人力资源中人事档案管理的作用

前言：想要写出一篇引人入胜的文章？我们特意为您整理了人力资源中人事档案管理的作用范文，希望能给你带来灵感和参考，敬请阅读。

1、人事档案管理不善造成的不利影响

人事档案中对个人的信息记录过于陈旧，由于已经放入档案的信息不会再经过相关部门的审核鉴定，新放入的档案也大都是一些程式化的信息，能够真正的反映当事人最新动态情况的材料是相当少的，因此人力资源管理部门要想从这些繁多且复杂的人事档案中获取对企业有价值的信息，需要做很多方面的删减和调查工作，这无疑会增加人力资源部门的不必要工作量。此外，目前绝大多数企业的人事档案管理大都以纸质档案为主，随着企业之间员工的流动性不断加强，也给人力资源管理部门查阅人事档案带来很大难度，浪费了大量的人力物力，最终导致人力资源部门管理效率低下。

2、强化人事档案管理对人力资源管理的促进作用

2.1为人力资源管理提供真实的个人信息

人事档案是一个人存在的最有力的证明文件，它记录着人一生的成长经历，可以说，当事人一生中经历的重要奖惩和变故都在人事档案中有所记录。真实的人事档案记录能够使人事部门及时地发现新人，使人才得到充分的利用。人事档案管理部门只有系统、有序、及时地开发人事档案信息资源，有效地为企业提供真实可靠的人员信息，才能充分彰显其部门的价值所在。

2.2利于评定人才，使人员最大化发挥作用

真实可靠的人事信息有助于人力资源部门动态分析员工的人生经历，了解员工的过去、现在和未来，为预测当事人的发展潜力提供有效的依据。尽管人事档案中反映的人才类型各不相同、优缺点各异，但只要有利于企业发展的都是有用人才。通过查看人事档案提供的信息，使用各类人才时人力资源部门可以做到扬长避短，使人才得到最大效力的发挥，进而促进人员在各部门、系统、组织之间能够合理有序地流动，更好地提升企事业单位的迅速发展。

2.3预测企业对人力资源的需要，便于更好的为社会服务

对人力资源需求产生作用的最主要因素来自单位的内部需求，通过对人力资源档案进行有效的分析有助于人力部门及时了解企业变革与发展进程中对人才的不同需求，从而制订合理的人力资源使用计划。人力资源部门从人事档案里获取真实可靠的个人信息后，就可以科学有效地预测人力资源需求。结合本单位实际情况，可从以下几个方面改善人事档案的管理工作，首先可以通过建立整个公司的人事档案信息数据库，实现人事档案信息资源的共享。人事档案管理信息化是以档案原始记录信息为基础，利用现代化的计算机使人事档案资源信息化，它通过在计算机上建立起各类规范且标准的目录数据库和内容数据库，实现人事档案管理信息实时传输以达到资源共享的目的，提高人事档案的利用价值；其次，要依据真实信息不断更新在职人员的人事档案，及时去掉过期的或者不真实的个人信息，实现对档案的实时管理；最后，对人事档案的管理是一项对个人综合知识有着较高要求的工作。因此，人事档案管理人员除了要具备必须的档案管理和人力资源方面的专业知识外，还要掌握相应的计算机应用技术，从而提高工作效率，充分开发和利用人才，以便更好的服务于企业。

3、结束语

在企业的快速发展进程中,人力资源部门担任着为企业选拔人才的重要角色。而真实可靠的人事档案作为人力资源管理内容的一部分,是提升人力资源管理效率的一个有效途径。传统人事档案管理越来越不能适应讲求效率的市场经济的发展需求,而真实、规范、完善的信息化人事档案管理在企业发展中越来越彰显其不可替代的作用。建立规范且真实的企业人事档案信息化管理平台，促进人事档案管理工作的顺利进行是人力资源管理部门的重要责任。

作者：蔡燕娜 单位：广深珠高速公路有限公司