谈干部人事档案数字化管理及建设

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摘要：随着时代的快速发展，信息化的建设已经渗透进了我们的社会工作及生活当中，当前干部人事档案方面的管理大多还处在人工操作方面，与我国的信息化建设进程缓慢，再加上人工操作的过程中很容易出现较多的漏洞，对干部人事档案的私密性及严肃性都会造成影响。过去传统的干部人事档案由于其封闭式的管理方式已经限制信息化步伐太久，而在对档案数据收集的过程中也可能会造成缺乏针对性的问题，对档案的价值发挥有着较大的影响。基于以上种种，人事档案管理数字化应当提上日程，并成为未来管理的主要方式。

关键词：干部人事档案；数字化管理；数据收集

在新时代的智能发展中，档案建设也是其中的重要一项，最关键的一步就是将原本通过人工管理的档案进行数字化的管理及建设。这是因为我国的档案发展与国家对人才进行管理和治理有着重要的参考作用[1]。为了避免一些管理方面的漏洞，减少缺乏针对性管理的情况，应当改变传统人工操作的方式，通过数字化管理的方式，在保障干部人事档案准确性的基础上，让政府及人事部门可以通过档案信息进行科学管理及研究，并就我国的国情和需求来对干部的发展进行规划，让干部为我国各项事业的建设提供重要力量。

一、将干部人事档案进行数字化建设的概念及必要性

（一）干部人事档案数字化建设概念干部人事档案数字化建设的概念就是通过信息化的管理方式，让干部的人事档案管理工作模式进行改变及优化，以此来提高管理的质量和效率，并在此基础上帮助干部人事档案能够更加快速并准确地提供有效信息，最终达到对档案管理模式的改革及创新目的[2]。干部人事档案还可以通过数字化的方式构建更加安全、高级别质量的档案信息库，以此来完成对档案材料的收集、整理、统计、保管以及查阅等各类日常工作的数字化方式管理。通过该方式将干部人事档案从纸质的结构变成数字型的结构。除此之外，档案查借阅还可以从过去的线下审批转换成线上审批，管理手段也从过去传统的档案管理展开全新的升级，并将其改为当前更加现代化管理的形式。

（二）干部人事档案数字化建设的必要性将干部人事档案进行数字化管理，可以利用计算机的优势来替代过去传统人工干部人事档案信息的科学采集、材料在收集归档、接受和转递、日常查询等烦琐的工作，不但可以有效提高工作进展的效率，也避免了因为人工而造成的各类错误[3]。再加上过去一味地对纸质档案进行查阅，对于纸质也会产生损害，当人事档案实现数字化管理之后，通过计算机就可以对其进行查阅，避免了在翻阅纸质档案上浪费的大量时间，在翻阅效率以及查阅的精准度上，也能够有效提高干部考察及干部选拔等工作。将干部人事的档案进行数字化的管理，并再一次建立相对应的信息库，可以更加有效地将档案信息进行更深层次的分析、利用以及挖掘，通过持续的改进和创新来实现其效能，在此基础上将人事档案服务干部工作的信息库作用发挥到极致，真正把人事档案工作从过去的简单管理服务优化为研究开发服务。

二、当前干部人事档案数字化管理现状

很多地方虽然已经开启了数字化管理模式，但是在应用及管理上却不太尽如人意。这可能与干部人事档案多年来都主要依靠手工操作的方式有关，再加上其因为保密性的特殊性质限制，数字化管理的起步又相对太迟、设备也不够先进，利用起来不是很顺手，逐步就形成了数字化管理技术较为落后的局面[4]。其在管理时大致分为以下几个问题：1.起步较迟。早在十几年前国家就已经下达了将干部人事档案进行数字化管理的考核任务，随着时间的推移，很多发达地区目前已经实现了数字化管理，但更多的地方基本上都还处于起步阶段；2.设备较差。由于干部人事数字化管理需要使用高速扫描仪、交换机以及服务器等硬件的设备，而地方的设备配备一直没有得到完善，所以在人事档案管理数字化的过程中，信息系统软件没有进行统一的使用，造成了纸质的档案和数字化的档案没有很好地进行同步实现，也导致了部分地区的数字档案管理开发滞后；3.利用率较低。有些地方虽然开启了数字化管理，但是在实际的使用过程中，系统只能对相对应的标题进行搜索，对于内容中含有的相关信息无法进行检索，也就无法通过系统进行查档，只能按照过去的老办法到阅档室去翻阅纸质的档案；4.从事干部人事档案管理工作的人员不够专业。在现代化数字管理中对于信息管理系统的应用和推广必须建立在系统可以熟练操作的基础上，所以相关的管理人员必须在该方面具备足够的知识以及掌握先进技术的能力，除此之外，对于电脑的操作能力也有着较高要求。而当前在大多数的存储干部人事档案单位中，很少有擅长以上描述的综合人才，也就导致了数字化管理结果不太理想的情况。

三、如何高效率建设数字化档案信息管理系统

（一）加强对数字化管理的重视程度利用数字化管理的方式可以将人事干部的信息进行永久性的管理和保存，不但可以降低过去传统纸质档案产生的大量人力、物力的投入支出，还可以借助高科技的力量来达到档案高效管理的目的。所以，加强对干部人事档案数字化管理的重视及引导，适当增强其宣传力度，能够帮助档案管理单位对数字化建设引起高度的重视，并以此来提高其对档案数字化管理的专业能力。

