高校人事档案管理研究

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一、高校人事档案管理中存在的问题

1.人事档案管理制度不规范。

高校人事管理全面推行公开招聘、普遍订立聘用合同、基本完成岗位设置管理实施工作。但是，高校人事档案管理工作制度相对不规范，人事档案在档案接收、资料的转递、检查、审核等程序上没有较为完备的制度，导致档案信息收集不全；档案归档、查阅等方面缺乏相应的制度，致使入档材料没有及时归档，甚至出现档案材料丢失、不完整等。

2.管理手段和技术落后。

在信息化发展的今天，高校人事档案管理仍处于手工操作的状态。尽管部分人事档案已形成电子档案，但是由于在人事档案管理方面投入资金有限，档案信息化尚未全面推行。人事档案的归档、装订仍以手工为主，缺乏基本的管理设备与先进的管理手段，制约着人事档案工作的进一步发展。

3.档案管理人员专业素质有待提高。

部分高校人事档案管理由人事部门工作人员兼职管理，由于不是专职人员管理，很难高标准完成人事档案收集、鉴定、分类、装订、统计及利用等工作，从而使高校人事档案管理远远不能满足高校发展的需要。

4.人事档案归档内容单一。

人事档案的归档材料主要包括：履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察、审计材料，学历、培训材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资、任免、待遇、出国审批等材料以及其他可供组织上参考的材料。随着高校人事制度改革不断深入，对管理的主要环节加以规范，深化体制度改革和深化养老保险、收入分配等重点领域的改革，人事档案的归档内容要与之相适应，不断丰富其归档内容。

二、高校人事档案管理的路径

1.建立规范的人事档案管理制度。

在人事档案管理中不断加以优化，使人事档案管理制度更加合理化、规范化、制度化，以适应日益深化的人事制度改革的需要。

(1)规范化管理。

人事档案在内容与形式的形成上是有其内在的规律和内在的联系，在严格把好档案进口关、出口关的前提下，规范化管理。按照人事档案的十个类别进行准确甄别、分类、整理、加工，确保人事档案的真实、完整、实用，形成一整套收集、鉴定、整理、查阅、传递、定时归还、利用等制度体系。

(2)严明的管理制度。

人事档案工作已逐步实行标准化管理，人事档案部门在遵循《档案法》的基础上，与人事管理工作实际相结合，完善档案的查借阅制度、保管保密制度等，做到有章可循。

(3)现代信息技术手段。

充分利用电子信息技术，实现高校人事档案信息化管理。建立人事档案信息传递、档案资源共享数据库，把计算机网络等现代科技手段运用到高校人事档案管理中去，利用现代办公设备，使人事档案数据化、信息化。通过局域网之间的相互联结，利用加密等技术手段，实现人事档案的网络化管理。

2.强化档案管理人员队伍建设，提高工作质量。

人事档案管理人员必须具有良好的政治素质和极强的工作责任心，这是做好人事档案工作的必要素质。高校人事制度改革，逐步淡化身份观念，加强人事档案从业人员的业务能力培养，定期参加高校人事档案管理培训，形成档案从业人员“一专多能”综合素质。增强档案从业人员的岗位意识、服务意识和创新意识，转变人事档案管理理念，对所有类别的人事档案资料同等重视，注重其他各方面人事材料的收集与整理。对人事档案的功能进行重新的定位，赋予人事档案相对人的民主权利，使档案从被动服务变为主动，发挥档案在管理上的作用。

3.丰富和完善人事档案的内容。

人事档案内容的是否完整和真实与人事档案的价值利用息息相关。人事档案收集的内容应注重统筹兼顾，注意与高校人事制度改革的关联性、耦合性相衔接，所收集的材料必须得到组织认可，在收集档案基础资料的前提下，建立人事工作业绩档案、保险档案等，为领导全面掌握干部队伍的整体状况，准确选人用人提供第一手可靠的资料，促进高校人事管理的规范化。一所高校的发展与其拥有的高素质人才队伍是密不可分的，人事档案在高校人才建设中发挥重要的作用。人事档案是人才信息的重要载体，重视人事档案管理的计划性、整体性和未来性，在高校的发展中开发、利用人事档案中人才信息，为知人善任,选贤举能提供科学依据，为教育事业的发展提供服务。人事档案作为人事管理的一部分，必须在新的发展空间中不断自我完善，为高校发展最大限度地发挥人事档案的凭证与参考作用。

作者：王倩 单位：大连交通大学