高校人事档案管理现状

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摘要：

高校人事档案管理是整个高校系统中的重要组成部分。为此本文对人事档案管理工作当前的形势和面临的主要问题做了深入的研究分析，并在这样的基础上分析了其中存在的原因。并以此为依据提出了解决这些问题的主要对策。

关键词：高校 人事档案 管理系统

高校人事档案是人事管理活动中形成的一种文件材料，它主要是内容记录个人经历和德才表现，是人事部门或其他相关部门单位了解个人综合表现的重要依据。具体而言，人事、组织、劳资等部门在对人员综合考察过程中都需要将考核数据、结果、相关资料等编辑整理为系统文件。这一系统性文件就是人事档案的主要载体。人事档案管理工作历年来在高校内部人才培养和输送方面发挥了非常重要的作用[1]11。

一、高校人事档案管理中存在的主要问题

1.内容不全面，评价性材料的客观性有待加强。

当前高校人事档案记录内容存在片面性，一直以来档案以收录教职工或学生的政治面貌、社会关系、思想表现、曾经任职经历等等。这些状况只能反映个人表面表现，而不能深入的反映一个人的素质和德才。因此具有一定的片面性。更为重要的是这些人才素质方面的内容更是在这样的条件下创造了非常重要的完善机制[1]。个人知识结构、能力特点、业务特长等等都是反映人才综合素质的重要档案信息。但是这些内容和信息并没有在认识档案中给予明确的收录记载。以此在这种机制的影响下个人档案信息篇狭窄的问题始终存在。而且这些因素也成为影响和导致评价性材料反映人才素质的不全面的一个非常重要的方面。

2.档案材料的完整性和真实性不强。

归档材料不全一直是高校人事档案管理中的一项重要缺陷。档案信息要求尽量做到细致、客观、真实，因此在这样的过程中高校档案管理部门应当抽调专门人员详细了解人员具体情况。但是，近年来高校档案管理工作没有得到足够的重视，这表现在组织建设不完备，有的高校甚至将档案管理部门的职能划归为其他相关部门、例如后勤、图书馆等等。这样没有一个独立的职能系统筹划档案信息收集工作，最终造成这项工作不能在更加有效的承担起档案信息收集方面的细节性问题。档案管理人员的数量和质量也都与工作要求相差甚远，由此造成了信息收集过程中一些重要信息没有能力全部收集在内，或者一些信息的准确性没有得到足够的重视，甚至出现差错。

3.档案管理的分散性导致管理的完整性受损。

高校人事档案管理没有形成一个统一完整的职能部门，例如有反映教师业务教学能力的档案信息在教务部门被统一整理规划，反映思想政治素质的档案信息又被收录在思想政治档案当中，而其他一些社会关系，任职经历等又收录在行政管理部门[2]。而我们要了解一个人的全面信息就要分别从这些部门中查阅同一个人的档案信息才能得到。有的甚至因为分散性影响导致档案管理不能结合学生有效的档案管理内容来完成。而且这些档案信息管理过程中也给与他们不同的要求和标准。更为重要的是这些档案管理部门对整个教学内容和教学要求也具有非常重要的联系性。这对整个教学内容的完善和加强也发挥了非常重要的作用[2]42。

二、高校认识档案管理存在问题的原因分析

1.人才流动日趋频繁，档案管理难度较大。

一些档案信息的完整性和真实性不强，造成这一问题的原因之一就是人才流动性越来越大。高校对于档案收集整理的成本也越来越大。一些人才档案信息刚刚建立不久就出现了人才外流现象。而且这些内容也都在整个档案信息管理过程中出现了常态化。由此造成了档案管理过程中在收集相关档案管理信息的时候，管理人员无法对自己工作的持续性有一个更加啊清醒的认识。人才流动的频繁性对档案管理工作造成的影响还在很大程度上成为导致档案管理分类方面带来不便。没有形成一个合理的机制，使得人员在教学中不能给出给家有效的分离措施。近年来随着高校发展速度的不断加快，一些高校为了评级考虑千方百计引进高级人才，为人才的进入提供各种便利。为了吸引不同地域、不同领域人才来校制定了一些特殊政策。其中就包括可以不要人事档案而直接进入工作岗位。这就造成了引入地的人才没有相关档案，而输出地的没有人才却只有档案，档案管理的复杂性越来越强，对整个工作环境造成了非常重要的不利影响。

2.资金投入不足，管理手段落后。

档案管理工作没有受到高校足够的重视，资金投入不足是造成档案管理工作不能正常开展的一个重要瓶颈。近年来，高校档案管理工作是高校发展过程中最后一个实现信息化的部门。而且档案管理的场所、设施、人员待遇等都与其他部门存在较大差距。档案管理人员一般为家属子女、内退人员等。严重缺乏专业人员开展集中研究和系统整理。因此，整个档案管理系统的科学性和严谨性受到影响。而且在这样的基础上还对他们的工作给与了重要的支持力度，从而在这样的基础上实现了资金和管理两个方面的差距。对他们的发展造成了非常不利的影响。自上世纪90年代以来，我国高校建设经历了飞速发展，无论是高校规模还是在校生人数都发生了翻天覆地的变化。高校扩张的同时造成了资源的相对紧张，一些高校将大量资金资源用在了基础设施、人员引进、软件建设等等相关方面。而对于人才档案管理内容却没有给予足够的重视。因此整个档案管理工作的物质保障工作没有进行更加有效的实施。

