谈高职院校人事管理信息化建设

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【摘要】信息时代背景下，现代信息技术在各个领域中得到了极为广泛的应用，显著提高了企事业单位的工作效率，加强了各个部门之间的沟通交流，信息资源的潜在价值被挖掘出来，为单位决策的制定提供了可靠依据，促使其战略发展目标得以顺利实现。基于此，高职院校应积极推进人事管理的信息化建设，以便充分发挥信息技术的优势，强化人事管理的实效性，为人力资源优化配置和合理利用给予坚实保障。本文探讨了高职院校人事管理信息化建设的重要意义和有效路径，并对人事管理信息化系统的功能和具体应用加以论述，旨在为相关工作提供参考，进而推动高职院校人事管理工作的稳步高效实施。

【关键词】高职院校;人事管理;信息化建设

一直以来，高职院校对于人事管理工作的重视程度都有所不足，投入力度较小，不注重先进技术手段的应用，管理人员管理理念及管理手段有待完善，导致人事管理工作效果不甚理想，广大教职工的工作积极性不高，对高职院校的归属感薄弱，优秀人才经常发生流失，给高职院校的运营和发展带来了一些不利影响。为了打破这一现状，高职院校应该明确认识到人事管理信息化建设的必要性和紧迫性，构建功能完善的人事管理信息化系统，深入挖掘教职工需求和潜力，对其实施精细化管理，为他们提供合适的薪资待遇，创造有利于教职工职业发展的平台，帮助他们实现自己的人生价值。这样高职院校才能成为广大教职工的温馨港湾，教职工将会积极投身于教学、科研、后勤服务等岗位工作中，致力于为高职院校的发展贡献最大的智慧和力量，高职院校的核心竞争力将会更为强劲。

一、高职院校人事管理信息化建设的重要意义

(一)可以为领导决策提供依据。通过开展人事管理信息化建设，利用人事管理信息化系统实施数据信息的采集、整理和分析，能够让教职工的个人资料清晰呈现出来，给高职院校领导的决策制定提供了真实完整的信息支持。学校领导可以根据数据分析结果为教职工安排工作，提高他们与岗位的契合程度，使之能够在岗位工作中发光发热，在对教职工实施奖惩时也将有据可循，调动了广大教职工的主观能动性，有利于促进高职院校的高效运转。

(二)有利于提高工作效率。以往高职院校的人事管理工作是比较繁琐的，涉及到大量的重复性工作，工作效率较低，已然无法满足新时期高职院校发展的实际需求。加强人事管理信息化建设，只需要在系统中输入关键字词就可以迅速查找到对应信息，而且网上办事流程清晰、快捷，为教职工提供了巨大便利。人事管理信息化系统的构建打破了高职院校各个部门之间的信息壁垒，使得数据信息可以在部门之间快速传递，有助于学校内部各项工作的高效开展。

(三)有利于实现人事管理变革。人事管理信息化建设体现了一种先进的管理理念，将高职院校各类资源进行整合，将冗余机构进行简化，只需要配置少量员工就可以完成人事、师资、劳资等工作。在此情况下高职院校人事管理工作将得以保质保量开展，还能取得最优效果，给新时期高职院校人事管理工作指明了新的方向，有利于推进人事管理的现代化、信息化、规范化开展。

二、高职院校人事管理信息化建设的路径

(一)更新人事管理理念。要想保证高职院校能够更好地适应新时展要求，必须要将人事管理改革作为切入点，更新人事管理理念，将信息化建设提上日程。高职院校领导要充分意识到人事管理信息化建设是一项至关重要的工作，与学校发展休戚相关，遵循以人为本的思想，尊重教职工想法和需求，竭力满足他们的物质和精神所需，与教职工保持良好关系，认真听取他们的意见和建议，赢得他们对高职院校改革的大力支持，高职院校的改革步伐将会走得更加稳健。与此同时，学校领导还要加大资金、资源、技术投入力度，用于构建人事管理信息化系统，将人事管理信息化建设的实施价值普及给相关管理人员，确保他们能够灵活操作系统，实施人事管理工作，高职院校人事管理工作效率和质量将会迈上一个新台阶。

(二)建立人事管理信息化制度。为了推进高职院校人事管理信息化建设的稳步有序实施，应建立完善的人事管理信息化制度，指导相关工作，增强管理人员对信息化的认识，以规章制度为准绳，严格规范自己的操作，形成良好的工作习惯，提升高职院校人事管理信息化水平。高职院校要加强对人事管理信息化系统建设、使用、维护等制度体系的建设，每个环节的工作要点和目标都要表述清晰，将每个人员的职责予以详细划分，促使所有部门及人员形成合力，并且将他们的工作表现与薪酬直接挂钩，督促其将人事管理信息化工作贯彻落实。那么数据信息的完整性、时效性、安全性就会得到保证，信息资源的利用率相对更高，高职院校人事管理工作将会取得卓越成效。

