高校人事档案单套制管理挑战及机遇

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摘要：大数据时代下，以双套制的管理模式造成档案管理工作人员负荷重，效率不高，对人力、物力资源造成严重的浪费，而且工作效率低下，不利于保障电子档案真实性与完整性。随着国家进一步对单套制管理模式中法律地位的确定、信息安全技术水平的成熟，档案工作者素质进一步提高，在高校人事档案中推广单套制管理模式提上日程中来。单套制作为新的管理模式，必将面对新的挑战，本文从当前高校双套制管理模式现状、存在问题、单套制管理优点、面对的挑战与机遇，提出高校人事档案采取单套制的一些对策。

关键词：高校人事档案；双套制；单套制

大数据时代，信息化已成为各行各类迫切的需要，电子政务涵盖了政府、银行、企业、学校等各个行业，国内对电子档案归档管理中，主要有单套制和双套制两种管模式，但由于单套制在法律、技术上的不成熟，国内对电子档案的管理，采用双套制为主要的管理模式。早在2002年，国家在《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）对“双套制”规定上：“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。”然而，随着时展，双套制式的管理模式在电子档案归档管理中弊端越来越明显，“双套制”归档模式造成的资源浪费问题尤为突出，而且管理效率低下。随着国家电子文件归档制度法律进一步完善，技术日益成熟，单套制的管理模式再次提上日程上来。高校人事档案是高校档案的重要组成部分，为提高校人事档案管理水平，节省人力、物力方面资源，提高归档管理效率，在高校人事档案中推广单套制管理模式提上日程上来。

一、高校人事档案管理的现状

1.管理不够规范化当前，高校人事电子档案采用的是双套制归档管理模式，并且确立制定一系列的归档管理制。但随着国内高校人事改革的深入，高校人员流动加快，人员引进，人员流出比较频繁。在人事流动频率加快，做好以“三龄二历一身份”为核心的十类内容的归档管理，以保证人事档案的准确性、完整性、真实性。然而，由于部分教职工档案意识比较淡薄，人事档案管理不够规范化，表现在高校人事档案管理中经常存在不“有人无档，有档无人”现象。究其原因，在双套制的管理模式下，高校在人员流动中，新引进人员原单位不放人，其电子档案新单位无权调动，以致引进人员到岗后，其电子档案却没能调入新单位，造成“有人无档”现象；同时，部分离职的人员，人事管理信息滞后，没来得及通知离职人员的档案调离，造成“有档无人”现象。

2.归档管理的繁琐，效率低采取双套制的归档制度，人事档案管理人员不仅要利用电子档案信息管理系统对电子档案操作处理技术来对电子文件的进行存储管理，而且还需要对与之相配套的纸质档案进行收集、分类、整理、编研、归档，这不仅增加了管理人员的工作负荷，而且导致档案管理效率低下，在利用时还需要反复查阅调档。增加档案管理工作都者的工作量。比如每年一次的职称评定材料，申报教职工需要人事档案管理为其提供近几年来职工年度工作考核登记表（专业技术总结），以及上一级别的职称申报材料，而职称参评人员亦需要调取相关申请参评职称的教职工档案资料几份，这就要求在职称评定内短短的二三个月内，人事档案管理工作者要为参评的教职工以审评人员提供大量的人事档案资料。双套制管理模式中，还需要对纸质手工操作的纸质档案提供调档，致使人事档案管理工作者工作量大，劳动强度大，密集性高，工作效率相应低下。

3.管理人员负荷重中组部1991年颁布的条例规定每1000份人事档案配备1名专职档案管理人员。随着时代的发展，这匹配标准在大数据时代下，信息化服务、现代化管理中已不再适用。以广西民族大学人事档案为例，到2018年5月，事业编在职教工约2104人，离退休教职工约1100，死亡教工约300人，三者合计约3500人，而专职人事档案管理人员仅1人，满编状态亟待解决。

二、单套制归档管理的优点

1.节省管理成本大数时代中，高校人事档案来源持续不间断的，但并非所有的人事资料都具有保存价值，很多电子档案并不具备充分的保存价值。在双套制归档管理方式中，不论有没有保存价值的电子资料，都需要作为电子档案的纸质档案的方式配套归档保存，这仅造成纸质资源的浪费，而且对纸质档案需要进行人工分类整理归档，不仅占用场地保存空间，而且造成占用大量人力资源，造成场地空间与人力资源的浪费。单套制的管理模式下，不仅有利于节省纸质资源，而且节省人工分类整理归档的人力资源与档案储存空间的场地资源，降低档案的管理成本与管理费用。

