医院人事档案管理数字化信息应用

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摘要：人事档案管理是医院管理工作的重点内容，是对过往人事变动情况的有效记录，同时为当前和未来工作提供可靠依据，促进医院发展水平的提升。传统工作方式已经难以适应当前工作要求，必须对加强数字化信息管理力度，真正体现人事档案的价值。除了要明确数字化信息之于人事档案管理的意义外，还要对其中存在的问题进行分析，以便制定有效的人事档案管理策略，满足实践工作要求。

关键词：数字化信息；医院；人事档案管理；应用

在我国医疗体制改革进程当中，医院建设规模和数量不断扩增，为人们提供了良好的看病就医环境，有利于促进我国医疗事业的繁荣发展。做好医院的人事档案管理工作，能够对当前人力资源进行优化配置与高效利用，促进医院整体管理水平的提升。尤其是医院发展必然以人才作为基本保障，应该加强对人事档案管理的重视，促进工作效率与质量的提升。数字化信息在人事档案管理中的有效应用，可以构建管理工作新模式，增强管理手段的科学性与先进化，为资源共享与利用提供了可靠保障。在市场竞争不断加剧的趋势下，医院只有做好数字信息化建设，才能增强自身的核心竞争力，为医院的长远发展打下基础。因此，应该从医院发展现状出发，根据数字化信息的基本特点制定针对性管理工作方案，实现对实践工作的有效指导。

一、数字化信息在医院人事档案管理中的应用重要性

在人事档案管理中应用数字化信息，为电子化档案的创建奠定了基础，相较于传统的纸质档案，在空间占用上较小，能够节省空间。通过网络空间可以实现对电子档案的有效存储，大大提升了档案管理的工作效率，减轻工作人员的压力和负担。随着计算机存储量的上升和数据交换速度的提升，可以满足档案的使用需求。借助于网络还可以加快人事档案资源的共享，满足各个部门与科室的工作需求。电子档案在归档、存储和整理、调用中都具有明显的优势，通过计算机就可以接收所需信息，大大增进了不同部门的交流沟通，体现人事档案在医院管理工作中的价值。通过采取有效的保密技术和安全防护措施，也能够使人事档案的保密性得到增强，避免人为操作失误引起的信息泄露和丢失等问题。在医院的考核工作当中，可以通过快速调阅人事档案对不同人员进行评估，保障流程的公开性和公平性，防止暗箱操作等问题，为考核者提供极大的便利。

二、医院人事档案管理中存在的问题

1.管理方式单一管理方式单一化是传统管理手段的主要弊端，导致在档案资源收集、整理、分析和调用中存在较大的局限性，无法为医院人事管理提供可靠的保障。在医院改革进程当中，未能对当前制度体系进行优化和完善，传统制度与规范难以符合当前信息化建设需求，其执行效果不佳。未能对人事档案进行分类分级处理，导致在查询和使用中十分不便，档案错拿和缺失等问题逐渐增多。对于数字化信息的重视程度较低，未能意识到在实践工作中的重要性，资源配置存在诸多不合理之处，导致医院的经营成本上升。因此，应该以数字化建设为契机，提升人事档案管理手段的多元性与丰富性。

2.信息更新缓慢人工管理的方式在传统工作中较为常用，这就会对工作效率产生严重影响，档案资源信息的价值未能得到有效体现。尤其是随着人事部门工作业务和内容的增多，在档案管理中涉及的信息量也呈现出海量化的特征。进入到大数据时代以来，给档案管理工作带来了较大的挑战，传统管理方式在信息收集、整理和保存等方面都存在滞后性弊端，导致信息更新缓慢。决策工作需要以最新的人事档案信息为依据，因此会导致决策科学性和可行性受到影响。

3.人员素养不高医院人事档案管理工作人员的专业能力较低，是限制数字化信息有效应用的主要因素。在部分工作岗位中存在一人多职的现象，认识档案管理的专业性不足，无法认识到当前信息化建设的必要性，导致管理工作实效性不足。未能根据当前工作需求进行专业培训，其专业知识与技能较为落后，在工作中固守传统工作理念和方法。对于档案安全性的重视程度较低，未能采用先进技术做好系统安全防护工作，网络病毒和黑客等对档案安全性和保密性造成威胁。人事档案管理工作队伍的活力不足，缺乏高素质人才。

