的一部分,是人力资源管理的重点。最后,人事档案管理的有效利用,人事档案管理的规范性,有利于对企业中的人才需求进行预测。在实际应用中,通过对人事档案信息的整合,为企业人才利用提供有效的信息,使得管理人员可以更清楚地认识到企业的人才缺口,人才如何配置,提升岗位设置的科学性,提高人力资源管理的效率。一方面,企业中环境的变化,对于人才的需求也发生了非常大的变化,企业利用人事档案进行分析,可以对企业中人才缺口进行掌握,这样可以更好地从外部招聘,或者从企业内部尽心培养。另一方面,通过人事档案的利用,可以更好地进行人力资源发展规划,在引进和储备人才过程中可以防止成本浪费,保证人才的引进是企业发展所需求的。

三、人事档案管理问题分析

(一)人事档案管理重视度不足。当前,在人事档案管理工作中,还存在着片面化的认识,认为人事档案管理不够重要,从而导致人事档案管理工作滞后不前,不能跟随时代的发展步伐,难以发挥人事档案管理的重要作用,人事档案管理方式急需改革。一方面,一些单位的人事档案管理工作中,管理流程不够规范,管理职责不够明确,导致人事档案管理不能达到预期效果:另一方面,在人事档案管理中,由于不够重视,因此投入的人力资源、资金等不足,严重影响人事档案管理的质量。在这种情况下,人事档案管理没有发挥应有的价值,不能有效地服务于人力资源管理。

(二)人事档案管管理手段落后。传统人事档案管理工作中,档案管理的方法和设施比较落后,信息技术利用率不够高,不利于提升人事档案管理的效率。一方面,人事档案管理系统的功能较为单一,在工作中只是简单地记录,无法更好地利用这些信息资源,对这些信息数据进行加工;另一方面,一些单位数字化管理效率低下,采用的是纸质方式进行档案管理,不利于提升档案管理的效率。

(三)人事档案利用价值不高。档案管理的目的最终是要服务企业,要合理地利用这些档案才能发挥出其重要的价值。然而当前在很多单位中没有重视到对档案的有效利用,这就失去了档案管理原有的意义。另外,一些单位在人事档案管理中,只是简单记录人才的年龄、政治面貌、文化程度、工作经历等基本信息,没有详细了解人才的素质、心理健康状况、需求,不能反映员工的真实情况,因此没有发挥人力资源管理的合理配置作用。

四、人事档案管理在人力资源管理中的运用

(一)建立完善人事档案管理制度。人事档案管理工作中,应不断完善和健全制度,建立信息化的资料库,这有利于对人事档案的查询和管理,提高操作效率,并实现对人事档案的分类和整理。在精细化管理过程中,分开管理企业在职人员和非在职人员,对人才的招聘、提拔、离职等环节进行合理的安排,重视引进高素质人才。对非在职人员的退休、离职、去世信息等情况进行保管和分析。在管理中,可以逐渐解决档案中存在的资料不齐、资料重复,工作效率低等问题,档案管理人员应该提升服务意识,提高自身的专业管理能力,从而更好地为企业服务。在人事档案管理中要对在职人员和非在职人员档案进行详细的核查、统一管理,提升管理的效率。

(二)规范人事档案分类系统。当前,企业在人力资源管理工作中,其方式和内容与以往有非常大的差别。在管理工作中应做好档案的整理和分析,反映员工的详情,这可以在使用过程中作为非常好的资料和依据。在收集信息过程中,需要对这些数据信息进行定性分析和定量分析,提高人事档案管理的创新性。当前在人事档案管理中需要及时补充已有的信息,删除重复信息和无意义信息,通过整理与更新,体现出人事档案的价值,也反映出工作人员的态度和思想水平,对人才的兴趣、性格、工作能力等方面有全面掌握,为人才在评选荣誉称号、反映工作业绩以及保险与职称评定等方面作为非常重要的数据依据。在人事档案管理中,应不断提升管理的规范性、人性化与可操作性,提升人力资源管理的效率。

(三)完善人事档案信息管理系统。数字信息时代的发展,对于档案管理工作来说是非常大的契机,建立信息化管理系统刻不容缓。首先,应建立完善的人事档案数据库,分析和整理数据,整合资料数据,使得这些数据信息可以在企业人力资源管理中得到运用。其次,通过先进的信息技术强化人事档案信息化建设,加强人事档案工作人才的交流与服务,实现资源共享。最后,利用先进的数字技术,实现人事档案的数字化处理,提升档案的准确性,保证档案的真实性,有效提升档案管理的效率。

(四)提升人事档案的利用价值。企业不权要重视人事档案管理,更要重视对这些人事档案的应用,体现出人事档案管理的意义和价值。首先,在人事选拔过程中,丰富与优化人事档案,将人事档案作为人才选拔的重要依据,丰富人事档案内容,增加人事档案价值,保证企业可以录用更多高素质,思想政治觉悟高,专业能力和心理健康状况良好的人才。其次,在人事档案管理过程中,工作人员应积极转变思路,在人事档案管理工作中应不断创新,积极主动做出改变,使得人事档案可以更好地为企业提供服务。

五、结语

总之,人力资源在企业日益竞争的环境中发挥越来越大的价值,人事档案管理作为人力资源管理中非常重要的组成部分,其价值也不断提升,人事档案管理在企业中发挥的作用越来越大。因此,应该采用新的人事档案管理理念,总结经验,利用新的技术和方法,提升管理人员整体素质,促进人事档案管理质量的提升。

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作者:刘军 单位:大足石刻世界文化遗产旅游开发区管理委员会