应用型本科院校人事档案管理问题及对策

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摘要：人事档案管理是人力资源管理过程中十分重要的工作，其中涉及到了教师与学生人事管理等工作，而为了能够进一步优化这一项工作，本文对新经济形势下应用型本科院校人事档案管理中存在的问题及对策进行了具体的探讨。

关键词：新经济形势；应用型本科；人事档案；问题及对策

在社会不断发展过程中，我国一大批专科院校也升格为了本科院校，并且在长时间发展中也取得了一定的发展，现如今基本上也接受了教育部本科教学工作水平评估。在这一过程中，应用型本科院校受到的关注度也在不断提升，由于学校过分重视硬件建设，如实验设备购置、办学条件优化等等，促使学校办学质量也得到了提升。可是在社会不断发展过程中，我国也步入到了一个全新的经济形势下，应用型本科院校管理工作在这一过程中也需要与时俱进，提高对人力资源信息管理方面的重视程度，及时改革传统人力资源管理模式，重视人事档案管理工作，借助于全新的手段来提高人事档案管理工作效率，强化基础工作的同时做好信息收集与管理，这样才能有效为应用型本科院校人力资源建设战略提供强有力的信息支持，同时有效满足新经济形势发展诉求，让学校得到更为良好的发展与进步。

一、新形势下应用型本科院校人事档案管理中存在的问题

在社会经济形势不断发展与变化的环境下，我国各个高校对于人才队伍建设工作重视程度也在不断提升，都在积极引进各个学科带头人，人事档案管理工作受到的重视也有所提升，再加上网络信息技术的发展，人事档案管理手段也发生了变化。可是，就应用型本科院校人事档案管理工作现状来看，效果并不如人意，在人事档案管理过程中还存在着以下问题：

1.人事档案管理工作认识不足就应用型本科院校人事档案管理现状来看，部分院校对于人事档案管理工作认识不足，没有将人事档案管理与学校人力资源建设有效结合在一起，也没有将人事档案管理与学科建设、薪酬分配、人才队伍建设等工作有效结合在一起，整个管理工作十分被动。另外，学校人事档案管理工作也无法有效为院校以及领导人才队伍建设、工资福利待遇决策、干部选拔与培养等工作提供相应的信息支撑。

2.人事档案管理混乱分析应用型本科院校人事档案管理工作现状来看，人事档案管理工作混乱也是问题之一，各个应用型本科院校人事档案管理部门因为学校不同也存在差异，各学校按照自身实际情况有些会安排人事处管理人事档案，也有些学校会安排组织部门进行人事档案管理，还有些会直接将人事档案存储在档案馆，人事与组织部门共同管理。这些管理情况都表现出了对于人事档案管理工作重要性认识不足，再加上各个部门之间的配合也存在问题，沟通渠道不够通畅，很容易会在管理期间出现漏洞，最终引发人事档案内容不准确、不完善等情况。除此之外，在经济发展新形势下，人才流动性也有了明显的提升，离岗、人员转行、出国留学、辞职经商等现象层出不穷，部分档案成为了死档，这也进一步加大了人事档案管理工作难度。

3.人事档案内容特殊性不足在新经济形势下应用型本科院校人事档案管理内容特殊性不足，大多是按照中共中央组织部门提出的人事档案管理要求来装入的十大类材料，内容上大多是千篇一律，并不存在什么区别，缺少能够有效体现出职工思想、特长、学识、成果以及能力的内容材料。在研究方向、科研领域以及科研成果等方面的内容材料也十分稀少。年度考核填写鉴定意见方面的内容也是大同小异、毫无新意，评价与鉴定话语也大多是空话，缺少实质性内容，这种情况下人事档案管理应用价值自然也就不足。

4.人事档案管理信息化建设不足在新经济形势下应用型本科院校人事档案管理工作，还存在着人事档案开放利用程度低下、管理手段滞后于新时展需求这一问题。应用型本科院校在进行人事档案管理的时候，依然还是有以传统手工操作为主的现象，有些学校在对人事档案进行整理的时候甚至还是使用打孔的方式进行，这不仅破坏了档案的完整性，也不利于档案材料的增添以及档案利用与保密等需求，整个人事档案管理效率十分低下。总之，应用型本科院校人事档案管理信息化建设不足，在档案利用、信息统计等方面也存在着一些问题，无法有效借助于数据分析来充分凸显出人事档案的应用价值。