三、数字化信息在医院人事档案管理中的应用策略

1.建立电子信息平台电子信息平台的建设，是开展人事档案信息化与数字化管理的基础与前提，因此应该加强建设力度，满足医院的未来发展需求。在该平台下，能够实现对多种类型的人事档案资料的统一化管理，对文字信息、图片信息和数字数据等进行整合，通过数字化信息的形式进行分级分类管理。这不仅有利于资源的优化配置，而且满足了信息的共享需求，有助于增进各个部门之间的合作交流，防止出现信息孤岛效应。在电子信息平台的建设当中，应该以技术平台、业务平台、数据交换平台、集成平台和应用平台的构建作为核心内容，增进各个子平台的有效衔接，为人事档案信息数据的收集、整合、存储、分析与调用等提供便捷条件。首先，应该保障电子信息平台的标准化特点，使其能够在统一标准下实现各项功能，增强使用效果。其次，应该保障电子信息平台的复用性和扩展性特点，能够为今后业务扩展等工作提供可靠保障，防止资源浪费的现象发生。加快纸质档案向电子档案的转化，解决传统管理模式下的种种弊端，增强先进技术的应用价值。为了能够增强电子信息平台的功能，还要对不同科室和部门的工作特点进行深入分析，拓展系统功能，满足工作人员的个性化需求。

2.加强档案风险管控人事档案会关系到医院的整个人力资源管理工作成效，也会对医院的未来发展产生直接影响，因此应该对档案风险实施有效管控，从而增强人事档案的保密性和安全性，防止信息丢失或者破坏等问题的产生。在管理工作中应用数字化信息时，虽然可以给工作人员带来较大的便捷，但是由于网络具有开放性的特征，因此其面临的风险也在不断升高。尤其是黑客攻击和网络病毒等因素的存在，也导致人事档案安全性受到威胁，只有不断提升防护意识与防护力度，才能避免意外问题的产生。应该促进管理人员责任意识的增强，防止对档案进行篡改，通过法制化建设对工作人员行为进行约束与规范。在科学技术水平不断提升的趋势下，网络病毒和黑客攻击等也更具隐蔽性特点，给系统防护工作带来了较大的挑战。应该通过防火墙和杀毒软件的应用，实现对上述问题的有效预防，保障内部网络的安全性。同时，人事档案管理权限的设置，也是增强档案安全性的有效措施，可以通过人脸识别、指纹或者密码等进行加密处理。应用特定格式对数据信息进行处理，促进信息录入便捷性和准确性的提升，防止信息丢失或者破坏等问题的出现，为信息化与数字化建设提供保障。对档案修改程序进行有效规范，尤其是在纸质化档案的录入中，应该保障信息的真实性。

3.规范管理操作流程应该明确医院资源规划要求，实现对数字化信息技术的有效利用，完善人事档案管理系统的同时，对管理工作操作流程加以规范，防止出现混乱状况。分类管理各类人事档案信息，保障信息的真实性、精确性和全面性。在安排不同管理岗位任务时，应该明确工作人员的基本能力，包括信息化素养、查阅能力和打字速度等等，确保人才价值得到充分发挥。对档案管理查找页面进行针对性设计，使搜索字更加符合医院的实际工作特点，加快人事档案信息的查阅速度。数字化档案相较于纸质档案而言占用空间较小，为档案的存储与管理带来了便捷。随着医院建设规模的扩增和业务的增多，人事变动也会更加频繁，因此应该建立完善的数据库系统，并根据工作要求进行实时更新。对数据库进行定期检查，防止信息遗漏等问题的存在，以便对其进行补录处理，避免档案完整性受到影响。增进与其他部门的信息共享，增强信息整合能力，加快档案信息的更新。对当前操作规范进行细化处理，包括了数字字典、用户管理、数据备份、系统日志等，在档案信息的查阅中应该使用工作账号。在对单位信息栏数据进行修改时，应该经过上级批准，避免出现擅自修改的现象。对数字字典内容进行查核，以满足信息查找的工作要求，加快人事档案的利用效率。在档案的浏览、修改和下载等操作中，也应该设置相应的数据化权限。

