高校人事档案管理问题与对策

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高校人事档案是组织、人事管理部门或其他有关部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，经组织审查或认可的，并记录、反映个人经历、学历和德才表现等，以个人为单位集中保存起来的文件材料。随着我国社会主义市场经济体制的建立和发展以及教育体制改革的逐步深化，原有的人事档案管理模式已不能适应新形势发展的需求，许多弊端日益显现出来，严重影响了人事档案管理的科学建设和合理使用，在一定程度上制约了高校的健康发展，因此，高校人事档案管理工作显得更为重要[1]。本文着重对高校人事档案管理工作中存在的问题与对策进行分析。

1高校人事档案管理的重要性

高校人事档案管理是高校管理工作中的重要组成部分，是高校人才队伍建设的重要基础工作，是高校“知人、用人”的重要依据，是人事工作中必不可少的核心部分。高校人事档案在高校的发展、科学的管理等各项管理工作中发挥着极其重要的作用，肩负着为学校的机构改革、人事制度改革、人才开发提供超前性、参考性人事信息的重大责任，为每个教职工的档案工资记载、人员出国(出境)政审、职称评定、干部任免、新党员的发展等提供全方位的服务[2]。

2高校人事档案管理中存在的主要问题

2.1档案材料内容有误且不完整

高校人事档案中很多的内容都是本人或有关人员手工填写的，包括出生年月、毕业时间、工作年龄、入党时间、工作经历、奖惩情况等。当前发现一个很突出的问题是档案材料的准确性和完整性都难以保证[2]。在很多档案中都有不少的内容前后是不一致的，且错误较多，比如：仅仅是出生年月在个人填写的档案中就多次出现不一致情况，工作经历、任职时间及工资额等方面也常有出入，这都会给管理人员的工作带来诸多不便。同时，人事档案中侧重于记载和反映个人的社会经历、政治面貌、思想表现等方面的内容，对反映个人知识结构、能力特点、工作实绩的材料收集过少，基本上是静态的、固定的，不能反映出即时信息。普遍存在着管理模式雷同，管理形式单一，档案内容不完整，不能客观反映一个人的近况和全貌，不能为单位用才选能提供人才信息保障。

2.2档案管理人员重视程度与本身素质不高

档案管理的水平高低、质量优劣与档案管理人员重视档案的程度及其本身的政治思想和业务水平有密切关系。档案管理队伍对档案管理的认识不够到位，重视程度不高。“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”是时下人们对于人事档案的形象描述，“人事档案无用论”正在流行。随着社会的发展、人才流动频率的加快，越来越多的“单位人”变为“社会人”，许多人把档案转到人才中心后不闻不问，有的干脆怀揣档案四处奔波[3]。有些高校在招聘人才时，只注重实在表现，觉得人事档案并不是十分重要的；同时，档案管理人员的知识结构不合理，专业管理和计算机水平普遍不高，影响了档案管理的整体质量，给高校人事档案管理工作造成了较大的影响，很多档案管理工作人员不能正确认识到这一工作的重要性。

2.3档案材料信息失真

作为记录个人经历、政治面貌、品行业绩等内容的人事档案，是一个人身份的象征，是单位和组织全面了解、正确评价一个人的依据。而在当今的很多人事档案材料中，所出现的假档案实属让人触目惊心。也许是因为其关系到个人职务、职称的晋升、工资待遇、福利等切身利益，大量假材料、不实信息在其人事档案中出现，使“工龄越来越早，年龄越来越小，文凭越来越高，资历越来越老”这一情况在当今社会成为一种普遍现象。同时，由于人才流动的加剧，许多学校的人事和毕业生就业部门为了省事，不管不重视档案保密的原则，让流动人员和毕业生将档案自带于身，导致档案乱放、乱涂改、遗失等现象屡见不鲜，使档案失去了原有的真实度。

2.4材料整理收集不及时、不规范

许多高校普遍存在对人事档案归档内容、管理范围缺乏认识，对应归档的材料，不及时送交档案部门管理，造成人事档案归档不全，不仅违反管理规定，也给利用工作埋下隐患。同时，人事档案的整理是一项细致性较强的工作，《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。通过整理使得每一个档案达到完整、真实、精练、实用的目的。但有许多高校在这方面做得非常欠缺，没有按要求的格式进行分类处理，甚至有些不将个人材料归档成册，导致材料混杂，凌乱不堪，给人事档案管理利用带来了诸多不便。此外，档案的经常性变动，不规范的管理体制，使管理工作常常处于被动，不利于档案的提供利用。