5.人事档案管理队伍有待优化在新经济形势下应用型本科院校人事档案管理工作期间还存在着人事档案管理队伍有待优化这一问题。一方面，院校人事档案管理队伍人员年龄、学历、性别、知识结构并不合理，整个管理队伍稳定性不足、管理工作也不够规范。再加上人事档案管理工作人员待遇低下、工作积极性有待提升，也直接制约了人事档案管理工作的发展，需要及时进行优化与改进，借助于现代化管理手段来进行优化。另一方面，在人事制度改革不断推进的环境下，院校人事档案管理结构也开始变得越发的复杂，人事档案管理人员身份不再单一，这也进一步加大了人事档案管理工作难度。

二、新形势下应用型本科院校人事档案管理对策

上述分析中我们了解到新经济形势下应用型本科院校人事档案管理中存在的问题，而要想有效解决上述问题，笔者认为可以从以下几点着手：

1.提高人事档案管理重视程度在新经济形势之下，应用型本科院校一定要意识到无论是经济或者是国家发展都离不开人才，国家中长期发展规划纲要之中也有明确指出人才是我国经济社会发展第一资源。为此，应用型本科院校一定要意识到人力资源管理工作的重要性，真正提高对人事档案管理工作的重视，将其作为应用型本科院校发展重要规划，同时加大对这一方面的投入，以此来为人事档案管理工作现代化发展提供强有力的保障。在这一过程中，应用型本科院校领导、人力资源管理部门人员都应该要正确认识人事档案管理工作价值，并且做好宣传与推广工作，真正做到全员参与人事档案管理，借此来有效提升人事档案管理工作质量。一方面，需要不断夯实人事档案规范管理基础工作，毕竟不论何事要想做好基础才是关键，所以应用型本科院校在人事档案管理过程中，一定要将相关人员个人档案及时归档整理，保证人事档案资料完整性。另一方面，还可以设置专职的人事档案管理干事专人专用。《人事档案管理办法》之中有规定，保管1000份以上的档案单位，需要至少配备1名专职档案管理人员，所以应用型本科院校人事档案管理工作实施过程中，一定要做好这一项工作，安排专门的人员进行负责，这样才能真正确保人事档案管理工作顺利推行下去。

2.加强人事档案管理制度建设在上述分析中我们了解到，新经济形势下应用型本科院校人事档案管理工作还是十分混乱，而之所以会如此也是因为人事档案管理制度有待完善，亦或是部分院校虽然有制定出相应的规章制度体系，却没有将其严格执行下去，没有做到及时对人事档案信息进行归档与整理，最终制约了人事档案管理。针对这一问题，应用型本科院校在进行人事档案管理工作的时候，一定要结合实际情况加强人事档案管理制度，以此来保障人事档案管理工作的顺利开展。在制定完善期间，院校需要做好以下工作：形成规范化的档案规格，以此来为档案整理与装订提供规范标准；对人事档案分类编号进行统一，可以按照姓名拼音、职工所在部门、姓名四角号码来进行排序，以此来为之后档案利用与查询提供便利，减少不必要的工作量；不断优化人事档案管理内容，在这一过程中可以加强对职工能力、特长、成果等内容材料的收集与整理，及时把握职工学识、思想、水平以及实际能力。总之，院校在发展期间需要尽快制定出能够满足新经济时代背景下诉求的人事档案管理制度体系，从学校事业发展、队伍建设等多方面来进行综合考虑，在保障人事档案管理制度规范、合理的基础上，体现出先进性、时代性以及人文关怀精神，同时还需要关注学校职工利益，这样才能真正形成科学且规范化的人事档案管理制度体系。另外，按照相关《收集制度》来对人事档案收集范围以及要求进行明确，同时还可以对《人事档案查借阅制度》《人事档案材料转递制度》《人事档案材料收集整理鉴别制度》《人事档案保管员职责及其奖惩制度》等多方面进行完善，并且确保制度的有效落实，这样才能有效优化人事档案管理工作。

