人力资源管理中人事档案的运用

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【摘要】随着二十一世纪知识经济的快速发展，人才资源成为组织发展的重要战略资源。人事档案作为储存人才信息的载体，是发现人才的主要信息源，是选拔人才的重要依据。因此管好、用好人事档案对人力资源开发具有至关重要的作用。本文就人事档案在人力资源管理中的作用，当前的运用现状，以及改变现状的对策等进行探讨，以期更好地促进人事档案管理工作走向良性发展的轨道，为人力资源开发提供强有力的信息保障。

二十一世纪是知识经济日新月异快速发展的时代。经济的快速增长带动了人力市场的巨大变化，人成为推动社会和经济发展的最关键的资源。能否拥有高素质的人力资源并实行有效管理对各类组织的生存、发展与成功至关重要。因此开发人力资源已成为各类组织提高组织核心竞争力的迫切需要。而开发人力资源与人事档案工作的完善密切相关。人事档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，对人力资源开发具有重要的作用。

一、人事档案在人力资源管理中的作用

人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，记述个人活动、学识水平、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考利用的历史记录。完善、有效的人事档案对于组织发现和识别人才，全面考察和正确选拔、使用、培养人才，优化人力资源配置具有重要的意义。

1.可为组织发现和识别人才提供依据

人事档案是人才信息的重要载体，它反映着各种人才的专业、特长、研究方向等情况。各类组织可通过记载清楚、内容完整的人事档案进行人才结构的统计、分析，以发现和识别人才，并结合组织自身情况和发展方向，了解和掌握本组织人才梯队的薄弱环节，从而有针对性地制定相应的人才培养计划，挖掘人才的潜能，使优秀人才脱颖而出。

2.可为组织考察和选拔人才提供依据

由于人事档案具有现实性、真实性、动态性、认可性等诸多特点，能够较全面、准确地反映人才各方面的情况，是各类组织了解本组织人才的数量、文化程度、专业素质等方面数据的重要依据。因此，人事档案是为组织的发展壮大考察、选拔、任用人才提供研究的第一手资料，是组织进行科学分析、合理规划人力资源发展方向，做出准确的人才规划的基石。

3.可实现信息共享，优化人力资源配置

人事档案是各类组织进行人事管理活动形成的原始记录，是个人信息的重要载体，亦是人事管理和人力资源开发的信息来源。各类组织通过人事档案提供的信息建立的人才信息库可以实现人力资源信息共享，有利于组织根据不同人才的能力和各类人才的特点，科学预测人力资源的需求，进而在组织内进行合理选人、用人，最大限度地发挥人才效力，实现人力资源的最优化配置。

二、人事档案在人力资源管理中的运用现状

虽然人事档案在人力资源管理中是不可或缺的重要组成部分，然而就目前人事档案在人力资源开发中的实际运用情况而言却未尽如人意，存在着一些较为严峻的问题，这些问题严重制约了人事档案管理工作的发展，同时也影响了人力资源开发的正常进行。

1.人事档案内容的不完整降低了人力资源的管理效力

人事档案应该全面、历史、完整地反映一个人的全貌，然而目前有相当一部分人事档案的内容不够完整。究其主要原因，一是终身制的用人制度被打破，使人员流动成为可能。而用工单位性质、用工形式、用工时限的多样化，也导致了相当一部分人员的档案无法做到档随人走，因此造成弃档、重新建档的情况屡见不鲜。少数流动人员私截档案的现象也时有发生，使人力资源的管理成为新的管理盲区。二是外省籍高校应届毕业生就业户籍实行各项要素评分制，各项要素累计分值高于标准分值的方可办理户籍，则档案随其人走；而低于标准分值的，则可按相关规定申请办理人才类《居住证》，其档案则随户籍由高校直接保管或留校保管二年后退回生源地。如此，就业单位只能重新建档，而此类人员一旦流动，人才中心(市场)却又拒绝接收其档案，原单位只得被迫继续保管其档案，直至废弃。以上现象都造成了同一人员的人事档案相对不同阶段的信息在不同地区、不同机构间的分散，导致了档案工作的脱节，档案内容的断层，也直接影响了人才信息的完整性，降低了人力资源的管理效力。