（二）优化各体系建设的规章制度优化各体系建设的规章制度，是当前干部人事档案工作管理的基础标准。只有将具备全面性以及科学性的合理干部档案数字管理规章制度进行统一的制定，再结合人事档案工作的特殊性及和数字化管理系统需要的内容进行充分完善，最后将该工作在实施过程中的实际经验进行融合，制定出规范的流程说明。通过各类的措施和举动，对管理流程进行优化的管理，稳定维护工作的秩序，保证工作可以按照规定及要求有序地开展，持续性的将干部人事的档案数字化管理推向更加成熟、智能的工作模式中。

（三）有效提升硬件基础设施的建设将硬件设施的基础打好，就代表着数字档案的安全有了良好的保障[5]。有些单位的基础设施配备不高，所以除了经济条件方面的因素外，更多的是因为其对人事档案管理的工作不够重视，没有相关的意识，也完全没有干部人事档案一旦出现损毁，将会产生不可逆严重后果的观念。正因如此，为了保障数字化档案的安全性，不但要加强对于人事档案数字化管理的规范性，还要在档案管理的相关部门内安装相对应的硬件基础设施。

（四）优化档案管理风控在数字化系统管理中，档案管理的相关单位应当建立起专门的网络信息安全保护队伍，保障其数字化系统能够在完全安全的环境中展开运行。一是强调“三员分离”。“三员分离”分别指的是系统管理、安全保密以及安全审计等三个岗位的安全管理员。其中系统管理员的主要工作是对用户进行信息的建立以及删除；安全保密岗位主要工作是对各个权限进行有效分配；而安全审计主要是查看相关的日志并对其进行日常的管理[6]。二是保障档案信息安全。应当按照实际管理中需要的各类材料来选取与其相匹配的各种软件，以此来提高建立数据库时的有效性及真实性。在选择软件时，首先应当将安全性、规范性摆在首位，通过标准化的软件来将网络安全进行进一步的强化，在此基础上选择相对保障能力较高的软件系统。以上理论必须建立在数据的录入、传输、存储以及访问都经过国产化管控的前提下。这是因为国产的数据库、操作系统、扫描仪、打印机甚至是服务器存储等，不但可以完成兼容及认证，对于其安全性也得到了极大的保障。在访问一些关键节点时，也可以利用相对性的MAC地址对其进行绑定，只允许一些固定的设备对系统进行访问，当一些特定的文件需要经过加密才能传输时，就体现了文件加密、防截屏录屏拍照等相关工作的安全性[7]。除此之外，档案管理的相关单位还要对各类电子信息进行副本备份，让其在增强安全性的同时，还能做到信息的一致性。工作人员还应当对档案调阅，杜绝档案在调阅的过程中被人进行恶意的增减、篡改甚至替换等。当工作人员在对档案调阅进行记录时，应当严格按照其监管的流向，从档案开始借阅的时间到借阅人员以及借阅的时长和归还的期限上进行严格把关，借阅结束后，应当将归还后的档案与之前备份的副本进行核对，在确认与原副本信息完全一致的前提下，再将其进行归档[8]。由于档案本身存在较高的私密性和重要性，所以档案信息的流动效率也应当急速提高，在操作过程中使用技术手段将系统级进行多份拷贝，必要时也可以建立灾难备份的系统，以此来确保数据的安全性。

四、结语

随着当前社会的快速发展，科学技术在不断升级的同时，人们的管理观念也在不断改变，干部人事档案工作作为国家管理干部的主要方法，也在不断地创新与发展。运用充分的数字、网络技术和信息化相结合的方式，制定出相对应的现代管理模式，并将其应用在干部人事档案数字化管理中，持续加强专业方面的技能，帮助相关的工作人员能够更加快速地对专业技能有所了解，增强自身的责任意识，借助数字化的优势来整体提升干部人事档案的管理水准。

参考文献：

[1]宋欢.干部人事档案数字化管理系统在医院管理运行中作用分析[J].内蒙古医科大学学报,2019(S1):389-391.

[2]杨红.高校干部人事档案数字化外包的实践—以电子科技大学为例[J].兰台内外,2021(01):10-12.

[3]甘角茸.“互联网+”对加强干部人事档案数字化的途径探索[J].办公室业务,2020(06):164+182.

[4]叶肖凤,周晓磊.医院人事档案管理中数字化信息的应用及其有效性分析[J].中国初级卫生保健,2019(06):18-19+28.

[5]舒涛.“互联网+档案”环境下高校干部人事档案数字化探索[J].文科爱好者(教育教学),2019(02):1-2.

[6]谢利芳,丁兰岚.干部人事档案数字化建设研究[J].兰台内外,2020(03):66-67.

[7]方德生.档案信息化的困境与出路—干部人事档案信息化建设问题思考[J].档案时空,2015(04):34-36.

[8]章丽华.关于干部人事档案数字化建设意义和作用的思考[J].数字化用户,2019(19):45-46.

作者：陈明仙 单位：明溪县人才发展促进中心