流动人员人事档案管理问题及对策

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随着经济体制改革和人事制度改革的进一步深化，以“双向选择”为特征的人才流动，打破了多年来不同所有制身份、干部身份以及人才合理流动的禁锢，也使原本单纯、明晰的就业形态和劳动关系变得复杂、模糊起来。流动人员人事档案具有数量逐渐增多，流动变化频繁，管理难度大，利用率高等特点。流动人员档案在市场经济建设中具有举足轻重的作用，必须对其进行科学管理。

一、流动人员人事档案管理中存在的问题

对于医院来说，其行业流动人员相对其他行业来说是比较多的，随着医疗管理事业的不断发展和进步，医院对于人才尤其是高素质人才的需求越来越强烈，这就要求医院在做好人力资源管理工作的同时，要积极对人事档案进行妥善的管理，正视并且深入挖掘人事档案管理工作中存在的问题和不足，具体来说大致包括以下三方面：

1.内容缺失，真实性不够。

在填写人事档案时，由于档案表的内容设置太过固定，无非就是姓名、性别、年龄、毕业院校、工作经历等若干固定模块，在档案表格设计中缺乏可以深入挖掘填表人信息的项目设置，导致了档案材料内容的形式过于陈旧单一，信息量不足等问题。另外，在填写人事档案的过程中，难免会有人为了在众多应聘者中显得更有优势，对个人工作经历、管理经验、薪资待遇等信息进行隐瞒和虚报。人事档案内容陈旧单一、信息量不足、内容不够真实等问题的存在，造成了人事档案填写信息的真实度大打折扣，这也是人事档案材料收集中比较常见的问题。

2.档案管理落后、管理水平低。

很多医院尤其是小型医院由于自身规模限制，没有设置专门的档案管理部门，也没有安排专职人员进行人事档案管理，对于档案的存放也只是收集之后随意堆在一边，并没有根据职位、级别等标准，对档案进行详细的分类和划区域放置，造成了人事档案管理工作不够正规的现状；很多医院的人事档案管理都是杂乱无章的，要么就是其他清闲部门人员兼职管理，要么就是只有一两个专人负责整个医院庞大的人事档案管理，由于个人精力有限，想要细致做好如此大量的档案管理工作，当然是十分困难的；有的医院为了节省人力、财力，干脆直接将医院的人事档案管理工作委托给劳动人事相关部门管理。以上这些混乱的档案管理方式都导致了人事档案内容真实度无法确保、资料完整度不够、归档混乱等棘手问题的出现，这些问题长期堆积得不到有效解决，只会令问题越来越严重，最终影响到医院的正常人力资源管理。

3.档案管理环境不够优化。

就目前档案存储工作现状来看，人事档案多以纸张形式存放，如果遇到连续阴雨天气，很容易造成纸质档案的受潮、发霉、被虫蛀等问题，严重破坏了人事档案内容的完整性；如果遇到突发自然灾害，由于纸质档案的数量多、搬运难度大等现实问题，很可能会导致因为来不及抢救档案，而造成纸质档案的损坏或者丢失的现象；档案存储环境的安全防护系数不够，还可能还会出现档案被人为偷窃等不必要损失。

二、流动人员人事档案管理的具体解决对策

要想提高医院流动人员人事档案管理的工作质量，就必须正视人事档案管理工作中存在的问题和不足，积极探索相应的、有针对性的解决方法和策略。

1.加强内容把关工作。

流动人员人事档案整理过程中，要防止档案材料丢失和擅自泄露档案内容，更不得擅自涂改、销毁或伪造流动人员人事档案材料。在人事档案管理工作中，要想从根本上解决人事档案内容陈旧单一、信息量不足的问题，可以尝试以下改进方式：第一，要对人事档案填写表格的内容进行合理设置，添加一些类似于兴趣爱好、座右铭等辅助信息栏，从多个方面了解填写表格者的素质、修养等，进而通过表格填写内容，可以更全面了解应聘者的各方面信息；第二，还要加强对人事档案内容填写的把关工作，确保人事档案必填项目内容填写的完整性；第三，要加强对于档案内容真实度的核实和监察，提高档案填写内容的真实性。

2.提高档案管理人员素质。

加强档案工作人员的培养，充分发挥档案管理人员的主观能动性当前，制约医院档案管理水平的主要因素是人才不足。档案管理工作对档案工作人员素质提出了很高要求。医院领导和行政管理部门应加强对档案工作人员的培养和教育，不断丰富他们的专业素质和职业道德水平，提高工作的积极性和主动性，充分发挥工作的主观能动性。一个单位发展再强大，它的人事档案管理还是要依靠人力去进行有序的收集、归纳和整理的，所以档案管理人员的素质高低，对于单位的档案管理水平是有很大影响的。要想做好医院的人事档案管理工作，首先就要加强单位对于档案管理的干预和控制，规范相关规章制度，奖罚严明，确保档案管理工作的制度化和规范性；在选择档案管理人员时，要进行多方面综合考察，主要从知识层次和职业素养两方面进行考量，慎重选择责任心较强的档案管理工作人员，这是做好人事档案管理工作的第一步，也是关键的一步；还要加强对上岗人员的培训，提高相关档案管理人员的综合素质，加强对人事档案管理的宏观控制与相关工作人员的工作能力培养，这是做好档案管理工作的最基本的也是最有效的措施。

3.实现人事档案管理的科学化、现代化。

前面提到，在人事档案管理中存在着管理环境不够优化的现实性问题，针对这一问题，最好的解决方法就是将人事档案都归为电子档，将书面信息汇总于电脑内，还要进行备份存储，这样在有利于保证纸质档案在保存形式上不会受到外来因素的干扰同时，将大量资料存储在电脑里，这也便于日后建立人事档案管理数据库，在需要调出信息时可以更加准确、快速的完成查找工作；还可以尝试开发个人档案跟踪更新系统，确保人事档案的内容的及时更新和修改。但是，我们要认清一个现实问题，那就是对于大多数规模较小的医院来说，由于专门的档案管理人员数量较少，综合素质也不高，想要真正实现“无纸化”人事档案管理是有一定难度的，工作量也是巨大的，不好具体实施，所以医院在进行实际的流动人员人事档案管理时，要充分认清现实，结合医院的实际情况，在充分利用现代化科技手段完善档案管理形式的同时，还要尤其重视对档案管理工作环境的优化，多投入资金和精力，对于档案室的存放环境进行优化，保持其处于通风、干燥状态，还要建立必要的应急抢救措施，在平日的管理工作中注意从软件和硬件完善两方面做好应对突发情况的有效预防措施，保证档案管理的顺利进行。

三、结语

单位要想真正做好人事档案管理工作，必须先要找到在档案管理工作中存在的问题和缺陷，对症下药，找到与之相对应的解决方法和有效对策，才能真正有的放矢的解决问题，达到更好的工作效果，确保人事档案管理工作的规范、有序进行。

作者：王兴娟 单位：宁波市江东区百丈街道社区卫生服务中心