人事档案管理工作改进策略

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一、当前人事档案管理工作的弊端

1.缺乏真实性

从整体上说，我国的人事档案管理工作起步较晚，发展速度较慢，其效率和质量相对较低。与此同时，由于我国管理学的发展迟缓以及市场的阻碍，导致市场与企业并没有真正重视人事档案管理工作。在这种背景下，人事档案管理工作存在真实性缺乏的主要问题。具体地说，当前的人事档案更新速度跟不上时代的变化，在档案管理中也存在较多的客观问题。一方面，市场体制的改革导致当今人才的择业观改变，有的从业者甚至在一年内多次更换工作。因此，人事档案管理工作无法跟上具体的变化，导致其档案还停留在上一个工作单位，甚至有的人事档案还停留在几年前。另一方面，部分人才选择职业挂靠，这些人事档案大多没有专门的人才进行管理，也没有经过严格的鉴定，这是当前人事档案管理存在的客观问题，极大的影响到人事档案的真实性。

2.工作效率较低

此外，我国当前的人事档案管理工作并没有真正立足于新的时代背景，没有有效发挥信息技术的效力。进一步说，当前的人事档案管理工作仍旧主要依靠手工进行，在档案的整理、查询和保存等方面，其效率和质量相对较低。在实践工作中，没有信息技术进行支撑，其很难对人事档案进行快速的查询，也无法对其进行及时的更新。这就导致当前的人事档案管理工作滞后，缺乏真实性。同时，当前的人事档案没有录入系统，没有完整的电子版本。在这种背景下，在需要用到相应的档案时，管理者不得不花费大量的时间和精力进行翻阅，不但降低了工作效率，同时也容易对档案造成磨损。此外，人事部门也需要极大的空间和设备对其进行保存，也在无形中提高了人事档案管理工作的难度。

二、改进人事档案管理工作的策略

1.不断提高管理者的素质与能力

在新的时代背景下，人事档案管理工作的重要性已经得到进一步体现。要改进人事档案管理工作就需要不断提高管理者的能力与素质，要让管理者重视这项工作，并拥有足够的意识。首先，人事档案管理者的意识必须得到提升。基于此，管理者才能重视工作，才能主动努力的工作，并严格人事档案的鉴定工作，并及时进行更新和审核。其次，人事档案管理者的专业素质需要得到提高，其才能运用更有效的方法进行管理工作，以此提高工作的效率和质量。这就需要组织加强对人事档案管理者进行培训，要通过系统的培训使管理者掌握新的管理理念和方法，并通过思想政治教育使其认识到人事档案管理工作的基础性地位，进而提高其认识。

2.健全制度体系

在新时代背景下，要改进人事档案管理工作也需要从制度与体系上进行支撑。首先，从管理的角度而言，人事档案管理需要建设相应的防火、防潮的专用库房，需要配置专门的档案柜。在此基础上放置档案的库房需要具有相应的去湿、灭火等设备，要确档案保存的完好，从管理条件的角度提高管理的质量。其次，人事档案的收集与整理制度需要得到建设。例如，相关部分应该具有一定的责任心和工作意识，要主动向管理者提供新的人事档案，而不是让管理者进行反复的催收。同时，人事部门需要形成层层有人，纵横相连的网络体系，要确保人事档案能够得到及时更新，并且能够按照统一的规格进行装订与管理。

3.立足于信息化时代

当前的人事档案管理工作需要真正立足于信息化时代，需要以现代化管理技术、设备和理念进行建设。一方面，人事档案管理需要建立健全完整的电子版本。这样才能方便管理者对人事档案的管理、查询和分享，提高工作效率，并避免人为的破坏。另一方面，管理者需要重视电子档案的管理工作，尤其是注重安全防范，防止档案遗失或泄露。这就需要管理者做好相应的备份，并利用相应的防御措施降低安全风险。

三、总结

总的来说，人事档案管理工作是一项极为重要的工作，对社会经济的发展有一定的支撑作用。目前，人事档案管理工作存在一定的漏洞，这就需要管理者不断总结与反思，提出更有针对性的意见，推动其发展。

作者：王芑菲 单位：承德市避暑山庄博物馆