(三)与高职院校运营相结合。实际上，高职院校人事管理是一项动态的、持续性的工作，在开展信息化建设的过程中理应与高职院校办学特色及运营情况有机结合到一起，打造符合其发展规律的人事管理信息化系统，以便展现出该系统对于高职院校人事管理工作的服务功能，切实提高人事管理工作效果。这就要求高职院校重点做好以下几点工作:一是建立数据库，将教职员工的人事信息录入到数据库中，还要实时更新数据库，保证数据库中信息的准确性。二是人事管理信息化系统要面向高职院校所有部门开放，既要将部门上传的信息进行核实，又要保证教职工可以随时随地访问系统，获得个性化服务。三是将数据库和系统中的数据进行备份，建立安全防御机制，为系统运行创造安全环境，为不同用户设置不同权限，以维护数据信息的安全性，防止重要信息的遗失。

(四)加强管理人才培养。将人事管理信息化建设工作交给专业素质能力较强的人才负责，可以显著提高管理效力，发挥人事管理工作应有作用，为高职院校发展注入源源不断的活力。所以当务之急是要加强对管理人才的培养，一方面，要选拔优秀人才实施人事管理工作，他们应具备良好的信息素养和管理素养，这样才能充分胜任人事管理信息化建设;另一方面，定期组织培训、学习和讲座等多元化活动，将人事管理信息化建设的相关知识技能传授给管理人员，丰富他们的知识储备，促进知识内化，以便灵活处理实际工作中出现的各类问题，确保人事管理信息化建设的执行到位。另外，高职院校还应经常性组织管理人员的内部交流，让他们共同探讨、分析、解决问题，激发管理人员的创新意识，人事管理信息化建设就会得到有效践行。

三、人事管理信息化系统的功能及应用

(一)系统功能。人事管理信息化系统是一个功能比较强大的系统平台，是由薪资模块、考勤模块、福利管理模块、人力资源管理模块等共同组成的，每个模块对应特定功能，可以实现对高职院校人力资源的精细化、科学化管理。1．薪资模块。主要用于计算高职院校教职工的薪资，需要综合考勤信息，将罚款和税款进行扣除，即可自动生成教职工应该发放的薪资。该模块与高职院校财务管理系统的整合具有一定的必要性，可以让高职院校的财务状况更加明晰，可谓是薪资管理的一大突破。2．考勤模块。高职院校所有教职工的考勤信息都会存储在该模块中，根据他们的上下班时间统计出勤情况，进而得出教职工是否有迟到、早退、旷工等恶劣行为，按照预先设定的标准进行计算，灵活性强，计算结果精准，给教职工薪资管理提供了完整的信息。3．师资模块。根据各教学部门某些岗位对职称、职业技能等方面的需求快速找到匹配程度高的教职工;根据教职工的职称信息，对职称多年未变动的教职工，及时了解分析个人情况，帮助理顺个人职业生涯发展规划，并提出针对性的建议;根据学院的发展定位、专业设置以及课程安排，及时安排负责已取消课程或已取消专业教学工作的教职工外出进修或培训来提高相关教职工的专业技能，以实现完美转型。4．人力资源管理模块。该模块涉及到高职院校教职工的招聘、安置、评估、补偿和发展，也就是说，从教职工进入到高职院校就职以后就要为他们建立专属的信息化档案，将他们的信息详细记录下来，以便于高职院校领导安排和调控教职工的职位，给他们安排培训活动，设置合适的薪资福利，增加高职院校人才储备，之于高职院校发展起到了关键性的作用。

(二)系统应用。1．网络招聘。网上招聘已成为高职院校招聘人才的重要渠道，人事管理信息化系统在其中发挥着不可小觑的作用，可以将应聘者的信息进行深入分析，判断与岗位工作的匹配度，通知符合条件的应聘者面试时间和面试地点，大大简化了招聘流程，提高了招聘的有效性。2．培训模块。培训模块也被称作为学习管理系统，可以对高职院校教职工培训情况进行跟踪和反馈，概述了培训课程、书籍、CD、网络学习或材料可用于开发哪些技能，有针对性地对教职工进行培训，激发其内在潜能，在培训过后还会安排考核，以检验培训效果，并存储每个教职工的绩效，通过分析模块进行访问。3．员工自助服务模板。教职工将个人学历、职称、技能证书等方面的信息更新录入系统，将相关证书原件提交系统管理员审核后，系统管理员确认其更新，可以减少系统管理员的工作量。教职工登录系统可以查询个人的出勤记录、教学工作量、工资福利待遇，对于信息存在疑义时可以直接与管理人员进行交流，得到他们提供的专属服务。4．分析模块。高职院校人事部门将人力资源指标与其他业务数据结合起来，以确定教职工人数趋势和异常情况，以便更好地预测教职工流失率对未来高职院校运营产生的影响，分析人才流失原因，并采取相应的对策来防止人才流失。

四、结语

总而言之，高职院校人事管理信息化建设是一项需要长期开展的工作，将会对高职院校的发展产生积极效应，学校领导应该积极更新人事管理理念，制定完善的规章制度，打造先进的人事管理信息化系统，加强管理人才的培育，致力于给人事管理信息化建设提供方方面面的保障，以彰显人事管理信息化的优势，增强人事管理工作效果，为高职院校的蓬勃健康发展保驾护航。

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作者：易普金 单位：广西经贸职业技术学院高级经济师