单位转型人事档案管理水平提升策略

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【摘要】本文以所在单位为例，分析事业单位转型升格前存在人事档案材料不齐、管理人员的专业能力欠缺、管理模式单一及人事档案开发利用价值不高等人事档案管理问题，阐述人事档案搬迁时要注意解决管理人员的管理责任、材料清点整理装箱运输及重新布局放置等问题，提出单位转型升格后人事档案管理水平提升的建议关键在于抓好“硬件”和“软件”建设。

【关键词】管理水平提升；人事档案；转型升格

无论是机关、事业单位，还是企业单位，人事档案管理工作均是其各项行政管理工作中的重要环节，是保障单位内部各项工作良好运行的重要基础，甚至关系到整个单位的长远稳定发展。当单位遇到升格转型时，人事档案管理工作是单位改革转型推进面临的重要问题。2019年3月，原玉林市卫生学校整体搬迁至广西医科大学玉林校区；2020年10月，中共广西壮族自治区委员会机构编制委员会下发文件，明确玉林市卫生学校划归广西医科大学管理，调整设置为广西医科大学附设玉林卫生学校，由副处级单位升格为正处级单位，由地市级政府管理升格为自治区级政府管理。因此，玉林市卫生学校面临单位转型升格，其单位内部的法人、机构岗位设置、干部任免、工资分配等各项行政管理工作随之发生变化，这些工作均需要人事档案作为依托，因此，人事档案管理水平的提升是玉林市卫生学校转型升格必将面临的挑战，是玉林市卫生学校转型升格面临的重要课题。

一、单位转型升格前的人事档案管理状况

原玉林市卫生学校是“国家二级档案馆”的资质，虽然具有较完善的档案管理制度及设施，但在人事档案管理方面仍存在以下问题：

（一）历史问题导致个别职工的人事档案材料不齐全。例如有某职工八十年代从外单位调入本单位，因当年没有及时办理档案转移手续，导致调入前的人事档案缺失，即使是追根溯源，也很难找回久远的档案材料，由于档案的缺失，给个人及单位造成一定的负面影响。

（二）人事档案管理人员的档案专业知识及档案管理能力有待提升。现有人员多是“半路出家”，由其他如医学专业或其他教学岗位调整到人事部门从事人事档案管理工作，主要是通过自学获取相关的专业知识，没有经过专业的人事档案知识培训，缺少相应的系统理论知识，从而制约了档案管理水平。另外，现有人员同时担任学校教学或班主任等工作，“身兼多职”而缺少精力专心投入到人事档案管理工作中，必然会影响人事档案管理工作的效能。

（三）人事档案管理中数字化档案管理模式亟待提升。虽然对职工的身份证、学历学位证及职称证等重要证书扫描并建立了电子档案资料包，但对于大部分的档案材料主要还是采取最传统的方式收集归档，数字化档案管理模式比较落后，未能充分应用一些网络信息化与智能现代化的先进科学技术手段，这样的管理模式很难适应单位转型升格发展的需要。

（四）人事档案开发利用价值不高。学校的人事档案存在“轻利用、重保密”的相对封闭的管理现象，目前对档案的利用基本是局限于职工查阅个人基本信息简历职称等，范围十分有限，档案的利用价值偏低，档案的功能弱化，这样导致人事档案管理利用价值很难适应今后单位转型升格发展的需要。

二、单位转型期间面临的人事档案搬迁问题

玉林市卫生学校转型升格为广西医科大学附设玉林卫生学校，学校从旧址搬迁到二十公里以外的新址，人事档案材料是重要的搬迁项目，主要面临以下问题：

（一）档案材料搬迁的管理责任问题。人事档案材料的搬迁是一项繁琐而且责任重大的系统工程，学校领导要高度重视，人事科是档案材料搬迁管理的第一责任部门，人事科长务必履行第一责任人的职责，首要的档案搬迁工作重点就是要保证档案材料安全，务必周密做好搬迁计划，严密做好每个环节的搬迁行动措施，避免在搬迁中出现差错，避免给人事档案带来安全隐患，务必保证完成人事档案的顺利搬迁任务。

（二）档案材料下架清点整理装箱问题。从档案室旧址的档案柜下架开始，必须对人事档案进行逐一核对清点，标上流水号，按照清点顺序进行装箱，每箱都注明箱号信息，核对无误后进行牢固封箱，做好箱子数量的统计、登记，并安排人员紧密关注盯守。

（三）档案材料搬迁运输问题。档案搬迁要考虑天气的因素，尽量选择天气干燥、温度湿度适宜的时间；选择有资质的搬家公司，其人员较多、各种运输设备齐全及安保设施完善等条件能确保搬迁质量及安全；做好搬迁运输过程的应急预案，避免突发事件的发生；同时，要安排本单位人员随车跟进，保证运输过程万无一失。