2.人事档案内容的失真阻碍了人力资源的正确评估

人事档案具有的真实性特点是组织选贤举能、知人善任的重要依据。近年来，人事档案中的信息内容失真现象屡现，主要表现在两方面：一是“三龄一历”(即年龄、工龄、党龄、学历)填写不规范或随意填写，造成时间填写前后不一致。二是为追逐名利弄虚作假。一段时间以来，少数干部为了个人目的在档案上弄虚作假，有的组织人事部门审核把关不严，致使涂改伪造年龄、学历、身份等问题时有发生，使得年龄、工龄、学历、经历、身份等造假之风愈演愈烈，甚至出现兄姐的填写年龄竟比自己弟妹小的荒唐现象，这在广大群众中造成了不良影响。面对档案中鱼龙混杂、真假难辨的信息，档案管理人员无从辨别，亦无渠道进行有效的鉴定。如此被动的信息接受严重制约了人事档案作为个人信息源的使用价值，使得组织在对人才的考察、选拔、任用时无法凭借人事档案的信息数据对人力资源作出正确的分析和评估。

3.管理模式落后制约了人力资源的开发

现代人力资源管理要求人事档案管理能够及时准确地提供各种信息，为人力资源的开发和合理配置提供快速有效的服务。但现阶段人事档案的管理仍处于传统管理模式，只着眼于看摊守点，检索仍以手工操作为主，这与现代信息社会的发展不相适应。由于软件开发跟不上，计算机在人事档案管理方面的作用未充分发挥出来，使得人事档案信息化管理滞后，无法实现对人才信息的筛选、排序、分类、汇总，亦无法对组织内当前与未来的人力资源规划中涉及的人员配置需求进行科学预测和正确制定，这不仅影响了人事档案的利用效率和信息价值，还影响了人事档案社会价值的发挥。人事档案不能为人力资源开发提供有效的服务，也就意味着人事档案对组织选人、用人失去了其真正意义上的参考价值。

三、以人事制度改革为契机，推进人事档案在人力资源开发中发挥应有作用的策略

随着政治经济体制、人事制度改革的不断深入，人事档案在其形成特点、管理方式和开发利用等诸多方面都发生了深刻变化。为此，我们应当抓住当前人事档案工作中存在的突出问题，以改革为契机，认真总结，不断改进，努力使人事档案管理工作跟上人力资源开发的用人新机制。

1.坚持人档统一管理，维护档案的完整准确

市场经济体制的建立迫使用人制度也随之进行了一系列改革，干部能上能下、全员聘用合同制、劳动合同制、劳务派遣制等新型人事制度改革的不断推进，使得人才流动日益频繁。由此，个人与工作单位之间的关系由原有的超稳定状态逐步向具有一定自由度的方向发展。但同时市场经济在追求效益的前提下，对人才的使用也越来越强调其现实业绩与能力，对记录个人经历与业绩的人事档案的要求也越来越高。这在客观上要求我们人事档案工作者要适应市场经济和改革开放的发展要求，转变观念，将传统的人事档案管理调整到整体性的人才资源开发使用上来。一方面要在人员流动或管理权限变更时必须坚持个人的管理单位与人事档案的管理单位相一致的人档统一管理原则，以保证个人的有关材料能及时收集、整理、归档和利用，确保人事档案材料在数量上和内容上的完整无缺；另一方面，认清维护人事档案的完整、准确是各类组织和每个人的共同责任，要加大宣传力度，加强人事档案管理的对口衔接工作，按照流动人员档案管理法规及时转递档案，做到“档随人走”，同时还应将人事档案管理与人事工作挂钩，建立与人事制度改革相适应的人事档案管理新制度。随着户籍制度改革的不断深入，要积极推进人才引进、“居转户”的办理，解决不能通过打分落户人才的户籍问题，及时办理他们的人事档案的转移工作，以解决所需人才的后顾之忧，使人事档案管理工作在国家政治经济体制改革、机构改革、工资制度改革、人员流动、干部任免、分流转岗等方面发挥最大的作用，以提升人力资源管理效力。

