高等院校人事档案面临问题及对策

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新时代的到来，使我国高等院校的发展如火如荼，教学和研究工作也在世界上不断地崭露头角。例如，随着我国教育事业的快速发展，高等院校执教人员和工作人员的数量日益增加，给高校的人事档案管理工作带来了很大的压力，使其面临着很多新的问题亟待解决。这首先体现在作为展现高等院校管理水平的人事档案管理工作与我国高等院校的实际发展不相适应。并且由于受到重视程度不够、资金不足等诸多因素的影响，很多高等院校的人事档案管理工作仍处于基础设施薄弱、管理模式传统化、人才队伍不足等亟须提升的阶段。因此，要加强对高校人事档案管理工作的学习、培训和研究，为新时代高校的人事档案管理工作提供改革的方向，为高等院校的长远发展提供保障。

一、高等院校人事档案管理面临的问题

1.管理模式有待创新。目前，我国高等院校的人事档案管理模式较为传统化，仍以简单机械的方式为主，主要是以档案管理人员人工方式查档、翻档、摘录和分析，这既费时又费力，还极易出现差错。学校的人事档案归入学校管理之后，由于受到诸多因素的限制，一般不对外开放，服务单一。人事档案只向本单位领导和相关人员提供查阅等相关服务，这虽然有利于档案的保密和保护，但也会导致档案的利用率低下。在传统的管理模式下，一是会导致档案查阅效率不高。如，当查阅档案的时候，需要经过相关领导的层层审批，或者向管理人员出示查阅信息，程序比较繁琐，等候时间长，导致管理效率不高。二是会导致档案流转速度较为缓慢。如人事档案在流转过程中没有及时地补充和更新，对高校人员的未来发展会产生一定的影响。

2.管理标准不够统一。我国部分高等院校在人事档案管理工作中，没有制定统一管理标准，也没有具体的规章制度可以遵循，致使人事档案管理人员在档案管理过程中缺乏统一的管理标准，更多地依据自身的经验或习惯进行人事档案管理，使得人事档案管理工作显得较为杂乱。当高等院校教职工需要查询档案信息时，无法在短时间内进行准确搜集定位，在很大程度上降低了高等院校人事档案的整体管理水平。

3.档案利用率需要提高。目前，人事档案的利用率偏低，一般用于工资调整、职务变动、政审、财产继承及为个人提供基本情况等材料证明，在利用上是较为简单和低级的。有些单位为了留住人才，对人事档案进行某些限制和扣留，致使部分人事档案被弃档或重新建档。这不仅不利于人才的合理流动和社会人力资源的合理分配及使用，而且更是极大地降低了人事档案的利用率。从长远来看，这种被动的人力资源管理模式，不适应当今高等院校的发展需要，而且给人事档案的管理工作带来了极大的不便。

4.无头档案有所增多。随着高等院校人事制度改革和人才竞争加剧，无头档案和空头档案有所增多。这种现象的发生最主要是由于一些高校为了限制和留住人才，扣留其人事档案不放；某些高等院校为了吸引高端人才，对其人事档案并不作要求，导致弃档现象时有发生。久而久之，无头档案和空头档案形成，非常不利于高等院校高端人才的管理和人事档案的建立。

5.基础设施稍显薄弱。由于很多高等院校拨付资金有限，再加上院校领导对人事档案管理工作没有足够的重视，导致人事档案管理工作长期投入不够。很多高等院校的人事档案管理室面积不符合要求，档案柜、计算机等硬件设施相对落后，人事档案防水、防潮、防火、防虫等措施也有待加强，这些都使高等院校人事档案工作难以跟上当前网络信息化发展的步伐。由于很多高等院校的人事档案管理工作模式仍处于传统化水平，高校虽然在老师的培训教育上十分到位，但对于档案管理人员的培训还不到位，使得学校内部缺少档案管理素养高能力强且信息技术优秀的综合性人才，更无法促使学校档案管理信息化建设。

