企业人事档案管理探究

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引言当前是是一个科技信息时代，企业要及时适应社会发展的脚步，在企业人事档案管理上，要敢于创新和改革，打破传统的档案管理观念，不断提升企业人事档案的管理水平，提高管理工作的质量和效率，实现人事档案管理的现代化和科学化。企业要充分发挥出人事档案管理的重要价值，为企业挖掘出更多的全面型高级人才，并让他们长期的为企业创造经济效益。

一、市场经济环境下企业人事档案管理工作概况

企业要想在充满竞争力的社会长久生存下去，就必须做好人力资源管理工作，而其中人事档案管理工作作为企业人事资源管理的重要组成部分，理应得到企业的高度重视和关注。它直接关系到企业人力文化的沉淀，员工各项资料的有效真实记录发展，能帮助企业挖掘到更多的高素质、高能力以及高文化的人才。但是企业要想实现人事档案管理工作的科学化以及信息化，就必须投入更多的时间和精力，尽快建立起健全的人事档案管理制度，提高档案管理人员的业务能力以及综合素质，充分发挥出企业人事档案管理的作用，促进企业稳定长期的发展。

二、市场经济环境下企业人事档案管理存在的弊端

（一）企业未能高度重视人事档案管理

在企业人力资源管理过程中，相关工作人员未能充分认识到人事档案管理的重要性，员工档案管理意识普遍不强，没有引起高层领导的关注和重视。企业人力资源管理者受到传统管理观念的影响，注重管理结果的经济效益，普遍认为人事档案管理是一件耗时耗力的工作，不能给企业带来任何的经济效益[1]。因此，一部分的企业严重忽视了它的重要作用，只是将它当做一种走过场的普通工作，没有认真放在心上，企业往往只是安排一些相关岗位的员工进行档案管理工作，工作人员不具备良好的责任心以及专业管理技术，人事档案管理工作只是浅层停留在保存和查阅上，无法充分发挥出人事档案管理的作用。

（二）企业未建立起健全的人事档案管理体制

存在大部分企业还在使用传统的人事档案管理体制，人事档案管理工作流程一层不变，当企业招入一批新员工时，就按时将新员工的档案保存在档案室内，等到需要查阅员工档案时就拿出来看看，如果企业有员工想要辞职离开时，就退换其本人档案，这种工作体制导致员工不具备任何对档案的管理权以及处理权，一旦员工与企业产生严重的分歧矛盾，员工想离职，企业却迟迟不归还员工的档案。有些员工可能会选择退一步，忍气吞声的留下来继续工作，但是这样势必会影响到员工的工作情绪，降低他们的工作热情和兴趣，直接导致工作效率的退步。如果有些员工不服软，坚决选择离开企业，就会造成员工档案遗留在档案室内，加大管理任务的难度。这种落后的人事档案管理机制会影响到企业稳定持续的发展。

（三）企业未能完善好员工档案的内容

通常情况下，企业人事档案的内容主要包括了员工的受教育程度证明、工作经历证明以及所受各项表彰证明等[2]。但是在实际企业人事档案管理中，存在大部分企业未能完善员工的档案内容，内容往往比较单一。例如，在企业人事档案管理工作中，存在一些员工档案中没有履历表以及年度考核表，有些员工企业档案中甚至连最基本的个人信息以及家庭成员信息都没完善，员工档案内容不完善的现象会导致企业的档案管理工作举步维艰，无法及时正确查阅员工相关信息，发生重大事件时无法第一时间通知员工家人。与此同时，企业人事档案的管理人员由于疏忽大意，对待工作态度不端正，并没有去及时判别员工档案信息的真实性，而仅仅只是为了早点完成任务，选择把员工档案直接保存起来就好了。这种结果直接导致无法保证员工档案的真实性以及完整性，不利于企业人事管理工作的良好发展[3]。

