人事档案管理存在的问题及对策

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一、人事档案管理的发展现状

我国最早的专门人事档案产生于隋唐，以后在宋、元、明、清各朝代都有人事档案的记录，民国时期也有人事档案和人事档案工作，人事档案工作的正式建立是在新中国成立以后，中央组织部于1956年8月召开此会，会上分析了干部档案工作情况，讨论了如何加强干部档案工作，制定了我国第一部全国性的干部档案工作的法规—《干部档案管理工作的暂行规定》，1990年中央组织部与国家档案局颁布了《干部档案工作条例》，1996年中共中央组织部和人事部联合制定了《流动人员人事档案管理暂行规定》，规定了流动人员的范围，明确了档案管理机构等。

二、人事档案管理存在的问题

1.对人事档案工作不够重视

人事档案工作是一项默默无闻的工作，整天呆在档案室，单位领导对人事档案工作起着重要的作用，影响单位工作的发展方向，指导理念，甚至认为人事档案工作毫无章法，档案查档阅档工作，只是简单地认为把人事档案保管好就行，这些错误的思想意识，就表现在对人事档案工作没有安排，并且在人员配备、经费、档案硬件设备和档案软件设备都缺少重视。

2.人事档案管理工作人员业务不熟练

人事档案管理工作是由管理人员执行，目前大多数工作人员并不是毕业于相应档案专业，对流动人员人事档案，事业单位人事档案，公务员人事档案的整理、归档、利用、调入调出，缺少专业知识，业务培训不够。

3.人事档案材料收集不及时

收集人事档案材料是增强个人学习经历，考核培训，党团关系的重要依据，收集人事档案材料制度不齐全，导致有些用人单位不重视送交材料，人事档案管理机构未及时启动人事档案材料催要制度，最终个人档案材料非常少，缺少有机联系，职务升迁，奖励表彰，工资变动，后取学历都无法证明。

三、人事档案管理解决的对策

1.加强领导，促进人事档案服务社会

领导干部是单位的核心，对单位工作的开展，创新发展有着重要作用，因此要成立人事档案管理领导小组，加强对人事档案的指导、检查、监督、制定人事档案短期、中期、长期规划。人事档案工作对外主要的是做好服务工作，确保人事档案对人民群众服务工作，档案工作与其他服务性工作的主要区别在于它是以提供档案信息为社会实践服务的特殊性服务工作。

2.提高人事档案工作人员素质，增强责任心

工作人员是人事档案具体的操作者，加强自身业务学习，使他们不但熟悉本单位的人员结构、素质特长、历史背景及现实表现，还要懂档案专业知识，学会运用计算机输入、存储、加工、传递档案信息，应用多媒体技术、网络技术等一系列现代化手段。人事档案工作重要的是工作人员的责任心，人事档案工作枯燥无味，经常与档案打交道，因此责任心对一项工作的意义在于能增加人的动力和耐力。

3.人事档案材料收集及时，做到统一整理归档

档案管理的基本过程，即档案的收集、档案的价值鉴定、档案的保管以及档案的统计，以及档案的编目、检索和提供利用。人事档案材料形成部门，要按期送交人事档案材料，确保个人档案材料的完整性。加强制度建设和落实，以制度为管理人事档案的依据和标准，建立人事催要制度，对超过一个月未送交的人事档案材料，通知人事档案材料形成部门，及时归档。

4.人事档案管理部门职能集中统一

经过几轮的“大部制”改革，国家已经对有些部门进行整合，2010年人事部和劳动社会保障部合并，所属人才服务机构和就业服务机构职能几乎一样，但对人事档案管理的职能并无改革，出现“上头合，下头分”的局面，加强人事档案职能的资源整合，有利于人事档案公共服务职能的发挥，应将民政部门退伍人员人事档案划归人才公共服务机构管理，更有学者提出“档案工作、文书工作、图书情报工作在融合、渗透的基础上实现综合管理，从而使信息资源管理系统的功效放大。因此，相关国家机构的大统一，有利于行政效能运行。

5.加快人事档案信息化建设

人事档案信息化，是有机的将人事档案学历、党团关系、职称职务计工资变动等有关个人信息，整合录入，通过计算机的软硬件、互联网技术，对人事档案信息进行收集、加工、存储和利用，以便高效管理人事档案信息。使用现代信息技术管理人事档案，不仅成为人事档案管理的重要手段，而且对于开发利用人事档案信息有着重要作用，开发适合本单位的人事档案信息系统，极大地增强人事档案工作效率，避免手工操作和简单办公软件信息录入事务，促进人事档案权利和职责的统一。

作者：王佳 单位：户县人才交流中心