2.提高管理效率双套制下的人事档案管理方式，需要对与配套的电子档案以纸质档案进行收集、分类、整理、编研、归档等六个环节，造成人力资源的消耗与管理效率的低下。在单套制管理模式下，人事档案归档管理工作是同步进行的，消除了纸质档案的管理，在电子归档案中，所消耗的人力资源与时间、空间只是极小的一部，管理方式流程的简化，提高人事档案的管理效率。此外，在单套式的档案管理模式下，在人事档案利用中，可以实现远程方式检索利用，不仅迅速便捷，而且提高了人事档案的利用效率。

3.确保档案的完整性和真实性人事档案单套制的管理模式下，一些人事电子档案是以视频、音像、ppt、图文等方式进行存储管理，单轨制强调电子文件运行的状态中的管理，保持元数据的真实性，从而确保人事档案的原始性，避免了双套制中纸质档案保存中可能造成信息的不对称、表达意思的不完整性。同时，单套制管理模式下，避免了双套制管理模式下人事档案利用过程中造成对纸质档案的损伤或是对纸质档案利用过程因信息资源丢失而造成的损害。

三、高校档案单套制管理面临的挑战

1.法律地位不够明确双套制是目前国内电子档案主要管理模式。虽然最高人民法院已明确电子档案在法律中具有凭证作用，但当前国内现行的《档案法》（2016年修正版）并没有明确电子档案的法律效力是否与纸质档案同等的法律效力地位，这导致高校电子人事档案在归档管理中，由于人事档案的重要性与敏感性，使电子人事档案单套制难以在高校得到认可与推广，法律地位严重制约单套制在高校人事档案管理中的推广与应用。

2.信息安全问题人事档案信息涉及的是个人私立隐，保护教职工的隐私是人事档案管理的重要内容。虽然电子签名已普及，但现阶段中，网络黑客盗取用户信息时有发生，档案信息可被原样复制不留痕迹，数据易被篡改，以及存储的不稳定性等，使得档案信息的安全仍受到一定的威胁。高校信息管理系统的稳定性与安全性是确保人事档案信息的安全首要前提，要在高校档案中推广人事档案单套制管理模式，确保档案信息管理系统的安全，特别是不能转化为纸质的电子档案的信息安全。

3.人才断档危机单套制管理模式下，要求档案管理员具有较高信息操作处理技术来对电子文件的进行存储管理，同时还要有较高的信息安全防护技术，确保电子档案信息安全。然而，高校人事档案管理工作者，年龄一般都比较大，相当一部分是半路出家和尚，缺乏专业管理技术，缺乏专业的档案教育背景，知识结构层次较低下，部分人事档案管理人员还是人事部职工兼任，电子档案归档操作处理能力差。另一方面，档案工作待遇低，工作负荷重，管理人员不安于现状，多数人中途调离或转行，导致人事档案管理缺乏连续性，人才断档现象严重。

四、高校人事档案单套管理的机遇

在大数据时代下，电子档案业务数量不断增多，以双套制的管理模式效率相对低下，业务需求推动电子档案归档管理需要创新与发展。1.法律凭证的进一步明确近几年来，电子档案法律凭证进一步得到明确，如2016年颁布《关于办理刑事案件收集提取和审查判断电子数据若干问题的规定》，进入到操作性层级。2018年，最高院《最高人民法院关于互联网法院审理案件若干问题的规定》，提到对于若干技术的应用结果的承认，包括电子签名、时间戳和区块链技术。尤其是去年底的《最高人民法院关于修改〈关于民事诉讼证据的若干规定〉的决定》，2019年5月1日开始执行，档案界也进行宣传和解读，新增第九十四条的第四点，“承认以档案管理方式保管的电子数据，可以认定其真实性。”2019年1月出台的《党政机关电子公文处理工作办法》“为电子公文的全程管理做出了制度性规范要求”。同年4月，国务院出台《关于在线政务服务的若干规定》，同样对全程数字化和电子化归档提出要求：“政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交”指出“电子签名与手写签名、盖章是同等的，电子印章与实物印章是同等的，电子证照与纸质证照是同等的，电子档案与纸质档案是同等的。”的法律效力。这两个文件，有力支持单套制的管理模式，推动电子档单套制管理模式的高校档案管理中的应用。2020年6月，《中华人民共和国档案法》（2020年6月20日修订通过，2021年1月1日起施行）第三十七条指出，“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”这为高校采取单套制管理模式扫清最后的障碍。以单套制归档管理模式，从归档快捷、方便、高效率，不仅降低管理成本，而且有利于确保元数据的原始性、真实性。高校电子人事档案业务数量不断增加，单套制管理模式必将在高校中得到推广与应用，是大数据时展的必然要求。2.信息安全技术的成熟与完善采取单套制的管理模式，要实现电子档案信息的安全，必须在管理中实现二个方面的要求：一是技术应用（如数字签名、时间戳、区块链等技术），各种技术各自有体系和优势，各单位可以结合自己的实际情况加以选择和应用。另一大路径是管理方法，主要包括权限控制、审计跟踪和档案界提出的全程著录。全程著录是指从文件形成开始到生命周期结束，对重要操作的过程和结果进行记录。电子文件的真实性不是做到和原始文件完全一致，但是可以通过过程的控制回溯整个过程、保证过程的合规性，最终保证结果的真实性。无论是技术的措施还是管理的措施，都需要综合应用，从而形成“事前规范、事中记录、事后审计”的管理链条，是当前电子文件真实性维护路径的认识，从而确保人事电子档案归档管理信息的安全、完整与真实。随着国内5G时代的到来，信息技术越来越成熟与安全，在智慧生活中，一部手机就可以实现个人档案信息的查阅，电子档案归档管理采用单套制的管理模式是时展的必然选择。

