党校干部人事档案管理探究

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一、党校干部人事档案管理中存在的问题

1.党校干部人事档案的延续性问题

随着干部人事档案目标管理工作的实施，党校干部人事档案管理工作也实现了从量到质的飞跃。然而，在干部人事档案从传统管理模式向信息化管理模式迈进的过渡阶段，把传统纸质媒介的档案信息正确识别并有效转化成电子媒介的档案信息，是当前干部人事档案规范化、科学化管理面临的难点问题，这其中不乏存在进行海量的、陈旧的、破损无法识别的档案信息处理的多种情况，甚至还存在由于传统管理模式下自然或人为原因造成的档案“断档”情况，这些实际情况的客观存在，势必带来无法保障党校干部人事档案延续性的突出问题。

2.党校干部人事档案中有价值信息的提取和应用问题

党校干部人事档案不仅对党校干部教职员工个人履历、政治思想、道德品行、业务素养、工作能力、表现和业绩等历史痕迹进行真实记录，还为党校的干部工作提供全面、准确的信息服务，对党校人才队伍建设和人才资源开发起着重要作用。随着信息技术的迅猛发展，从海量数据中（数据仓库）进行数据挖掘分析，获取并生成有价值的信息，为经济社会发展提供决策支持和服务，已经取得长足的进展和广泛应用。传统档案管理模式下，干部人事档案信息量小，局限于基本信息记录的层面上，也仅仅只是对干部的工作、学习、政治历史材料，家庭出身、社会关系等静态资料情况的简单记录。然而，我们却往往一点儿也没有意识到的是：更重要的、有价值的信息其实都隐藏在那些海量的、分散的、看似不相关的、静态的档案数据中，而当前，党校干部人事档案的信息化应用程度又极其低下，势必带来无法从档案中提取有价值的信息，为党校的干部工作提供全面、准确的信息服务，无法对党校人才队伍建设和人才资源开发提供决策支持的问题。

3.党校干部人事档案中原始性档案的收集问题

在干部人事档案管理中，收集档案材料是一项十分重要的环节。通常，在档案整理之前，都必须进行归档材料的收集、鉴别和分类等，这不仅需要建立完善的档案收集制度，还需要畅通来源渠道，采取经常性收集、针对性收集、上门收集、电话、信函催要、本人查找等多种形式、多种途径收集材料。特别是涉及到教学科研等业务方面的信息，对这些原始性档案材料收集起来比较困难。主要表现在第一手的教学、科研方面的珍贵资料未能及时交到人事部门归档，而这些教学、科研方面的原始性档案往往分散在各个部门或个人手中，甚至由于没有得到较好地存放和管理，长此以往就更无法收集找回这些原始性的档案材料。

4.党校干部人事档案历史过程的留存问题

党校的干部人事档案是党校整个人事、教学和科研工作的真实记载，是党校成立、发展、变迁的全部历史过程的真实、准确地反映。在传统档案管理模式下，干部人事档案管理手段落后，工作效率低下。现行档案管理还没有从传统的纸制档案管理模式中走出来。大部分单位干部人事档案仍采用纸张保存和目录管理的传统保存方式，查阅、利用非常不方便。由于种种原因，总会出现档案管理方面的弊端，所以档案的完整性、真实性、准确性、有效性和可回溯性都大打折扣。目前，党校干部人事档案管理工作虽有改进，但是仍普遍处于传统手工或者半手工、半现代化和半信息化的管理模式下、整档工序繁琐复杂。干部人事档案仍以纸质为主，基本档案信息的计算机电子文档化或数据库录入状态为辅，显然这种状况也无法从根本上解决档案历史过程的留存问题。

二、新时期党校干部人事档案管理工作的对策思考

1.构建党校干部人事档案综合信息动态化管理体系

整合资源，打破党校人事、教学、科研等各部门档案管理各自为政形成的“部门壁垒”，消除“信息孤岛”，共建干部人事档案信息综合管理平台，共享干部人事档案信息资源，建设好党校干部教师人事、教学和科研档案信息资源库，特别是建设好包含音、视频影像信息的档案资源库，做到实时更新，动态化管理。

2.探索党校干部人事档案项目化管理的模式

项目管理思想是一种先进的管理方法，将项目管理融入到干部档案管理过程中，解决干部档案管理工作过程中的存在问题，有利于推动干部档案管理工作的动态管理，优化发展。通过借鉴和引入企业项目管理的经验和做法，把党校干部人事档案管理过程中的各个环节（或工作）进行分解，划分成多个“工作子集”，每个“工作子集”可以视为一个项目包，从而使其项目化，然后再结合项目管理的方法进行控制，围绕档案管理的目标来推进实施。

3.研发党校干部人事档案信息决策支持系统

为适应信息技术迅猛发展的新形势，党校应加快推进干部人事档案信息化建设的进程，加大力度投入并研发党校干部人事档案信息决策支持系统，借助计算机辅助工具，从海量的干部人事档案数据中进行数据挖掘和分析，获取并利用档案数据中内在潜藏的信息价值为党校干部教育事业服务。

4.建立健全党校干部人事档案原始性材料收集的机制

一是要完善材料收集。凡涉及档案材料不规范、手续不全的逐一进行登记，并与干部本人进行沟通交接，限期补齐，同时以发放书面通知、电话催交、亲自上门等形式进行收集，认真做好档案缺失材料的收集工作。二是要广泛宣传档案工作的重要意义和作用，大力营造档案建设的良好氛围和环境，建立健全档案原始性材料收集的机制，采取行政方式与动员号召相结合、重点与一般相结合的原始性材料收集方式，要加强和各部门的协调，要多方位联动，多角度地拓宽原始性档案材料收集的渠道，构建起一个原始性档案材料收集的网络体系。

5.加强党校干部人事档案历史痕迹信息的保护

随着信息技术的迅猛发展，档案信息的历史记录从文字、图表等传统的纸质形式发展为图文、声音、影像等现代的多媒体形式，这种发展转变，有利于更好地实现档案信息资源的数字化，而数字化可以很好地保存、再现和还原档案的历史痕迹信息。因此，解决档案历史过程的留存问题，保护好档案历史痕迹信息，必须走干部人事档案信息化的道路。

三、总结

总之，党校干部人事档案管理工作中存在的问题是多方面的，形成的原因也是多方面的，我们必须从推动党校干部人事档案事业发展的大局来看待这些问题，做好珍贵历史档案的保护工作，加强档案信息资源数字化和数据库建设，挖掘和利用好档案信息的潜在价值，不断推进档案信息化建设，实现档案的科学化管理，使档案工作更好地党校干部教育事业的发展服务。

作者：钟启超 单位：中共云南省委党校