2.5档案遗弃现象严重

弃档主要有四类群体：在职攻读学位人员、学科学术骨干、出国进修人员和个体创业者。[4]许多高校的教职员工为了可以自由在岗位上流动，选择更适合自己的岗位，往往放弃档案，人走了，档案却留在原单位，在此种情况下，人事档案似乎变得可有可无。本来寄存或托管人事档案，是要办理有关手续，而且还要缴纳一定的费用，但很多人为了省钱省事，使得弃档现象严重。

2.6人事档案管理方式落后

随着信息化技术的日益发展以及计算机技术的成熟，电子档案的管理已逐渐成为档案管理工作的主要手段。但有些高校的档案管理工作较为落后，仍处于手工操作阶段，不仅工作速度慢，而且档案的利用效率也低，给查阅及归档工作带来一定的困难。

3完善高校人事档案管理工作的几个对策

人事档案是组织、人事部门和其他部门考察、任用干部的重要依据，所以人事档案管理工作对于整个社会政治和经济的发展都有极为重要的意义，但是现实的人事档案管理观念、体制、模式、方法等已不能完全适应现代社会所面临的新情况、新问题。高校人事档案作为人事档案的重要组成部分，是高校干部人事管理工作中一项必不可少的基础性工作，直接关系到高校组织决策和干部本人的切身利益。目前的高校人事档案管理工作同样存在管理方法陈旧、管理手段落后等问题，因此对其出现的问题，我们要探索一些适应现代高校发展的人事档案管理对策，完善高校人事档案管理工作，为学校各项事业的发展提供信息、引导服务作用。

3.1加强对档案管理的重要性认识

首先，在思想上提升对高校人事档案管理工作的重要程度，切实认识到人事档案管理的重要性，与相关部门取得通力合作，采取有效措施对各项资源进行整合，加强监督检查；其次，领导者也要加强对管理工作的重视程度，把人事档案管理工作纳入重点规划之中；再者，不断改善档案保管条件，努力使全体成员参与到建档、管档、用档中，确保人事档案管理工作的顺利进行。

3.2提高人事档案管理人员的素质

人事档案管理工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，为了保障高校人事档案管理的科学运作，需要一支符合要求的专业人才队伍做支撑。这就需要高校建立科学合理的档案人才培养体系，加强人事档案管理工作队伍建设，选择作风正派、责任心强的人员，注意对他们的教育培养，定期组织培训业务知识，掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，提高档案管理的技术水平。此外，管档人员要改变以往“一心管档，两耳不闻天下事”的状况，要成为国家人事人才政策的行家里手，了解当前高校各类人才流动规律，了解组织人事部门的现实需要，自觉树立服务意识和主动精神，及时预测人事档案工作中的新问题，积极为单位人事人才工作的发展提供信息支持。

3.3完善管理制度，实现规范化管理

建立健全科学合理的人事档案管理制度，其一，使收集、整理、立卷、归档、保管、利用等各个工作环节制度化、规范化；其二，根据新形势、新情况、新任务，及时建立健全更为科学合理的人事档案管理制度，逐步实现人事档案管理有法可依、有章可循、有条有理、有序发展。制订、健全高校人事档案管理实施细则，健全人事档案保管制度，使用权限制度，收集和归档制度，收集归档范围，人事档案材料鉴别的规定，人事档案检查核对和统计的要求，人事档案转递的规定，人事档案查阅的规定，人事档案保管、保密的规定等，逐步实现规范化管理。

3.4加强对档案材料真实性、及时性的监督检查

建立主动送交干部档案材料归档的工作制度及成立专门检查归档材料真实性的人员。人事档案管理人员要经常了解和掌握人事档案材料信息，并建立联系制度，及时收集、催缴材料，定期对档案材料进行鉴定检查，发现不符合归档要求的归档材料及时通知形成档案材料的部门，补交材料或补办手续，及时剔出无保存价值的材料。

3.5采用现代化的管理方法，实现信息化、数字化建设

现代科学技术的迅速发展，学科之间的交叉与互相渗透，使越来越多的新技术如电子计算机、微缩技术、声像技术、自动化技术、通讯技术等陆续应用于档案管理工作的各个方面，原来的那种传统的档案管理服务方式，专业知识与技能已不能适应要求，这就要求信息时代的档案工作者必须加紧“充电”，尽快掌握新知识、新技术，采用现代化的管理方式，开发利用信息、数字，推进信息化、数字化管理，将计算机等先进的科学技术及成熟的人事管理软件运用到人事档案管理工作中，不断拓展服务领域，提高服务效果，使档案信息化、数字化建设具有生机和活力，使人事档案更好地为学校的各项工作提供快捷服务和有力的信息。

作者：巫艳芬 单位：广东石油化工学院