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一、企业人事档案管理中存在的问题
(一)档案管理操作程序不规范,交接不严密
我国企业人事档案管理大多是非专业人员,缺乏培训,他们对管理的程序不熟悉,对制度不了解,导致该收集归档的没档,该签字的不签字,该检查的没检查,交接工作前后脱节,档案中存在的问题责任不清。再加上人事档案管理是不透明不公开的,建档对象没有知情权,即使有的关健时间填错了,名字写错了,自己却不知道,档案出现问题也无法维护自己的权益。
(二)硬件设施解决落实差
由于人事档案管理不重视,我国企业在设备上采取“因陋就简”的原则,人事档案就放于办公室保存在木柜里,防火、防盗、防潮的硬件设施较低。有的单位“因地制宜”把档案室设在最低层或最高层,最低层档案容易受潮,而最高层温度太高,都不适宜放置档案。
二、企业人事档案管理对策
(一)提高管理人员素质,规范管理程序
尽管档案室是存放的仓库,但档案管理人员并不是仓库管理员,档案管理是一项政策性和业务性较强的工作,它集保密与服务于一体,因此,应注意加强人事档案的工作队伍建设,选择政治可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事人事档案工作。提高他们的素质,对他们进行专业化的岗前培训,强化他们的职业道德与职业技能。同时,企业要加强软硬件设施的建设,建立档案管理的信息储存和检索系统,规范管理程序,保证人事档案材料的及时、准确归档。
(二)加快信息化进程,完善管理方法
利用计算机技术对人事档案进行信息储存和检索,实现网络化管理。通过该系统能够实现文件档案管理一体化。在办公自动化环境下的文件、档案一体化管理,档案管理人员在网上接收、整理、鉴定并确定密级和保管期限,然后进入正式文件库。在建立人事档案数据库的同时,对相关人员设定使用权限,实现档案管理的公开化、透明化,在一定程度上实现资源共享,提高档案管理的利用率与时效性。
(三)扩大资料收集范围
收集材料是人事档案工作的基础,针对新时期我国企业对人事档案的需求扩大资料收集的范围,做到人事档案不仅要反应个人的学历、思想,还要能够反应其职业技能、业务能力、工作成绩、职业道德以及个人的优缺点,为企业选聘、考核员工提供全面、有效的参考。
(四)加强档案硬件设施建设
人事档案管理部门应向领导提出困难和要求,争取领导支持,配置专用的铁质档案柜,做到办公室和档案分开,办公室设置钢门、钢窗,配备先进的计算机管理设备。人事档案管理是人事工作的重要组成部分,它为企业人事工作的决策提供了积极的线索和科学的依据,企业要冲破原有的思路和模式,实现人事档案管理价值的最大化。
作者:陈琳 单位:云南省临沧市永德县勐底农场管理委员会