6.人才队伍存在不足。当前，我国很多高等院校人事档案管理人员存在不足，专业技术人员严重缺乏。随着新时代的到来，高等院校的人事档案电子信息化迫在眉睫，这不仅需要人事档案从业人员具有较高的职业素养，而且要具备较高的专业技能。由于很多高等院校的人事档案管理工作模式仍处于传统化水平，院校对人事档案管理人员提供的相关学习和培训有限，导致精通人事档案管理业务和网络信息技术的复合型人才少之又少，无法促进高等院校人事档案的管理工作和人事档案的电子信息化建设。

二、高等院校人事档案管理的对策与途径

1.重视改变管理理念。高等院校的人事档案是十分重要的，我国高校人员的流动需要以人事档案为基础，因而它也是高校管理工作的重要基础，作为人才学习成长的重要地方，所有的表现都会体现在档案当中。这就要求高等院校的管理人员要高度重视人事档案工作，做好管理工作，进而促使学校管理的正常开展，并为高校深化管理体制改革提供一定的依据。另外，由于时代的发展和社会的进步，人才流动变得更为频繁，这就要求高等院校的管理者要改变自身管理模式，注重人事档案管理工作，保障档案应用到位，注重人才全面发展，高质量服务师生，变控制型管理为服务型管理。这更利于人才的管理和高校未来的发展。

2.加快构建管理体系。随着电子技术的快速发展，人事档案逐渐向电子信息化发展，这需要高等院校的管理者在加大人事档案电子信息化的同时，加快构建人事档案的管理体系。充分发挥人事档案在人才交流、宣传、把关、使用等方面的重要作用，提高人事档案的利用率，保障人事档案的安全性。另外，构建完善的管理体系，使人事档案工作规范化、合理化运行，档案能够做到有迹可循，提高工作质量与效率，并极大提升高等院校人事管理工作的总体水平。

3.不断完善管理手段。要深化人事档案重在服务、重在人的发展、以人为本的理念，就要不断完善人事档案的管理手段，充实教职人员和工作人员的档案材料。如对高校的教师队伍人员，注重教师的科研成果与教学成绩、业绩，档案管理人员能够及时将其记录在人事档案中，为教师的晋升发展提供充足依据，有利于教师的发展。对行政管理人员，重视其工作表现与工作成绩，将其所有工作表现及时记录在册，总结及年度工作报告及时汇总在人事档案，为以后工作提供科学依据。此外，还要加强人事档案的信息化建设进程，便于高校人员流动，促使高校与工作人员的良好发展。

4.加强电子信息化管理。人事档案的电子信息化是未来人事档案发展的趋势。使用扫描仪、计算机等先进的设备，将人事档案信息储存到专门的人事管理系统中，不仅可以有效地避免档案的损坏、遗失，而且有利于人事档案长久保存。人事档案的电子信息化可以使人事档案的查询、交流和使用变得更为方便和快捷，从事人事档案管理的人员也可以从重复、繁琐的传统工作中解脱出来，把更多的精力用到人事档案的创新工作中去。

5.提高管理人员素质。由于高等院校人事档案管理工作的特殊性，要求其从业人员要有过硬的职业素养，较高的专业技能，这样才能贯彻党的方针、路线和各项政策，严格遵守相关规定，满足人事档案保密性、安全性的基本要求。建立人事档案从业人员岗前培训和持证上岗制度，并不断提升个人水平，以适应人事档案电子信息化的要求，使其成为具有专门人事档案业务知识、法律知识，以及计算机应用技术和网络信息知识的复合型人才，使人事档案管理工作更科学、更智能、更有效。

三、结语

在高等院校人事档案管理过程中，要认识到其中存在的各种问题，采取有效的措施加以应对，比如重视改变管理观念，加强现代化、电子信息化建设，发挥电子信息化应用的优势，并且不断完善管理手段，确保人事档案的全面性、真实性，为高等院校未来的发展提供强有力的支撑。

作者：王芳 单位：河南工业贸易职业学院