企业人事档案管理现代化探析

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人事档案管理工作是每个企业单位基础工作的基本内容之一对企业的发展起到了铺垫作用，然而由于各种各样的因素的影响，使得人事档案管理现代化存在较多的问题。本文以企业人事档案管理为切入点，分析人事档案管理现代化存在的问题，切实提出推动企业人事档案管理现代化的相关措施。

1企业人事档案管理现代化存在的问题分析

人事档案是对企业工作人员具体信息的一个真实记录，包括员工的工作信息及所获得的荣誉亦或是惩罚等，为企业人事管理人员了解员工、挖掘员工才能、正确决策与科学管理等提供了参考基础。现阶段，我国各企业的人事档案管理工作已基本实现现代化，但仍旧存在着很多问题，影响着档案管理现代化的进一步发展。以下是对企业人事档案管理现代化存在的问题的具体分析。

1.1缺少完善的人事档案管理制度。

人事档案管理工作对于每个企业来说都是至关重要的。然而，由于人事档案的管理工作较为基础，且较为繁杂，往往得不到足够的重视，相关企业单位缺少完善的人事档案管理制度，使得人事档案管理工作没有制度可以依靠，工作的开展不免有几分盲目，管理的效果往往不尽人意。

1.2档案管理方式依然落后。

信息技术取得了突飞猛进的发展，由传统的纸质留存方式发展到以现代化网络信息为核心技术，改变了各领域的工作方式，为企业提供了人力资源利用保障。但是部分企业的人事档案管理部门仍然存在用手工对档案资料进行机械性的拆装，管理手段较为落后，企业管理者缺乏基本的管理方式。在淡薄的人事档案意识影响下，档案管理缺乏必要的规范。

1.3档案内容质量不符合要求。

在人事档案管理过程中，存在着档案内容质量不符合要求的现象，集中表现在档案信息不完善与人事档案跟踪进度较慢两个方面。就档案信息不完善而言，人事档案需要记录员工的基本信息、擅长的工作领域、具体的能力水平以及所取得的成绩等等，如若档案信息不完善，那么档案内容质量就不符合规定的要求，影响人事管理人员聘用或提拔员工，不能发挥人事档案最大的作用，甚至使得人事档案的存在形同虚设。就人事档案跟踪进度较慢而言，某些企业员工变动频率较高，人员调动幅度较大，那么就要求人事档案管理人员及时的更新档案，确保档案信息的时效性。如若人事档案跟踪进度较慢，则降低了档案内容的利用效率，甚至造成人事档案脱档的情况发生，不能为管理人员的决策与管理作出正确的参考，也在一定程度上降低了人事档案存在的价值。

1.4人事档案管理人员专业素质水平较低。

很多的人事档案管理人员由于自身的专业水平不到位，没有经过专业知识的培训，缺少相关的工作经验，而且有的人还是身兼多职或者是顺带定岗的，甚至有的项目组完全就没有设立档案管理这项工作的负责人，所以严重缺乏对档案管理知识熟练的专业人才。

2推动企业人事档案管理现代化的相关措施

前文已述，企业人事档案管理现代化存在着较多的问题，在一定程度上影响着企业的进一步发展，故而要切实采取相关措施，针对这些问题，逐一解决，确保人事档案最大程度上发挥参考作用。

2.1完善人事档案管理制度。

各企业在进行人事档案管理工作之前要针对相关管理制度加以完善，使得相关管理人员在进行人事档案管理时，有制度可以依靠，要规范可以遵守，提高人事档案管理质量，推动企业人事档案管理现代化的实现。

2.2档案管理工作规范化、标准化。

人事档案管理工作标准化与规范化是实现企业人事档案管理现代化的有效途径。为了切实做到人事档案管理工作趋于标准化与规范化，就要引起相关工作人员的高度重视，提高工作人员的专业管理素质，在进行档案管理工作的时及时完善与更新档案信息，发现不规范的现象及时解决。2.3加强人事档案的保密管理。人事档案现代化管理过程中，要认真研究人事档案信息化管理的相关政策，建立健全人事档案信息化的管理机制，严格界定人事资源和信息资料的密级标准，对计算机的加密功能要正确操作。比如有些企业在人事档案过程管理上存在麻痹思想，轻易告知他人账号和密码进入数据库查阅资料，出现电子文档丢失、泄密等情况，给信息化管理带来了安全隐患。因此，在工作中，人事档案管理者应该时刻保持清醒的头脑，严格执行相关保密条例，准确采用信息化手段进行管理。

2.4实现人事档案管理的信息化发展。

档案信息质量的高低将会直接影响到档案工作规范化、标准化的推进。随着互联网信息时代的到来，各行各业都试图利用这种新技术推动自身的发展。人事档案管理工作也同样如此，未来的人事档案管理必将是以信息化模式为主体。目前，越来越多的案例已经证明传统意义上的人事档案管理已经暴露出其所存在的弊端，例如工作量大、效率低、费时费力等。相反，如若实现人事档案管理信息化，不断的挖掘与启用人才，为档案部门建设办公室和档案室，配备计算机等基础软件设施，根据企业实际经营管理情况，为保持电子设施更新的及时性和延续性增加投资，这样才能加快企业实现人事档案管理现代化建设的步伐。

2.5提高人事档案信息化相关人员的专业素质。

档案管理人员的素质包括很多种，有服务意识、管理水平、专业素养等等，档案管理人员要不断加强自身的服务意识，了解档案管理工作的重要性以及产生的作用。不断加强自身的知识素养，学会结合现如今的发展趋势，采用科学合理的管理方法，制定相适应的管理措施，将人事档案管理的工作做的更完善。不仅如此，还要建立员工绩效考核体系。绩效考核是一项系统工程，是企业在既定的战略目标下，运用特定的标准和指标，对工作人员的个人表现、工作表现及工作业绩等进行评估，并运用评估的结果对员工将来的工作行为和工作业绩产生正面引导的过程和方法。其主要分为组织绩效考核和个人绩效考核，这就要求电力企业的工作人员不仅注重个人绩效，还要注重团体绩效，这样一来，不仅提高了员工的个人工作能力，更增强了团体凝聚力、提高团体意识，强化团队合作精神，有利于人事档案管理工作的开展，促进企业可持续发展。综上浅述，企业人事档案管理现代化对于企业的进一步发展来说有着重要的作用，在实际的管理过程中往往存在着很多的问题，需要切实采取相关措施加以解决例如完善人事档案管理制度、使档案管理工作规范化与标准化、加强人事档案的保密管理、实现人事档案管理的信息化发展与提高人事档案信息化相关人员的专业素质等，推动实现人事档案管理工作现代化，加快企业发展的步伐。

作者：付琳琳 单位：哈尔滨市城乡规划设计研究院