大中专毕业生人事档案管理就业思考

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【摘要】二十一世纪是个开放型的社会，是科技进步和发展的社会。现阶段最受重视的就是人才资源，随着大学生人才的日益增加，人才流动的数量大幅度上涨，大学生档案是反应人才知识素质的重要依据载体，所以管理好大学生的人事档案变成一项重要的任务，现今我国部分地区对未就业大学生的档案管理工作不够重视，笔者对如何有效管理好大中专未就业毕业生的档案资料进行具体分析，浅谈相关对策和看法。

经过调查研究可知，现在很多的大学生不注重自身档案的管理，对档案作用功能模糊不清，致使档案管理单位也不予重视。人事档案记录着毕业生在校期间的整体素质信息，是整体上反映毕业生素质的重要凭证。但目前相关人员对档案不够重视，现有很多问题需要整改。

一、人事档案管理存在的问题

1.毕业生自身不重视个人档案管理。随着劳务制度的改革变化，用人单位对有关资料的审查要求，使一部分的毕业生认为毕业档案没有什么作用，存放档案后不管不顾。随着经济的发展用人单位自由制定用人标准，所以毕业生们为了尽快找到工作，忽视对档案的管理，在入职公司之后，相关人事部门也不过于重视毕业生档案的问题，对这一问题的思考的有欠缺性，影响了毕业生档案有关作用。

2.档案的管理工作不够规范。相关档案管理部门没有自身严格的管理制度，在对档案进行归档、收纳等工作时不认真负责，对档案管理人员的要求不高，没有专业性的管理方法。使部分档案甚至在管理过程中遗漏甚至丢失，此种情况严重的影响了档案管理工作的严肃性，大大降低了工作效率，增加了查找档案的难度。

3.档案管理方式陈旧。在部分地区还在使用手工的形式管理档案，这种方法既不能保证档案的准确性，还会造成流动人员篡改档案，管理手段十分不严格，在现在的信息化社会不能够有效的使用电脑科技快速准确的管理档案，也是档案管理部门的一大落后现象。档案长时间没有人认领，传统管理方式又做不到及时的数据更新，致使一些档案存放时间过期，存档人不知道，管理部门也不清楚。档案信息反应了毕业生在校活动的真实情况，是各方面人们认识客观事实的依据材料，不管是毕业生的档案还是社会各界人士的档案，都是一项最具有价值的信息载体，高校毕业生的档案管理工作的好坏更是关系到了众多毕业生的自身利益。

二、做好毕业生档案管理的有关措施

为了让大中专毕业生的档案更好的发挥出其作用，为毕业生们提供更好的服务，提出几点管理档案的具体措施。

1.加强毕业生对档案的重视性。毕业生初步迈进社会，没有相关的实践经验，自然是意识不到档案的重要性作用，毕业生只以为档案只是脱离学校存入社会，对档案的存放问题予以忽视，所以在毕业生毕业时，学校相关部门一定要让毕业生们认识到档案的重要性，辅助做好档案存放和转移到生源地的有关工作。而另一方面，作为用人机构，要向毕业生说明档案的实际作用，依照流程做好档案的接收和存放的工作。对于档案不在本地或者遗失等一些情况，要及时的做好补充工作，千万不能忽视。

2.确保档案管理部门的规范化。档案的管理部门在接收毕业生档案时，要做好详细的记录和分类存档，要详细根据学历、专业等信息进行编号，注意收集档案信息，做到所有毕业生档案统一管理，分类存档，便于日后查找和整理，建立专门的档案管理室。档案管理部门要聘请专业化的档案管理工作人员，提高管理人员的专业素质，采用信息化管理办法，使用计算机软件进行档案的管理工作。事实证明，使用计算机软件进行档案管理，不仅减少了日常的繁琐事物，还会大大的提高档案管理的工作效率。

3.加强毕业生档案信息的利用。有关人员在整理档案的过程中，要充分了解学生的各种信息，比如学生的知识水平以及社会实践情况等等，并设立多项查询条件，可以根据不同的查询条件快速的查找到符合条件的人员。毕业生信息多元检索系统的建立，可以有效管理人才储备资源，保障优秀人才不流失。

三、结语

毕业生档案的管理工作已经是毕业生就业系统的重要构成，在完成培养人才素质的同时，如何管理好毕业生的档案工作是每一所高校面临的重要问题。笔者针对如何做好毕业生的档案管理工作进行了初步分析，讨论了现阶段我国部分地区的档案管理工作上存在的一些基本问题和一些改善措施。主要是提高毕业生对档案的重视，其次加强档案管理部门的管理规范化，建立健全档案管理制度，完善档案的接收、归档以及管理等工作，实现档案管理的现代信息化，提高档案管理人员的专业素质，健全管理体系。实践证明，做好未就业毕业生的档案管理工作就有非常重要的意义和作用。

作者：刘雪梅 徐小娟 单位：五莲县劳动就业管理处