3.开发与利用程度低。

对于档案信息的开发利用不仅是人事档案管理的拓展性业务，而且在这项业务实施的过程中也会间接惠及人事档案管理的其他领域。例如档案信息收集的全面性、真实性等等[3]。但是这些内容对整个教学工作和教学任务的完成需要一个非常细致的规划和细节整理过程。档案开发与利用是整合闲置资源，挖掘人事档案信息在管理过程中重要任务的一个方面。而且在这样的过程中我们应当以更加有效的措施对整个档案管理过程中对信息收集、整理、研究等环节的开发利用为基础的。而且这些内容对于人力资源管理、人才发展规划等具有非常重要的研究价值。而利用这一价值的过程始终伴随着档案信息整理的科学化和精细化。这样档案工作与整个高校人才培养规划能够更加有机的统一起来，人事档案信息工作的重要性也随之提升，本身价值也得到开发，从而进入一个良性互动过程。这在高校发展过程中成为一个非常有效的发展机制。但是目前，高校档案信息的开发利用还没有得到足够的重视，由此也造成了他们在整个工作过程中没有给予足够的重视。这一问题成为制约当前高校管理工作的一个非常重要的障碍性因素。

三、对高校人事档案管理工作现存问题的解决对策

1.健全管理机制，促进高校人事档秉管理工作规范化运作。

高校人事档案管理工作应当加强管理机制的规划化。当前，高校发展过程中存在顾此失彼现行，档案管理工作没有给予足够的重视，而且这一过程中对高校发展也造成了非常不利的影响。因此这一过程对整个高校发展也造成了非常不利的影响，致使档案管理已经不能很好的发挥其中一个非常重要的过程。为此，健全管理机制对于规范这一工作显得尤为重要。做到健全管理机制首先要成立专门的领导小组，对于档案管理的工作特殊性进行深入研究。结合档案管理的特点对整个档案管理工作能够有更加有效的管控与调节。其中档案收集过程的规范性和档案信息收集内容的真实性应当有更加有效的规范性。这在这种过程中已经成为影响和收集这些过程重要性的基础所在。而且这在我们的发展过程中已经造成了非常重要的影响。其次，高校人事档案工作规范化运作过程的增强也需要一个更加啊有效的积累过程。高校还应当将自身档案工作实际与《档案法》要求结合起来，而且在这样的过程中我们还应当以更加有效的机制对整个过程给予法制化梳理。确保每一环节的工作都能与整个高校档案信息建立结合起来，从而增强人事档案的科学性和权威性[3]69。

2.健全档案管理体系，将档案管理工作融入到整个档案管理过程当中。

高校人事档案管理是高校系统中的一个组成部分，他的发展无法孤立与高校之外，而且这对整个高校发展具有非常重要的影响。为此在高校促进人事档案管理工作发展的过程中还应当不断加强统筹能力，将这一工作置于高校发展的大环境之下，从而在这样工作的完善与发展过程中对整个工作能够进行更加全面和系统的考虑。从而使得这项工作在发展过程中能够实现协调性、科学性。具体而言，人事档案管理工作应当与教师管理（考核、激励等），人力资源开发与管理工作结合起来。对于教师个人发展和综合考评过程中具有突出表现，取得明显成绩，对学科发展或者科研贡献等重要信息应当及时、详细的收录到档案之中。在教师综合素质评定过程中这些信息将起到非常重要的作用。是高校制定教师发展规划，完成教学任务的重要参考。完成这项工作的一个重点就在于他们能够在不同的方面实现教学任务的计划和发展，从而造成这些方面工作的一个非常不利的因素。这也对高校发展起到了很大的影响。

3.加强人事档案管理工作的物质保障。

高校人事档案管理工作应当有一个坚强的物质保障，当前，高校档案管理工作开展不力，规范性、科学化难以保证的一个重要原因就是经费不足，物质条件和基础薄弱。因此在这样的发展过程中势必给整个物质环境的营造带来重大不利影响。为此，高校首先应当在观念上给予物质保障足够的重视，而且在发展过程中应当将档案管理工作的规范化作为提升高校综合实力和相关工作的重要领域。认真研究档案校内档案管理的工作实际，每年的财务预算中应当成立专项经费用于改善和提升档案管理的设备设施、工作环境、人员引进和培养等工作。确保档案管理能够在短时间内有一个较大幅度的提升。而且在这项管理工作过程中我们还要以更加有效的成分为整个高校管理档案的成立和基础提供一个更为有效的工作环境和工作条件。使之在人员、设备等方面免去后顾之忧，进而为档案信息的开发利用打下基础。档案开发利用环境的瓶颈很大程度上也在于经费不足，没有坚强的物质基础，开发资金不到位，人员待遇无法解决等问题都成为影响和导致环境维护不利的重要因素。

参考文献

[1]李泽锋.关于我国档案信息化标准的分析[J].中国档案,2013(10).

[2]王静轩.析人事档案的“终身”制改革[J].山西档案,2012(2).

[3]王云庆.关于创新人事档案管理的探索[J].中国人力资源开发,2014(4).

作者：张勇 张莉 单位：中国民用航空飞行学院