人事管理人事档案数字化的重要性

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摘要：人事档案管理工作是人事管理中不可缺少的一部分，在人事管理工作中具有核心地位。传统的人事档案管理模式下，存在明显的离散化、碎片化缺点，不能适应日益复杂的人事管理工作。新时期，必须加强人事档案数字化建设，为人事管理一系列工作提供便利，提高人事档案利用效率。该文首先重点分析人事档案数字化在人事管理中重要性，然后提出推动人事档案数字化的措施。

关键词：人事档案；数字化；人事管理；重要性

人事档案数字化是新时期人事管理工作开展中必须重视的创新举措，强化人事档案数字化发展，能够促进人事档案收集、整理、保管、统计、传输、调阅、使用等工作实现数字化管理，还能够建立数字化系统，提高人事档案资料共享性，提高人事档案使用率，高效发挥人事档案的作用。

1人事档案数字化在人事管理中的重要性分析

1.1有助于促进人事管理现代化发展

推动人事档案数字化建设，需要依靠互联网信息技术，以网络技术作为重要依托，发挥网络技术自身优势，利用扫描仪等先进的仪器对手工纸质档案扫描建档，能够储存在内存卡等媒介当中，安全长效，不容易发生丢失，查阅起来也十分方便快捷。将人事档案信息传输到电脑中，利用信息化档案平台系统，构建完善的人事档案管理系统，不仅准确存储档案信息，同时还具有数据采集、检索等功能，能够为管理人员提供便利，提升人事档案管理的效率，推动人事管理向着现代化的方向发展。

1.2有利于提升人事管理综合水平

传统的人事档案以纸质档案为主，有时候为了调阅相关信息，需要先找出档案所属类别，之后进行逐个寻找，这种流程不仅影响整体工作效率，对档案信息结果分析精准性也会造成影响，且在档案存储、使用、管理等各方面都存在诸多不便。采用人事档案数字化模式，能够将档案信息转化为电脑自动识别的代码，为档案信息调阅查找提供了诸多便利，管理人员能够快速地找到所用信息，利用关键词搜索，还能够呈现出相关信息内容，在保证精准性的同时兼顾了全面性，有利于更好地发挥人事档案信息的使用效率。通过人事档案信息管理系统，实现了人事申请、信息检索为一体的功能，消除了时空限制，这一创新为人事档案在人事管理工作中的利用范围做了进一步扩展。

1.3能够为人事管理提供更加便捷的信息参考依据

实现人事档案信息化，能够更好地挖掘相关信息，为人事管理工作提供依据。无论是企事业单位，还是其他机构，人才建设都是当前发展的重点，人事管理工作效率提升，对用人单位来说也是创新发展的良好机遇。人事档案管理人员，必须重视如何才能让领导更好地了解员工基本信息，而数字化建设发展中，利用网络平台能够为领导干部提供更好的信息获取渠道，便于对下属个人信息进行更加详细的了解。另外，数字化建设中，能够对人事档案信息按照类别、内容等快速整理，为人事管理工作提供重要参考。

1.4能够有效提升人事档案集约管控质量

在创建数字化人事档案后，可以实现对人事档案资料的集约化、多维立体管理，能够更加明确各层级人事档案管理人员的工作职责，还能够对层级内以及跨层级人事档案管理流程进做一步规划，建立更加统一的人事档案数字化平台，有利于形成一个全员参与、多部门配合的大档案管理格局。此外，在成立数字化人事档案管理系统后，上级部门能够利用档案信息管理系统，对下级部门人事档案管理情况，包括档案归集情况、档案统计情况、库房管理情况等进行在线监控，还能够对各级人事档案进行直接调阅，大大简化了档案借阅的流程，采用信息网络平台界面集中审批方式，对人事档案管理集约化管控水平的提升提供了帮助。

2人事档案数字化管理实施面临的难点

2.1缺少统一的标准

在实现人事档案数字化体系中，还涉及对相关档案资料的分类、编码与扫描，这一系列工作实施过程中必须采用统一标准，才能更好地实现人事档案信息共享，促进人事档案管理效率提升。由于我国人事档案数字化开发相对较晚，尚未建立统一标准，导致企业各部门之间各自为政，对人事档案资源利用与共享造成影响。

