事业单位人事档案管理存在问题及对策

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事业单位人事档案真实记录了个人进单位的途径、学历、思想品德、政治信仰、业务能力、工作业绩、奖惩等多项内容，同时也为组织人事部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、人员退休等提供动态、真实、有效的原始资料和数据。因此，管好、用好事业单位人事档案对人才结构优化、合理配置及事业单位发展有着重要作用。

一、事业单位人事档案管理存在的问题

1.对人事档案重要性认识不够。

人事档案虽与我们事业单位干部职工工作和生活息息相关，但不是时刻都在发挥作用，而是在用时才想起它，不用时就不闻不问。很多人，包括些事业单位领导都认为档案工作好坏对本单位发展影响不大，认为档案管理只是保管事务性工作，不是单位主要工作，收集、整理档案材料是轻而易举的，谁都能干，无需多少学问，只要做到所管档案不丢失，不泄密、能应付外查、外调就行，从而使事业单位人事档案管理工作处于被动的局面。

2.无专职档案管理员，且人员流动性大。

据档案管理相关规定，每管理一千人的档案需配备一名专职干部，应建立相应干部档案管理工作机构。对所管理档案数量达不到千人的单位，无需建立机构，但须配备专职或以干部档案工作为主的兼职工作人员。实际工作中，这样的机构不健全，档案管理业务只是隶属于办公室或人事科，没有设置专职人员管理，而是由其他人员兼任的一项附属工作。因单位人员调整、调动等原因，档案管理员一般3—5年变动一次。加之档案管理较冗繁，事无巨细，一年到头也干不出什么大业绩，因而管理人员提拔重用机会少，社会价值和个人价值难以实现，是造成档案人才流失的一原因。

3.档案管理人员业务素质偏低。

人事档案工作是项业务性强、专业化程度高的工作，有自己一套完整理论、法律法规、管理方式、方法及管理要求，要想熟悉掌握人事档案业务需一个过程。而目前大部分事业单位档案管理人员没经专业、系统档案业务知识培训，即使培训，也只是短期业务培训，只了解档案管理业务基础，对档案管理要求、材料收集、整理、装订、鉴别、信息化管理等业务了解不够深入。因大多数档案管理员身兼数职，对档案工作精力投入不足，加之人员调整，新上任的档案管理员没有经专业培训，仓促上阵，在档案管理工作中出现不知从何入手、适应期长等情况，导致档案管理连贯性差。

4.材料归档不及时。

档案材料收集、整理、装订、鉴别是档案管理工作重要组成部分。因大部分事业单位人事档案管理工作属于兼职，平日工作量大、事务繁多，归档材料时常被搁置，等到用时才查找，时有出现重要资料遗失现象；其次，职工个人对哪些属于归档材料不太了解，常把一些职称晋升、学历等资料拿在自已手中，造成年久丢失，影响到后来职称评定、调资、考察考核等工作。

5.档案室不符合标准，管理方式落后。

一是目前很多单位档案室条件及设置不符合标准，防火、防盗、防霉、防腐蚀等防范措施也不到位，更谈不上现代化硬件设施配备；二是相关档案管理、转递、借阅、鉴别等制度不健全，很多单位人事档案还是散页，没有整理装订，经几任管理员交接后，时有出现“有人无档或有档无人”等情况；第三，管理方式停留在传统纸制登记、人工查找模式上，跟不上档案服务信息化、网络化要求，管理水平相对落后，严重制约人事档案服务功能正常发挥。

二、事业单位人事档案管理对策

1.加强组织领导，强化意识。

各部门各事业单位，应成立由分管领导任组长的人事档案工作领导小组，并按档案管理要求设置机构，配备人员，建立网络，疏通渠道，构建起一级抓一级、层层抓落实的人事档案工作组织体系。各级领导应定期听取汇报，研究解决问题，真正把人事档案重视起来，避免出现人事档案工作“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”现象。