4.提升管理人员素养人事档案管理工作人员的专业素养，也会对信息化建设工作产生直接影响，决定着管理工作的效率。部分管理人员的专业性不足，往往是由其他部门人员兼任档案管理工作，导致管理工作质量受到影响。为此，应该针对当前人事档案管理工作的特点与现状，制定针对性专业培训计划，使其专业知识和技能得到更新，了解数字化信息在实践工作中的应用方法，加快数字化建设进程。在业务学习活动当中，应该确立小组组长，增强其技术能力和责任意识，通过相互监督的方式开展工作，防止人为失误导致档案信息安全受到威胁。根据档案分类、录入、补录和校对等工作内容的不同，采取差异化培训方式，以增强实际培训效果。在培训中应该加强对信息化素养培训的重视，系统化学习网络信息技术、大数据技术和计算机技术等等，增强管理工作人员的操作水平，适应新时期档案管理工作特点。接受新的工作理念，增强管理人员的技术应用意识，防止信息化与数字化建设流于形式化。建立完善的招聘机制，引进先进人才，补充档案管理工作队伍，增加队伍工作活力。在招聘中对人才的技术应用能力、业务能力和沟通协调能力等进行考察，保障工作队伍结构的合理性，根据其自身特点为其分派岗位任务，使其在实现个人价值的同时，为医院创造良好的效益。

5.完善管理制度体系传统管理制度呈现出一定的局限性，难以适应信息化建设的工作要求，难以对日常工作形成有效约束，因此必须加快制度改革步伐，增强各项工作的规范性，确保其有章可循。应该根据当前法律法规和政策要求构建医院档案管理制度框架，同时结合医院的发展现状和未来战略规划，对制度进行细化处理，尤其是精细化管理理念的引入，有利于增强制度的执行效果，加快制度规范的落实。建立完善的责任机制，明确人事档案管理中各个岗位责任，将责任落实到个人，防止责任相互推诿引起的混乱，避免档案信息受到影响。对用户权限管理制度进行优化，防止越权管理等问题的发生。建立完善的奖惩机制，对于工作中表现优异的员工进行物质和精神奖励，为其他工作人员做出良好的榜样，提升其工作积极性和主动性；对于工作态度懈怠导致企业遭受损失的行为进行处罚，增强其责任意识，认识到自身岗位工作的重要意义。对当前薪酬福利制度进行优化，改善管理人员的待遇，使其能够在工作中增强归属感与凝聚力，为人才的吸引与留住提供制度保障。在购置硬件设备时也应该采用制度加以规范，防止资金浪费等问题的产生，尤其是在档案管理软件、程控交换机和长距离数据收发器等设备采购中需要较多的资金。建立设备维护与检修制度，保障其良好的使用功能，为人事档案管理日常工作的实施提供可靠保障，防止对工作进程造成影响。

6.完善指标评价体系在医院人事档案管理中应用数字化信息，是提升工作效率、体现档案价值的关键途径，为工作人员带来了极大的便捷性。但是，也会由于多种因素的影响，导致档案可靠性和安全性受到威胁。因此，应该指标评价体系的构建作为基础，实现对人事档案管理工作的有效评价，及时发现其中的存在的问题，消除数字化建设和信息化建设中的弊端，提高人事档案管理工作水平。应该促进电子信息档案安全评价指标体系的快速构建，以应对安全管理的动态化特点，实现对安全问题的有效预防与处理。要加强对电子信息系统威胁的快速、有效识别，明确其风险等级和影响程度，由技术人员对其进行识别和评价，促进评价指标体系的构建，实现对安全风险的定性与定量分析。建立风险评估模型，实现对风险参数的输入，准确预测在人事档案管理中可能面临的威胁及系统的安全情况。

四、结语

在医院人事档案管理中应用数字化信息，可以有效节省空间和时间，同时加快档案资源的共享与利用，增强档案的保密性。在传统管理工作当中，由于管理方式的单一化和信息更新存在滞后性等问题，导致人事档案的完整性和可靠性受到影响，不利于医院各项工作的实施。为此，应该通过建立电子信息平台、加强档案风险管控、规范管理操作流程、提升管理人员素养、完善管理制度体系和完善指标评价体系等途径，增强数字化信息的实际应用效果，提升医院人力资源管理水平，为医院的长远发展创造良好的内部环境。

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作者：周洁 吕东阳 单位：山东省滕州市中心人民医院