3.人事档案管理方式创新在新经济形势背景之下，应用型本科院校人事档案管理工作质量要想得以发展，还需要意识到信息化时展实际，明白一切管理工作都应数字化。传统模式下的人事档案管理方式明显与新经济形势下的时展诉求不同，传统档案管理方式不仅效率低下，还会对档案保密性与完整性造成影响，而且在信息查询的时候效率也十分低下，无法有效为院校领导人员提供强有力的决策支持。为此，应用型本科院校人事档案管理工作质量要想得以提升，一定要积极引进现代化信息管理技术，从之前的档案实体管理逐渐转化成为信息化管理，这样才能更好地满足新经济形势诉求。例如，院校在人事档案管理工作中可以借助于BLOG、RSS、WIKI、AJAX等技术来优化人事档案管理系统，主动借助于档案数字化、档案信息管理平台来提高人事档案管理工作效率，同时借助于网络信息技术来构建出信息管理利用与交互平台，这样才能借助于信息化管理手段来优化人事档案管理工作质量。除此之外，加强数字化档案建设，积极推进“互联网+人事档案管理”建设，组织人力、物力来将传统档案材料及时整理成为相应的数据信息材料，以此来有效提升人事档案存储指令，保障档案信息真实、完整性。高校主管部门还需要制定出统一的人事档案资料信息库建设标准，以此来有效保障各本科院校人事档案信息平台兼容以及无障碍调转。

4.丰富与更新人事档案内容新经济形势下应用型本科院校人事档案管理质量要想得到保障，还需要对人事档案内容进行丰富与更新。首先，及时更新材料。在这一过程中，应用型本科院校可以积极实施档案统一管理的基础之上，构建出档案材料送交制度，也可以让各个系、部明确一个兼职档案员，让其专门负责收集、送交本部门的各类人事档案材料，借此来让人事档案材料能够及时且主动地被送交归档，还需要善于捕捉人事档案材料形成信息，摸索出相应的人事档案材料形成规律，做好跟踪以及收集工作。例如，对于教职工职称的评审、干部的任免、学历的变化等工作一定要提高重视，及时做好收集与整理。其次，对于人事档案材料信息还需要做好查缺补漏等工作，对于缺少的人事档案材料信息要逐一进行登记，而且还需要从不同角度、层次以及途径来收集人事档案材料，真正做好审查、鉴别人事档案材料等工作，同时做好分类工作，而对于人事档案信息失真等情况也需要认真进行审查，按照国家相关部门政策以及原始记录作为凭证来进行审查，以此来最大程度保障人事档案的完整与真实性。再次，还需要在人事档案管理过程中，尽可能做到删繁就简，缩小静态材料，对于人事档案之中经常出现的材料，最好是在已经确定之后就应不更改或者是适当减少其出现的频率，这样就能避免材料重复填写等情况，减少不必要的人力资源浪费。最后，还需要及时补充人事档案新内容，增加一些动态性的材料。例如，在人才流动频繁的情况下，需要对人事档案业绩、信用等内容进行更新，还有婚姻状态、考核、业绩、鉴定等情况也需要进行优化与完善。

5.优化人事档案管理队伍新经济形势下应用型本科院校人事档案管理质量要想得到保障，除了上述几点之外，还需要及时优化人事档案管理队伍，毕竟要想真正做好这一项工作，人事档案管理工作人员自身素质起着关键性的作用。首先，人事档案管理人员在新经济形势下要具备良好的思想政治素质以及专业素养，在工作过程中树立起终身学习意识，不断丰富、提升自己，这样才能有助于人事档案管理工作质量得以提升。其次，人事档案管理工作人员还需要具有较高的党性原则、政策水平以及坚定的政治方向，在管理过程中不断学习与落实《保密法》《档案法》，同时主动制定与优化人事档案管理保密制度，不断提高自身法治观念以及保密意识，从而有效保障人事档案信息安全。最后，人事档案管理工作人员还需要在工作期间不断提高自身业务水平，做好档案方面的培训与自学，这样才能熟练掌握人事档案管理工作每一环节与要求，真正有效提升人事档案管理工作质量。

三、结语

综上所述，在新经济形势之下，现代信息技术应用范围也在不断扩大，高校人事档案管理工作身处全新的环境下受到的关注度也在不断提升，应用型本科院校若能强化人事档案管理工作，结合新形势下管理中存在的问题来做好现代化建设以及人事档案管理，就能有效发挥出人事档案管理工作的价值，为领导决策提供强有力的信息支撑，从而有效促进应用型本科院校健康、长远发展。

参考文献：

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[2]段明华.应用型本科院校教学档案管理中的问题及对策[J].华章，2011

[3]王泽静.浅谈应用型本科院校学籍档案管理存在的问题及对策[J].才智，2011

[4]谢朝芳.应用型本科院校人力资源管理专业教学过程中存在的问题及对策[J].教育，2017

[5]陈钧浩，孙艳波.人事档案管理的问题与对策[J].兰台内外，2012

作者：肖宁生 单位：安徽池州学院