（四）档案材料重新布局放置上架问题。人事档案材料运输至新的档案馆场所后，根据事先对人事档案密集柜进行的布局，按照事先准备好的人事档案分类编目，对档案材料进行整理上架摆放。除此之外，还应当充分考虑到单位转型升格后新增职工数量及新增人事档案，预留出相应的位置满足相应的档案承载量。

三、单位转型升格后人事档案管理水平提升的策略

（一）抓好人事档案管理的“硬件”建设。1.基建设施设备建设。原玉林市卫生学校转型升格后，档案室搬迁移至新址，面积由原来的约100平方米扩大到约400平方米，档案室的基建设施设备建设要注意以下几个方面：一是要满足档案室库房建筑及技术参数要求，天花板及地面板应密实坚实，档案密集柜的数量及容量要满足使用，门窗要防火防盗，有完善的消防设施等。二是要满足采光和通风要求，采用自然光照明时应注意避免太阳光的直射，消除紫外线对档案材料的危害；采用人工照明时应采用防爆灯，防止用电时间过长而发生失火现象；档案室通风可以采用自然风也可采用空调进行通风。三是要满足适宜的温度和湿度要求，做好外围防护结构的保温、隔热措施；广西玉林每年均出现梅雨季节，可采用抽湿机除湿，同时要注意定期检修保养。四是要满足其他“硬件”建设要求，如防雷接地要求、用电要求、室内清洁度要求等。总之要为人事档案提供良好安全的存放查阅环境。2.档案信息化基础设施建设。主要体现在电子文件管理系统和数字档案馆的建设和运行。由于单位的转型升格，人事档案管理的功能将会提升，因此需要建设更大容量的信息资源数据库，加强开发用户的访问服务管理系统，配置更高速的交换机、路由器、光端设备及更高性能的服务器、存储设备、安全设备以及其他支撑设备等。同时，添购专用电脑、扫描仪、投影仪、传真机等硬件设备，为提高人事档案数字信息化管理水平提供硬件保障，促进人事档案管理工作的顺利开展，提升人事档案管理效能。

（二）抓好人事档案管理的“软件”建设。1.加快与广西医科大学接轨管理，促进人事档案管理融合交汇。玉林市卫生学校转型升格并入广西医科大学玉林校区，由国家级重点中专升格为本科院校，其人事档案管理工作事关今后的校区的可持续发展，应主动与广西医科大学校本部人事档案管理部门紧密联系，并委派专人去本部培训学习实践，深入了解广西医科大学校本部人事档案管理理念、管理制度及实施办法等，加快与广西医科大学接轨，促进人事档案管理的深入融合。2.加强领导，强化档案管理人员的政治素养。领导对工作的重视程度直接影响人事档案管理工作效率。由于人事档案管理工作的特殊性，对管理人员要求有较高的政治素养，因此需要对工作人员定期组织培训，学习有关的党与国家的政策，提高其政治责任心和政治敏感性，杜绝泄密，保障人事档案管理安全。3.学习培训，提升档案管理人员职业素养。广西医科大学是我区优秀高校，尤其是在开展学习和科研方面，因此玉林卫生学校在单位转型升格后，人事档案管理者应该注重在高校的优势环境中不断提高个人的职业素养，树立终身学习的观念，积极主动与新的上级主管部门衔接，参与多种形式的培训教育，努力提升自身管理档案的专业理论知识，注重与广西医科大学档案馆的沟通交流，掌握档案管理工作的方法与技巧，从而在浓厚的高校学术氛围中不断促进个人职业素养的提升。4.改革创新，促进人事档案管理信息化。单位转型升格后，人事档案的信息化“硬件”设施设备在一定程度上得到优化，应在玉林市卫生学校原来的管理模式基础上强化改革创新，加强人事档案管理的数字信息化建设，努力提升人事档案管理的效率和质量，推动与广西医科大学各单位之间的交流与合作，提升人事档案管理数字信息化水平。5.重视服务，提升人事档案管理利用价值。人事档案在人才选拔、岗位变动、职称评审等人事管理工作中具有较高的利用价值。单位转型升格后，需要更加重视人事档案的服务职能，把人事档案管理从单一的管理工作向服务性工作转变，更应注重通过人事档案信息去分析关注教师的职业成长与职业规划，有助于学校师资管理各项工作的有序、高效开展，从而实现人事档案利用价值最大化。

四、结语

总之，单位转型升格后，要想提升人事档案管理水平，应深入剖析升格存在的问题，通过抓好“硬件”和“软件”两大方面建设，人事档案管理水平一定会得到提升，有利于促进整个单位的长远稳定发展。

【参考文献】

[1]安晓荣.事业单位人事档案的利用价值及其实现[J].兰台内外,2020,(7):72-73.

[2]陈媛华.高校人事档案管理数字化实现的价值逻辑条件与机制[J].乐山师范学院学报,2020,(7):82-86.

[3]杨金明.事业单位人事档案管理信息化建设现状及提升策略[J].人事管理,2020,(1):150-152.

作者：彭辉 单位：广西医科大学附设玉林卫生学校