创新高校人事档案管理论文

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一、高校人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案管理理念滞后、档案管理人员专业素养不高

人事档案一直以来政治性比较强，大多数领导思想上重保管轻利用，认为只要做好档案的收集、整理、存储、检索、传递和保密等工作即可，没有认识到人事档案是重要的人力信息资源，是高校科学决策的重要依据，是提高工作质量的重要保障。由于大多数领导的档案管理意识不强，人事档案管理人员多数由组织人事部门的非专业人员兼任，专业不对口，对专业知识缺乏了解，自学动力不足，培训机会少，流动性大等因素严重影响了人事档案管理工作的开拓创新。

（二）人事档案利用效率低，信息化管理水平亟待提高

高校人事档案管理由其特殊性和投入经费等方面的原因，大部分处于手工和半手工状态。大量的人事档案没有建立起分类信息数据库，在需要对人事档案进行检索、专项查询和类别分析时主要靠查阅纸质材料，费时费力的同时加重了纸质材料的磨损。此外，鉴于对档案信息安全性的考虑，大多数单位的人事档案信息都没有实现网络资源共享，不便于部分领导和个人对除凭证外基本信息的查询，低利用率彰显不出人事档案的价值。

（三）人事档案纸质材料的加工装订形式有待改进

多年以来，我们一直采用鞋带穿孔式的方法装订人事档案材料，鞋带穿孔式装订材料的方法给人事档案管理带来了诸多不便。此方式的弊端一是不易拆装，二是易造成打眼处材料的破损。按照上级档案主管部门的要求，若孔距发生变化，档案工作人员需要对所有人事档案的材料重新进行粘补打孔，重新粘补过的人事档案材料不仅影响美观，使用寿命也短。

二、高校人事档案管理的创新探讨

要想充分发挥人事档案的指导作用，就必须创新。创新首先，要将档案分散管理变为集中综合管理，丰富档案内容；其次，提高认识，重视高校人事档案信息的开发和利用；再次，推进信息化管理，提高服务能力和服务水平；最后，从细节着眼，在档案美观、耐用方面多研究。而要想实现这些创新，需要建立稳定的、专业性强的高水平人事档案管理人员队伍，唯有如此，才能形成全面、实用、高效的人事档案管理体系。本文将对以上四条措施进行详细地讲解：

（一）变分散管理为集中管理，丰富档案内容

《普通高等学校档案管理办法》颁布实施后，从高校人事档案科学管理的要求出发，许多高校建立了综合档案室。这种变分散管理为集中综合的管理方式有利于高校人事档案管理工作的发展。畅通收集渠道，建立人事档案材料报送制度。在集中综合管理的基础上，在校属各单位设立兼职档案员，要求兼职档案管理人员本着认真负责的态度，真正做到“眼勤、手勤、嘴勤、脚勤”，经常与高校组织人事处、教务处、科研处、工会团委等形成档案材料的源头部门联系，着重收集本单位人员的年度考核、业绩测评、学术成果、荣誉证书、优势特长等材料。坚持定期收集和集中收集相结合，确保高校人事档案材料的完整性、准确性、连续性。

（二）提高认识，重视高校人事档案信息的开发和利用

如何提高对人事档案重要性的认识？笔者认为：

1.要让学院领导熟悉档案工作，认识到人事档案工作是学校发展的重要基础性工作；认识到档案工作是保证学校科学决策，事关工作全局的重要环节。只有领导的人事档案意识提高了，才能重视高校人事档案基础业务建设和人事档案配套设备更新，才能实现人事档案现代化管理，让“沉睡”中的人事档案“觉醒”。

2.对高校教职工加强人事档案管理的法律法规的宣传，消除人事档案的神秘感。只有使个人意识到人事档案是关系到他们组织鉴定、职称评定、岗位变动、离退休福利待遇等切身利益的重要凭证，才能督促个人认真填写组织人事部门下发的各类人事档案材料，及时将在学历学位证书、外派进修材料、入党审批表等相关档案材料及时报送到人事档案管理部门，确保人事档案材料的完整性、准确性和及时性。

（三）推进信息化管理，提高服务能力和服务水平

高校人事档案管理应尽快从传统纸质管理向现代化计算机管理转变、实现人事档案管理信息数字化和网络化、管理流程自动化、信息共享整体化。从便于工作的实际出发，应及时建立建立学历和学位数据库、职称和业绩数据库、个人特长数据库。建立学历、学位和职称数据库。可以通过于教务处沟通，了解我院目前的专业设置、招生数量，以及日后的专业设置、招生数量变化的方向，预测出我院目前的师资力量与日后学院所需之间的差距。通过人事档案，在日后的招聘中优先考虑紧缺专业的人才，为学院预见性的配置教师资源提供科学依据。建立业绩数据库，方便科研成果、著作、论文、教学质量的查阅。对于日后选拔既有专业知识又懂管理的“双肩挑”领导干部有重要的指导意义。建立个人特长信息库，为干部提供更多的发展机会。兴趣是最好的老师，有足够的兴趣才能形成特长。通过查阅人事档案，发掘干部特别擅长的专门的技艺或研究领域，将高校教职工的文艺特长、体育特长、专业特长记录在册。建立个人特长信息库，可以为人事处进行岗位聘任，工会、团委组织教职工活动，提供查阅渠道，真正地实现“人尽其才”。

作者：于明霞 单位：山东警察学院