2.加大宣传力度，提高认识。

一是组织人事部门、档案管理职能部门要充分发挥作用，利用网络、电视、法制宣传日（周）等途径，大力宣传《档案法》、《档案实施办法》等相关知识，提高领导干部对档案重要性认识。二是各部门各单位也要加大对人事档案工作目的、意义及相关业务知识宣传力度，要让职工群众充分认识人事档案重要性，增强档案意识，在填报个人信息时做到慎重如实填写，从源头上保证档案材料真实性、准确性；要善于借势用力，积极营造人人重视档案、人人关心档案、人人维护档案的浓厚氛围，使广大干部职工在了解档案知识时，重视档案对自己以后的工作、生活的作用，真正从思想上认识档案重要性。

3.加强档案室建设，规范管理。

首先，各单位各部门应增加在档案管理方面资金及现代化设备投入。如计算机、扫描仪等现代化管理设施投入及档案库房空调机、除湿机、加湿器和消防、监控等“六防”措施投入，真正实现人事档案管理工作科学化、信息化、规范化管理。其次，各部门各事业单位要建立健全一套完整、科学、符合自身工作实际的事业单位人事档案管理办法及档案利用、借阅、转递、保密、归档、鉴别等规章制度和工作流程。使档案工作有据可依，有章可遁，逐步实现档案管理法制化、制度化、规范化。

4.加强人才队伍建设，提升人员素质。

人事档案管理工作具有政策性、专业性、技术性强的特征，而档案管理人员在档案管理工作中有主导作用。所以提高人事档案管理队伍素质是人事档案管理工作的保证。第一，加强职业道德修养。人事档案工作人员要充分认识其重要性，全面贯彻落实党十八大、十八届三中、四中全会重要精神，始终保持高度政治敏锐性和政治责任心，严肃政治纪律。在人事档案工作中实事求是、严谨细致、一丝不苟，严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，认真贯彻执行《干部档案工作条例》。真正做到对历史负责，对每个干部职工负责。树立全心全意服务意识，培养良好作风和职业道德修养。第二，加强业务学习。人事档案工作的专业性、政策性很强，新时期档案工作者须具备较强专业知识，拥有较强现代化档案管理技能。这就要求管理人员须注重自身专业水平和业务能力提高，以自学或参加培训等方式，熟练掌握科学管理方法并运用到工作中。随计算机及其网络技术不断更新发展以及无纸化资源出现，事业单位人事档案工作人员也要跟上时代步伐，不断更新知识结构来适应人事档案管理需要。同时积极探索新管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利资源。第三，强化服务意识，提升服务水平。档案管理工作单一、冗繁、枯燥，要求工作者要能静下心、沉下身，端正工作态度，树立“工作就是服务”的观念，把“我服务我快乐”作为工作出发点和归宿，并结合新形势下对档案工作的要求，继续发扬吃苦耐劳革命传统，不断创新服务模式，提升服务质量，使原本枯燥的工作变得有色彩。

5.加强监督检查，建立档案管理长效机制。

组织人事部门和档案职能部门充分发挥其管理部门监督作用，定期对各单位人事档案管理工作进行指导、检查。同时结合实际，建立一套行之有效的奖惩及激励机制，对那些为档案工作做出贡献的同志，应给予表扬和奖励；对失职者，应视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分。鼓励各部门、各单位争创“AAA”级档案管理单位，以促进档案管理水平持续、协调、健康发展。总之，管好、用好事业单位人事档案关系到事业单位每位干部职工切身利益，对事业单位发展也有十分重要的意义。在新历史条件下，应紧跟时展要求，采取积极有效措施，不断提高档案管理员专业素质和服务水平，建立健全档案管理及监管机制，积极探索档案现代化管理模式，不断优化事业单位人事档案管理制度，促进社会和谐健康发展。

作者：王梅 单位：户县城乡居民养老保险基金管理中心