2.2对人事档案人员要求更高

在企业人事档案数字化建设中，需要涉及的专业知识较多，包括档案专业知识、计算机专业知识，这就要求企业人事档案管理人员，能够熟悉档案管理业务，同时能够熟练掌握计算机网络知识，能够掌握档案相关的法律法规。档案管理工作对保密性会根据材料类型不同，而存在不同程度的保密要求。

2.3人事档案数字化建设成本偏高

在人事档案数字化建设过程中，由于涉及的档案种类较多，在档案数字化加工中，还涉及大量扫描、分类与编码工作，数据录入包括大量结构化数据、非结构化数据，技术处理过程十分繁琐，当然也需要投入更多的资金，在前期会增加成本。

3人事档案信息化建设发展措施

3.1合理选择人事档案数字化管理载体

简单来说，载体是保证人事档案数字化发展的重要基础，对人事档案数字化发展具有至关重要的影响。在纸质档案向电子档案转化过程中，应该确保两者在载体上的有机结合，保证人事档案数字化管理载体合理化、科学化。具体来说，在载体选择中，第一考虑要素在于能够保证人事档案信息数据不可更改性、安全性，同时还需要考虑载体的使用寿命问题，而并非将重点考虑要素设定为便捷、速度等。

3.2不断提升人事档案数字化管理安全性

在人事档案数字化发展过程中，档案信息的安全性是一个摆在面前的重要挑战，而人事档案管理部门必须加强对安全的重视，实施有效的安全性教育。在市场经济环境下，人事档案管理部门职能也发生了变化，向着多向服务层面转变，管理部门必须能够强化人事档案共享系统建设，保证人事档案信息尽可能公开，保证人事档案信息的共享性。因此，人事档案管理部门必须以法律作为依据，通过档案法、保密法、病毒防治办法等作为工作基础，组织人事档案管理部门人员根据实际情况，制定严格的数字化档案管理制度，重点建设人事档案数字化管理系统安全体系，促进人事档案信息数字化体系逐渐完善。另外，对人事档案数字化管理部门进行安全性教育，将安全性教育作为人事档案管理部门一项重要的长效机制，帮助档案管理人员树立良好的安全保密意识。同时，针对网络病毒问题，人事档案管理部门必须安装正版的杀毒软件，定期对计算机进行杀毒、防毒，提升人事档案信息安全性。值得注意的是，在实施人事档案管理工作中，并非将传统人事档案办法全部抛弃，而是需要将传统人事档案管理办法与数字化档案管理有机的结合起来，一些非保密信息利用数字化模式保存，而一些具有一定保密等级的人事档案资料，则还可以采用传统方式保存。只有这样，才能逐渐实现人事档案信息管理效率提升，且促进效率与安全实现统一发展。

3.3建立更加完善的人力资源激励体制、约束体制

之前很长一段时间内，人事管理过程中，沿用物质激励手段，人力资源激励体制较为单一，有时候很难与员工需求相吻合。新时期，需要对人力资源激励制度加以创新。一方面，根据发展需要建立更加完善的薪酬激励体制，将员工工作业绩与薪酬水平直接挂钩，有效地调动员工的积极性；另一方面，建立与之匹配的绩效考核制度，对不同岗位、不同职能员工，采用不同的考核模式，对员工进行全面考核评价，将考核结果作为奖罚的重要依据。当然，为了更好地激发员工工作热情，需要在内部引入竞争激励体制，采用竞争上岗方式，对内部员工岗位进行优化组合，确保将每一个员工放到最适合的位置中，同时让员工能够感受到竞争压力，树立竞争意识、质量意识、效率意识。

4结语

通过上述分析可知，人事档案管理是人事管理中不可缺少的一部分，在信息化时代背景下，建立数字化人事档案体系，采取更加统一的管理标准，对人事档案管理流程进行规范，形成全生命周期内的闭环管理体系，有利于提升人事档案管理整体效率与质量，对人事管理工作意义重大，是加强人事管理改革的必由之路。具体实施中，必须转变思想，不断提升人事档案管理人员的素质水平，同时注重保护人事档案信息安全性、精准性，维护人事档案工作公信力，为人事管理工作保驾护航。

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作者：胡春玲 单位：吉林农业大学