2.严把个人信息审核关，确保档案内容真实、可靠

人事档案材料不是杂乱无章的堆积，也不是任意放进去或随意编选的个人材料。人事档案中的材料必须是经过组织程序，由组织审查认可的个人的真实材料。人事档案的真实性是档案工作严肃性的基本保证，不允许不实和虚假个人信息材料归入人事档案，凡归档的材料必须真实可靠、实事求是、完全符合人员的实际情况。严禁涂改人事档案，严禁在“三龄二历一身份”(即年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份)等方面弄虚作假，必须“档如其人”，应明确涂改伪造人事档案属于违法违纪行为。人事档案管理部门要严审归档材料，杜绝一味追求人事档案的现实效用而热衷于更改个人信息的违规行为的发生；严格实行干部档案任前审核制度，发现档案涂改、材料和信息涉嫌造假的，要立即查核，未核准前一律暂缓考察并停止任职、录用程序；凡已经组织认定的干部出生日期而本人要求更改的，均不予办理。也就是说，人事档案记载的就应当是这个人真实情况的准确反映。个人信息材料的真实性是人事档案最基本的特性，是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提，它直接关系到人事档案的使用价值，关系到组织部门对人才的正确评价和使用，关系到贯彻落实党的干部路线和干部的政治前途。可以说，人事档案的真实性是为组织部门了解、选拔、任用干部和挑选使用人才提供可靠依据的重要保证。因此，要在制度上保证归档材料必须是经由组织严格审查认可并与本人见面的、内容准确、手续完备、符合归档要求的材料，由此确保人事档案内容的真实、可靠。

3.转变观念，改变固有模式，实现人事档案信息化管理

二十一世纪是信息化快速发展的时代，社会的需求和人事档案信息自身的特性使人事档案现代化管理成为必然。各级组织的决策部门在根据本组织发展战略要求进行经营规划、人力资源开发等科学决策时，在人事的安排和调整、生产力的组织分配、各类岗位的人员合理配置时，都要求人事档案管理部门必须迅速、准确、有效地提供所需的个人信息和各类数据，而若继续靠人工摘录、统计、分析各种人事档案数据，既费力又费时，且极易造成漏检、误判等。因此必须转变观念，探索信息化管理新模式，借助计算机建立科研成果、干部管理、技能人才等不同类型的数据库，实现人事档案管理模式由实体型向信息型转变，为组织全面、快速地根据各种人才数据库提供的信息来了解、预测组织内的人力资源供给并进行合理配置提供更有力的保障，避免人才积压和“用非所长”的现象发生。综上所述，在市场经济竞争激烈的今天，我们应准确把握人事工作的发展规律，以快速、有效地提供人力资源信息服务为核心，改革人事档案管理制度。通过对制度的设计，体现人本管理和动态管理的原则，合理规范人员配置，使人才在岗位上的作用获得最大限度的发挥，积极推进组织发展战略和人力资源开发战略的稳步实施，使组织和个人在工作目标实施过程中获得双赢。总而言之，通过改革将人事档案进一步管好、用活，使人事档案这一财富在新的历史时期发挥更大的作用，藉此逐步实现对人才的相对全面、科学的衡量与评估，最终实现人事档案管理工作自身生存与发展的良性循环。

参考文献：

[1]任胜云，杨秀平，周梅.高校实施“人才强校”战略与人事档案管理.山东省青年管理干部学院学报，2009(6)(总第142期)

[2]陈帧.人事档案管理和人力资源开发的关系.建材与装饰——政工•管理，2013年5月

作者：中船重工集团公司第七二六研究所 单位：王海唐