人事档案管理规范化探析

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一、存在问题

1.档案管理的重视程度不够，工作质量不高。

在一些企业里，相当一部分职工包括领导对人事档案管理的重要性认识不足，认为人事档案管理就是抄抄写写、装装订订的事务性工作，它不会产生经济效益，不应作为企业的主要工作来抓，档案管理只要做到保管好、不丢失、不泄密，能够应付外调和查档就行了，搞好搞坏无所谓，因而档案管理的人员、经费、硬件设施等很难到位。这种片面的思想认识和做法，必然影响档案管理规范化提升。档案规范化的基础就是要保证档案的真实性，特别是人事档案的真实性。实际工作中接触到的很多人事档案均存在或多或少的问题：如材料空洞的内容比较多，真实的却很少；关于个人经历、学历、工资、政治面貌等这些一般性的内容反映比较多，而在个人道德品质、业务能力、技术专长等重要内容放映的却很少；对过去种种情况反映的远远多于近期的情况；定性结论过多，定量描述较少；内容空泛，只记录优点，缺点却只字不提，甚至前后矛盾等情况。这种档案材料，根本就不能客观、公正、全面的对一个人的真实情况进行评价。

2.人事档案管理制度不健全，漏洞较多。

有些企业尤其是是股份制企业普遍存在人事档案管理不规范的现象。在这些企业当中，无论是对员工职务的升降还是薪金待遇增减的随意性都十分大，没有固定的薪酬考核奖罚体系，有时仅凭老板口头随意决定职位、薪酬变动，这就造成员工的工资级别、职务任免等信息无法形成书面资料。这些不规范行为，很容易造成一些不良后果。例如，有些人会利用档案管理上这些不规范或者漏洞随意变更参加工作时间、更改年龄、学历等等，甚至编造出许多对自己有利的虚假资料，从而使得档案丧失了它应有的真实性、严肃性和权威性。这种有机可乘致使档案信息失真的行为，不仅会对人力资源造成严重的浪费，同时也严重亵渎了档案资料的真实性。另外，档案管理上存在的不规范和某些漏洞，还能导致档案转递无章可循，在程序上极不严肃、在运转上存在漏洞。

3.人事档案整理不规范，调档查档没有规律性。

人事档案整理是一项细致的技术性较强的工作，必须通过整理使每一个档案都符合完整、真实、精练、实用的标准。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位普遍存在：原始材料混杂、散乱，甚至根本没有分类归放等情况，有些单位档案虽己立卷成册，但没有按照人事档案要求的十大类进行分类详细整理，对尤为重要的四、九类材料和别的类型混装在一起，给档案利用带来了诸多不便。

4.档案队伍建设不到位。

有的档案室人员配备不够，没有专职人员，而兼职人员往往身兼多职，没有把主要精力放在档案管理方面；有的虽有专职人员，但未经过培训，业务不熟练，原则性不强，处于应付了事的状态；有的企业不能把档案管理工作者和其他职工一视同仁，待遇明显偏低，因而他们不想安心工作，当一天和尚撞一天钟，总找机会想跳槽。这样的队伍状况，严重影响了档案管理的质量。

5.档案管理体制有待改进。

人事档案的保密性强，在国有企业，基本上是本单位管理、本单位使用，档案利用范围十分有限。随着社会主义市场经济体制的建立和完善，非公有经济组织、外资企业、中介组织等成为吸纳人才的重要方面，同时，国有企业的人事制度改革逐步深化，大、中专毕业生面向市场自主择业。这种情况表明：通过市场机制调配人力资源，加快人才流动，势在必行。很显然，目前的人事档案管理体制还不能适应这种变化了的新情况。

二、怎样规范化

实现人事档案管理规范化，有许多工作要做，需要企业的人事、组织、办公室、离退办等多个部门通力合作，各负其责，各自把关，齐抓共管。本文要强调的是，档案管理工作者必须明确自身职责，从自己做起，首先把自己的份内工作做好。

1.真实准确，是人事档案管理规范化的前提条件。

明确收集人事档案的范围和条件，哪些材料必须入档，哪些材料不必入档，心中有数，避免盲目性。对于入档的材料，要核对事实，严格把关，去伪存真，查漏补缺，如出生年月，是公历还是农历？参加工作、入党入团时间，各种表格是否一致？学历、工资、职称材料、首签合同、续签合同是否有序衔接？职工调动，还要看调出、调入的手续是否齐全。对于不符合归档要求的材料，及时处理；手续不全的材料，联系相关部门进行补充。从源头上把好质量关，确保入档材料齐全完整，真实可靠，确保人事档案信息准确性和权威性，为职工管理工作提供基础保障和可靠依据。

2.注重学习，是人事档案管理规范化的必由之路。

档案管理人员素质的高低决定了档案管理水平的优劣。因此，档案管理人员必须加强学习，不断地学习新时期党的路线方针政策，学习十八大以来的新观点、新理念，学习人事管理制度的有关规定，熟悉人事工作相关业务，如工资政策、考录调配、人员编制、人才开发、员工管理等，善于总结经验，注重理论研究，使自己具备合理的知识结构和业务技能，不断提高人事档案工作的管理和服务能力。

3.健全制度，是人事档案管理规范化的根本保证。

档案管理工作者要认真学习《中华人民共和国档案法》，领会其精神实质，结合实际，制定本单位的人事档案管理制度，如材料归档制度、检查核对制度、借阅查阅制度、转递保密制度、登记统计制度等。建立了制度，就要严格按照制度办事，档案管理工作者更要身体力行，给职工做出好样子。企业还应该建立档案阅览室，并把人事档案和其它档案阅览室分设，以达保密要求。

4.信息化，是人事档案管理规范化的必然趋势。

利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将人事档案资料输入计算机，通过技术处理，将文字图片乃至声像资料变成数据库，使人事档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档统计方面实现无纸化操作，保证员工信息的时效性、真实性和准确性，通过建立档案管理局域网，实现人事档案管理网络化，提高档案利用率，从而适应社会主义市场经济体制对人事档案管理的新要求。人事档案为经济建设服务，为人力资源服务，具有其它资料无法替代的作用。人事档案管理工作者天地广阔、任重道远。

作者：孟青春 单位：陕西建工第三建设集团有限公司