干部人事档案数字化工作分析

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摘要：2018年11月中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》指出：干部人事档案实行“分级负责、集中管理”。如何解决好集中管理后的干部人事档案的管理与利用问题，成为干部人事档案管理的一个重点。如今，干部人事档案数字化是大势所趋。全面推进干部人事档案数字化建设，有利于减少对纸质档案原件的损坏、提高档案管理效率以及科学统计分析档案总体情况。建立数字化档案，必须严格把好载体关、标准关、安全关，力争建成实用性强、功能完善、安全可靠的干部人事档案数字化体系，为新时期党的组织建设、干部人事管理、人才工作提供基础保障。

关键词：干部人事档案；数字化；工作初探

近年来，随着从严治党、从严治吏的不断深化，干部选任中个别档案涂改造假问题暴露出来，影响了组织干部人才工作的开展，损害了党和国家的形象。干部人事档案工作从“幕后”走到“台前”，治理档案涂改造假问题已迫在眉睫，而推进干部人事档案数字化则成为规范管理的重要手段。信息技术的快速发展，为提升干部人事档案管理水平提供了重要支撑。通过计算机软硬件设施的合理配置，建设一套符合部门（地区）工作实际的干部人事档案数字化系统，实现干部人事档案电子化阅档、电子化存储、电子化管理，既可以不断提升干部人事档案工作效率，又能够减少原始档案磨损以及涂改造假问题。本文在分析干部人事档案管理与数字化建设存在的问题及数字化重要性的基础上，探讨了推进干部人事档案数字建设的途径。

一、干部人事档案管理与数字化建设工作中的问题

（一）干部人事档案规范化科学化管理水平不高。在干部人事档案专项审核以及干部提拔任用公示中，暴露出个别干部人事档案中“三龄两历一身份”存在涂改造假等问题，反映出在以往的干部人事档案管理中存在不严格、不规范甚至违规违法的现象，给组织工作带来一定负面影响，亟需通过有效手段来遏制干部人事档案涂改造假的不良现象。

（二）干部人事档案数字化建设进度满足不了工作需要。从全国来看，中央、省、市级干部人事档案管理部门对干部人事档案数字化建设推进较快，基本实现了干部人事档案数字化管理，但在地市级个别部门、县（区）级，干部人事档案数字化建设相对缓慢，个别地区甚至尚未开始数字化建设，数字化建设整体情况还满足不了需要，干部人事档案管理仍沿用“老办法”“旧方式”，干部人事档案涂改造假等风险较大。

（三）干部人事档案数字化标准落实不到位，数字化系统使用便捷性不高。针对干部人事档案数字化建设，国家质检总局、国标委员会于2017年颁布了《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）（以下简称《技术规范》），但在干部人事档案数字化工作中，各地区落实尚不到位，在干部人事档案数字化系统建设、图像处理、数据存储、运行环境等方面还达不到《技术规范》要求。数字化系统建设未能完全结合工作实际，系统使用的便捷性、实用性不够，数据更新不及时，利用率不高，在数字化后仍旧使用原始纸质档案。

二、干部人事档案数字化建设的重要性

（一）是新时代组织工作必然要求。从严治党关键在于从严治吏，从严治吏必须从严管档。要遏止“三假干部”“五假干部”，就必须从档案管理这个源头抓起，创新管理方式和手段，堵住工作漏洞。党的十八大以后，中央先后颁布了一系列干部人事档案管理的法规政策，明确提出要按照国家相关技术标准，创新方法和手段，推进干部人事档案数字化。推进数字化建设已然大势所趋，只有建立一套符合《技术规范》要求的系统，实现数字化阅档、数字化管档、数字化备份存储，提升干部人事档案科学化管理水平，才能更好地服务新时代组织工作。

