人力资源管理中人事档案管理分析

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［摘要］人事档案管理实际上属于人力资源管理中的一部分，对于已经进行收集的个人材料，不仅应该规范、细致地安排与归类，还要进行严格的筛选与校对，必须做到细致地分类、编码以及记录编排、装订。整理的过程中要用心，规范地核对与筛选，认真地研究，并且根据内容加以适度调整，及时将那些出现破损或者有内容缺失的档案资料进行规范与完善。

［关键词］人力资源；人事档案；作用；管理

一、人力资源和人事档案两者的分析

人力资源管理是与一定物力与人力有效进行结合，用最为合理的方式去安排调控、合理培训，能够使物力与人力实现协调一致，能做到唯才是用。人事档案为人力资源管理提供基本信息，人事档案管理能够直接影响人力资源管理的工作效率。

二、人事档案管理对人力资源管理会产生负面作用

人事管理方面的资料的准确性至关重要。一些人对于自己个人信息的完整性并不重视，由此或者出现信息偏差，或者出现基本资料失真的情况，内容可能前后不一，也可能对于年龄、工龄、党龄以及学历方面的信息并未确定，只为应付而填满。在现实生活中也出现过很多这样的现象：某些干部或者职员的工龄越填越大，年龄却越填越小，或者某些资料不够完整、细致，在进行资料考核的时候，普遍出现了只有优点却没有缺点的问题。现代化的档案管理工作，是在网络上建立一个完整规范的档案资料库，让人可以及时了解档案的动态，并及时更新信息。运用现代化的技术对档案进行分类规范与调整，使归档、查询、变更、存档等工作能够运用现代化技术来体现，在相关资料的查询方面有着系统性与高效性，改变了传统的只能够运用纸张与书本记录的方式。

三、人事档案管理对人力资源管理的正面作用

人事档案记录了员工一生的个人经历及发展过程，企事业单位通过人事档案，能真正了解一位员工的过去，从而通过档案来衡量一名员工真正的发展潜力，进而有效避免人才被埋没。企事业单位还可以通过人事档案中的有效信息，最大限度地了解人才能否为自己的企业效力。人力资源对于企事业单位的发展所起的作用日益明显。现阶段的人才流动非常频繁，促进了人才质量的提高。而随着政治体制的改革与深化，人事档案的社会化开发式管理模式将更加普及与通用。

四、人力资源管理需要完善的人事档案管理

应该努力实现档案的搜集，保证查询工作的系统性。相关的管理人员的职责与工作分配等制度应该完善并且上墙细化，要严谨地按照相关制度和程序来完成管理工作。当有人需要查询或者查阅完整的档案资料，必须出示相关证件以及相关许可，缺少程序的人员，坚决不可以随意查找、翻阅档案。只有正规党员才有对相关档案材料翻阅的资格，如果查找的资料中有涉及本人的部分，亦不能进行查询，牵涉到与本人先关的亲属人员时候，查询行为也要被禁止。遵循“三不转”的基本工作要求。对于已经进行收集的个人材料，不仅应该规范细致地安排与归类，还要进行严格的筛选与校对，必须做到细致分类、编码以及记录编排，装订整版。整理的过程中要用心核对与筛选，认真研究，并且根据内容加以适当的分类和调整。及时将那些出现破损或者有内容缺失的档案资料进行规范与完善。保证装订的规整，文字要完整，不可以被遮挡，材料的内容不可以随便加以变动，要保证原版的内容。只有这样，才能最终达到对档案整理工作的终极目标，即为档案的完整、细致、分明，从而实现档案工作体系的完整化与规范化。人事档案管理人员要具备较高的政治素质、良好的职业道德，要拓宽档案管理人员的知识领域，提高人事档案管理人员的工作能力，使档案管理人员能够很好地适应全新的档案管理方式。同时，我们要提高档案管理人员的服务意识，更好地为人力资源管理和高层决策提供有效的服务。

五、人事档案管理对于提高人力资源管理的作用分析

人事档案检索工具要具备多种类、高功能、检索效率快的特点，要满足档案信息保存的需要。为了满足档案管理的与日剧增的需求，我们要建立档案数据库，并根据数据库的情况建立档案的检索目录。检索工具要设计得简单快捷、方便使用，这样才符合人事档案使用的习惯，符合档案内容资料和形式特征。在档案的管理方面工作，如果有领导的重视，将能够更好地进行档案的管理。在此基础之上，领导应该有针对性地对档案采取日益重视的方略，同时应该将档案的管理工作纳入领导干部的日常工作中，实行有领导负责制的档案管理。

作者：阚旭红 单位：镇赉县人力资源和社会保障局