人事档案管理及其发展趋势探讨

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【摘要】人事档案是属于社会公共信息，人事档案可以作为人力资源开发机构进行人员调配时的重要参考依据，对于实现人力资源配置合理化有着重要的现实意义。所以，管理部门要重视对人事档案的管理，并认清其发展趋势，以实现人力资源的优化配置，从而有效地提高企事业单位的管理水平，对于企业事业单位的发展起到了不可忽视的促进作用。

【关键词】人事档案管理 发展趋势

人事档案管理是人力资源管理工作重要组成部分，随着人们对人才管理重要的认识的不断提高，人事档案管理工作的地位也逐渐提高。加强人事档案管理，使管理部门对人才有更全面、详细、正确的了解和评价，是正确使用人才的重要依据，它能够促进人才的合理使用、合理流动和合理配置，是保证人才队伍素质的重要手段。

1人事档案管理中的问题

1.1思想认识不够

目前，在我国普遍存在管理部门对于人事档案管理重视程度不够，认识不到其重要性，只停留于保证人事档案的安全，不丢失、不泄密的程度，没能使人事档案发挥出其人才调控作用，所以对于人事档案管理工作的关注度不够，导致档案室由于经费不足其设施建设和配置都不够标准、规范，严重阻碍了档案工作的良性发展。

1.2人事档案管理工作效率低

我国虽然有健全的人事档案管理制度，但在实际工作中还是存在很多因素影响人事档案的工作效率，如档案收集归档过程相对缓慢，新技术手段并没有在档案管理中发挥其应有的作用，还无法实现真正意义上的现代化人力资源管理。在资料汇编时，由于外部信息少，不能及时、全面、准确地反应人员的实际信息情况，不能满足人力资源管理形势发展的需求，严重影响了人事档案的利用率。而且在对人事档案查询和使用时，受到诸多因素的限制使其仍需要通过手工的形式来查阅资料，即费力又耗时。

1.3人事档案管理不够规范

在人事档案管理工作还存在很多缺陷。由于人事档案材料的搜集过程繁琐，再加上工作人员的档案管理意识较差，经常会将档案资料放在临时存放处，使其不能及时归档，有可能导致档案资料不完整、不系统、连续性差等情况的出现。而且由于人才竞争非常激烈，单位对人才的招聘大都依靠人力资源开发中心，对于人事档案的管理有些单位也会通过人事的方式进行。在人才发生流动时，由于档案在转递和交接的过程中没有第三方参与审查监管，经常会发生档案资料损坏或丢失的现象。

1.4人事档案管理现代化进程缓慢

通过计算机可以完成档案的收集、开发、传递、查询等工作，即节省了管理人员的时间又提高了档案管理的工作效率，是最基本、最有效的现代化管理手段。但在实际工作中，虽然多单位都已经开发了人事档案管理系统，但开发者并没有从本单位的实际需求入，使其不能发挥其方便、快捷、高效的优点，以至于出现信息归类不严谨、输入困难、搜索结果不匹配等问题，使其很难得以运用，影响了人事档案现代化管理的发展速度。

2人事档案管理策略

2.1从思想上提高认识

管理部门要认识到人事档案管理的重要性，并通过有效的手段引起领导的重视，并将人事档案管理纳入到发展计划之中，除了要在思想上提高认识还要给予一定的资金支持，成立专门的人事档案管理部门，并保证相关设施建设，建立规范化的档案室，对于档案的保护、维护和抢救待方面要有预留经费，有条件的单位还可以配备扫描仪等设备，以提高人事档案的现代化管理水平，确保档案室的档案安全和完整。

2.2建立健全的信息化人事档案管理体系

要想建立建立健全的信息化体系，首先要保证硬件配套设备齐全，保证能够对档案数据进行快速的处理，还能够对图片、视频等各种形式的档案进行保存和录入处理。要要按统一的国家档案管理标准建立完善的信息数据库，通过网络可以实现不同地区、专业系统的资源共享。另外，要重视信息安全保安系统的建设，网络可以为工作带来方便，同时也存在很大的安全隐患，一定要重视人事档案信息的安全保密问题，对于数据库内的信息要做好备份，以防由于意外或人为手段造成档案信息的破坏或丢失。

2.3提高档案管理人员的素质

人事档案管理对于工作人员的要求比较高，这主要取决于由人事档案管理工作的特殊性。人事档案管理工作是一项原则性、政治性较强，保密性较高的工作。所以人事档案管理工作人员不仅要具有较高的业务水平，还需要有一定的政治觉悟和道德修养。新时期人人事档案管理工作人员必需要有高度的政治责任心、纪律性和敏锐性，同时要熟练掌握现代化的档案管理方法。

2.4加强制度建设，使管理更加规范

严格执行人事档案管理制度是实现人事档案管理规范化的基本条件和重要手段，同时各单位还需要根据自己的实际情况建立相应的档案管理规章制度，从档案的收集、鉴别、归档、借阅等各方面都做出详细的规定，使人事档案管理工作有章可循。

3人事档案管理的发展趋势

3.1现代化人事档案管理

虽然很多单位已经实行人事档案信息化管理，但其中还存在很多的缺陷和弊端。坚持信息化管理方针，档案的收集、归档、查阅等各阶段都彻底地脱离纸质档案的手工管理模式，全面实行电子化运行，统筹规划，不断提高人事档案管理信息化的水平，建立完善的信息化管理体系，将成为人事档案管理发展的主要方向。

3.2对人事档案实施“三化”管理

“三化”管理即对人事档案实行现代化、规范化、标准化管理。标准化是人事档案管理信息化发展的基础，是加快档案管理数字化进程的重点，而规范化是实现人事档案管理现代化的必要手段。其根本在于要彻底地改变档案不规范、材料不统一、装订不整齐、内容不完整等问题，通过健全的规章制度对人事档案管理工作实施有效的约束，以形成人事档案管理标准体系，即有利于我国档案事业的健康、持续的发展，又能够有效地促进和提升人力资源管理工作，从而提高企事业单位的核心竞争力。

参考文献：

[1]胡杰军.浅谈人事档案管理及发展趋势展望[J].科协论坛,2012.

[2]段晓亮,崔亚芬.人事档案管理在现代人力资源管理中的发展趋势[J].管理世界,2009.

[3]杨柳.人事档案管理现状与发展趋势[J].价值工程,2010.

作者：刘石 单位：伊通满族自治县粮食和商务局