（二）是推进干部人事档案规范管理的有效手段。通过计算机技术、扫描技术、图像处理技术，将现有的纸质干部人事档案转化为数字化信息，实现干部人事档案数字化阅档、存储、备份，一方面可以避免在使用中接触原始纸质档案，减小抽取、替换、涂改档案材料的可能性，另一方面可以减少对原始纸质档案使用率，避免原始纸质档案的磨损。同时，也可以探索推进干部人事档案数字化副本异地保存，避免在天灾人祸的情况下出现不可挽回的局面。

（三）干部人事档案数字化建设是提升干部人事档案管理水准的重要途径。档案数字化管理与传统管理方式相比较，有着无法比拟的便捷性、先进性，实现干部人事档案数字化后，通过计算机检索，可以迅速精准定位到某卷档案，实现更加便利、快捷、高效的阅档。在符合规定的网络条件下运行干部人事档案数字化系统，查档人员可以实现异地查阅，在技术成熟情况下甚至可以实现档案“跨时空”流动，从而进一步降低干部人事档案管理人员的工作强度，提高工作效率。同时，通过干部人事档案管理系统，可以进行相关干部数据统计、档案情况统计，实现资源整合，避免重复劳动。

三、干部人事档案数字化建设工作策略

（一）严把载体关，开发好干部人事档案数字化系统。干部人事档案是利用频率较高的档案类别之一，在职干部人均年增档案材料在2份以上，离退休干部在1份左右，在职干部每卷档案年均查阅在1.2次左右，离退休干部、死亡干部在0.5次左右，使用频率较高。因此，建立一套能够满足工作需要、上下级衔接好、简单实用的数字化系统十分必要。干部人事档案数字化系统开发中，在人员建库、目录建库等方面严格按照《技术规范》要求实施，并配置以先进的硬件，满足实时存储、实时读取需求，避免出现内存不足、网络卡顿等现象。同时，在干部人事档案管理系统的栏目上要优化设置，充分满足干部人事档案日常管理中检索、统计、增删、授权访问等需要。

（二）严把标准关，落实好干部人事档案数字化规范。要落实好《技术规范》中档案扫描、图像处理、数据验收、数据备份等方面的标准，确保干部人事档案数字化建设达到国家标准。综合考虑到质量、人力、物力等因素，很多地区在档案数字化中采取业务外包的形式进行，既可以省时省力节约成本，也可以保证质量成效。档案数字化是一项系统性、流程性工作，外包后的档案数字化工作中，档案管理人员并不是“甩手掌柜”，而是在全程监督、进度跟进、成果验收等方面下功夫，对外包中的不当行为要及时制止，对影响进度的问题要及时协商解决，对质量问题要及时指明，确保档案数字化工作按期保质完成。

（三）严把安全关，打造好干部人事档案数字化运行环境。安全问题是干部人事档案数字化一个焦点。干部人事档案是国家秘密或工作秘密，也涉及干部的个人隐私，因此，安全问题是干部人事档案管理尤其是干部人事档案数字化建设不可回避的问题。数字化后的干部人事档案是无形的，通过计算机可以查看，通过媒介可以拷贝存储，如何确保干部人事档案数据安全十分重要。要加强外包服务安全管理，提高档案管理人员保密意识，合理确定数字化信息查阅权限，数字化备份信息要按照国家秘密标准保存。干部人事档案系统实行专网运行，要通过综合使用物理隔离、信息加密、数字签名、访问控制、入侵检测等技术，做好访问者身份鉴别，要把非正常登录“拒之门外”。还要保证干部人事档案数字化服务器安全，确保在符合保密要求的环境中运行。干部人事档案是党和国家的重要执政资源，干部人事档案数字化是探索干部人事档案规范化、科学化管理的一个重要手段，也是新时期新形势下党的建设的一项基础性工作，解决好干部人事档案数字化建设中的问题，全面实现干部人事档案数字化，方能使之在服务组织干部人才工作中更加高效规范。

作者：杨兴志 毕建军 单位： 大连金普新区综合事务服务中心