五、推动电子档案单套制管理模式的建议

确确实实的推进高校人事档案管理采取单套制的管理模式，需要做到如下几点。

1.高校领导层的支持高校领导高层要了解人事档案管理采取单套制管理模式的必要性，并清晰地认识到其重要性，把单套制管理模式当作人事档案归档管理的一个重要工作方向，在政策、技术、资金、人才上加大投入与政策扶持，指导档案部门制定适合于本校单套制管理的一系列规章制度，把人事档案单套制的管理平台纳入本校信息管理系统平台中，借助平台对人事单套管理管理模式进一步完善，如确定推行单套制统一的技术标准，确保人事档案电子文件规范有序地归集到于信息系统平台，避免发生人事信息系统管理平台无法与本校信息系统管理平台的对接问题，确保人事档案的电子文件能够符合国家电子档案形成和管理规范要求。

2.加快人事档案的数据库建设对高校实现电子人事档案归档采取单套制的管理模式，就需要对原有的纸质人事档案转换为数字电子档案，纸质内容如果不实现数字化电子档案，那么高校不可能实现对全校人事档案信息的检索、分类、统计。为此，在不涉及国家机密与个人私隐的情况下，对纸质档案处理转化为数字化电子档案，加速高校人事档案数据库的建设。比如对于离退休或即将离退休的教职工，加快其人事档案转化为数字化的电子档案，有利于其今后在养老、社会保险时需要人事部门对其年龄、工龄等相关资料核对时的快捷与准确，有利于保障离退休职工的利益。

3.加强档案队伍建设大数据时代下，单套制归档管理，需要建设一支具有专业知识高水平的人事档案管理工作队伍。这是因为单套制归档管理中，不仅仅只是需要在电子档案信息系统下对电子档案信息操作处理能力，还需要对档案信息系统中实施动态的载体维护管理，包括对电子载体的迁移、格式的标准化、系统维护、保持原始环境、元数据封装、输出硬拷贝备份，以及对数字环境进行日常监测等等。因此，首先人事档案管理工作者需要自身不断地学习，提高个人业务能力与业务素质。其次针对当前人事档案管理人员基本都是半路出家的现象，加强对人事档案管理人员的档案专业知识培训，提高其专业知识能力；加强对人事档案管理工作人员的计算机水平能力与信息技术管理的培训，使其具有现代化信息操作能力与管理能力；再次提高档案管理工作者的职业道德，确保其在岗位的工作中尽心尽责，为高校的可持续稳定发展应尽自己的职责。大数据时代下，高校人事档案采取单套制管理是未来电子档案归档管理的发展趋势，是解决现行电子档案双套制档案管理模式中的弊端的有效措施，并随着国家政策的完善与技术的成熟，高校人事档案单套制管理模式具有一定的现实性和可行性。推行人事档案单套制档案管理，有利于节省人力、物力，提高人事档案管理的工作效率，有利于发挥人事档案的价值。把单套制管理模式应用于人事档案处于初步应用阶段，在实践管理中，需要不断的探索、改进与完善，逐步积累管理经验，全方位的推进单套制在人事档案管理中的应用。

参考文献：

[1]郭红霞.高校档案单套制管理研究[J].兰台内外，2020

[2]赵雪芹，娄雪.电子文件“单套制”归档探析[J].兰台世界，2019

[3]陈海平.高校实施电子文件“单套制”归档与电子档案“单套制”管理可行性研究[J].浙江档案，2017

作者：李穗宁 单位：广西民族大学相思湖学院办公室