（四）企业未能充分利用好人事档案的管理

企业在发展过程中更加注重经济效益的创造，在人事档案管理机制上缺乏创新和改革，受到传统管理观念的影响，在员工档案管理上更加关注他们的思想素质评价以及道德修养评价，这其中主要包括了员工的一些工作经历、受到的各项表彰以及达到的教育程度等[4]，而选择忽略了员工的主要专业工作技能以及个人工作能力等，就是因为对员工档案内容记录的不够完善，导致不能充分发挥出档案的作用，不断提高企业人事档案的利用率。企业普遍认为人事档案管理工作就是为了对员工的档案进行保存，起到约束他们的作用。这样的结果只会导致企业不能有效的在实际工作当中利用好档案。比如，企业在进行社会招聘人才过程中，通过对人才档案的对比分析，选择最合适企业的人才，这样有利于企业的生存发展；当企业要提拔员工升职时，通过调度员工档案进行查阅，正确评价出不同员工在企业的表现以及发展前景，从而合理正确的提拔人才。

三、市场经济环境下加强企业人事档案管理的措施

（一）高度重视企业的人事档案管理工作

在市场经济新环境下，企业要想保持良好的竞争力，在市场上占有一席之地，就必须不断加强企业的人力资源管理工作，充分认识到企业人事档案管理工作的重要性，不断提高档案管理员工的专业知识和技能，打破传统人事档案管理的弊端，不断创新优化企业人事档案管理工作。因此，企业要加大对人事档案管理的资金投入，建立起专业的档案管理团队，为团队创造出良好的档案管理环境。与此同时，要严格做好对企业人事档案管理的监督工作，通过组织定期的教育培训，不断提高档案管理人员的工作能力以及综合素质，加强员工的岗位责任心，充分激发员工的工作积极性，让他们全身心的投入到工作岗位当中去，在日常工作生活中努力学习了解档案管理新知识，不断充实自己，提高自身的档案管理水平，为企业的人事档案管理现代化的目标而不断奋斗。

（二）建立健全的人事档案管理机制

企业要建立起健全的人事档案管理机制，对于人事档案管理的每一个工作环节都要严格控制，保证整个工作流程的严谨顺畅。人事档案管理员工要明确指导自己的工作责任和义务，严格按照企业制定的规章制度，要保证人事档案资料收集、整理以及保存工作的标准化、规范化，对于员工档案的每一项内容都要仔细检查判断，保证档案资料的完善性以及真实可靠性。与此同时，企业要高度关注人事档案保管的安全性，避免出现档案遗失或者遭人任意修改的现象[5]。因此，企业要建立起健全的档案管理责任制，科学合理的保存员工档案，加强员工的档案管理安全意识，要做好档案资料的借阅工作，必须根据实际情况正确判断出是否满足借阅条件，才能进行借阅工作，并及时做好借阅登记，在指定时间按时的归还。

（三）提高企业人事档案管理人员的专业水平

当前的经济市场瞬息万变，企业要与时俱进，跟上时展的脚步。因此，企业在人事档案管理上要不断提高相关工作人员的管理水平，加强员工的档案管理知识和技能的培训，争取打造出一支专业化的高素质档案管理团队，早日实现企业人事档案管理的现代化以及科学化。企业除了要注重档案管理员工业务能力的提升，还要不断提高他们的综合道德品质和政治文化素养[6]，要让他们认真履行岗位职责，工作态度端正，不忽视任何一个工作环节。在员工的档案管理技能上，企业要定期组织教育培训，让每位员工及时掌握最新的档案管理手段，不断充实自己的档案管理知识。

四、结束语

综上所诉，企业要想做好人事档案管理工作，就必须不断加强员工的科学规范管理意识，提高他们的档案专业管理水平，通过建立起健全的档案管理制度，严格督促档案管理员工规范操作每一个档案工作流程，保证档案资料内容的完整性以及真实性，为企业在招聘人才、提拔人才工作中提供大量的丰富、真实、有效的信息数据，保证企业人力资源工作的有条不絮的展开，促进企业稳定持续的发展。

作者：卢显阳 单位：河南机电高等专科学校