市场经济时代企业档案现代化的实现

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随着社会的快速发展和科学技术的不断进步，档案数量日益增多，传统档案管理方式已无法满足时展要求。现代企业的档案管理面临着保存数量庞大、难于查找、管理水平低等问题。要切实解决这些问题，档案管理的现代化就应运而生。以现代管理科学为指导，应用现代的管理方法和手段，引进先进技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性、创造性，对档案管理的传统方法改良，使档案管理逐步实现管理系统化、信息化、标准化，是企业档案管理的必由之路。

一、实现企业档案管理现代化的优势

（一）档案管理现代化是档案管理存储方式优化的重要方式。

长期以来，我国的企业档案存储方式都是以卷宗归档存储为主，馆藏数量巨大，查找不便，极受时间和空间的限制，不仅不利于档案保管，更不利于档案信息资源的开发利用。而实现档案管理的现代化，就能有效节省档案存储空间，一张小小的芯片就能包容一整间屋子的卷宗内容，可以大大地提高信息存储量。

（二）档案管理现代化是档案管理增加社会效益的有效来源。

企业档案管理的本质就是信息资源的管理，信息资源的价值取决于开发利用，而开发利用的效果则体现在档案开发的时效和利用的广度。与传统的档案管理方式相比，利用现代化的管理手段存储各种信息，更便于利用和开发，从而促进企业在生产、销售和提供服务等方面做得更为精细，促进企业与同行业或者相关行业之间的信息交流，从而带来更广泛的社会效益。

（三）档案管理现代化对现代企业具有重要的战略意义。

当前，我们的社会信息瞬息万变，迅速掌握第一手市场信息，就能够为企业在激烈的市场竞争中夯实基础、站稳脚步。因此，实现企业档案管理现代化，就是一个利用现代最先进技术获取市场信息的过程，而其最终的结果则对当代企业的长远发展具有重要的战略意义。

二、企业档案管理现代化的制约因素

（一）企业档案管理缺乏现代化管理意识。

长期以来，由于档案效益的隐蔽性和滞后性等原因，企业的档案管理仍然处于一种相对微弱状态。一些企业的档案现代化意识相当薄弱，对加强档案工作现代化的认识不足，许多企业的档案工作仍然采取传统的工作方法，加之企业领导层对档案管理现代化的认识停留在老观念上，不承认它是一门应用管理学科，往往讲起来重要，忙起来不要，使档案管理现代化工作排不上号、摆不上位，缺乏紧迫感。

（二）档案管理现代化缺乏统一的规范标准。

进行现代化档案管理，档案工作标准化是必要条件之一。但由于历史的原因，档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低、数据不完整，致使大多数档案无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享带来隐患。

（三）档案管理现代化缺乏专业高素质人才队伍。

人才队伍现代化是档案管理现代化的前提。但当前一些企业的档案管理人员普遍学历较低，业务素质不高，相当一部分档案人员是来自生产岗位的人员或一般科员，缺乏档案专业知识，文化专业知识水平参差不齐，大中专毕业生从档人员少，档案专业毕业从档的更少，档案部门待遇低的状况普遍存在。

三、实现企业档案管理现代化的思路与对策

（一）通过提高从业人员的思想认识，促进企业档案管理现代化。

要实现档案管理现代化，就必须从根本上提高企业档案管理者的思想认识，促使其站在一个全新的高度去看待新形势下的企业档案管理工作，充分认识档案管理现代化与企业发展之间的关联性和迫切性。在法制思想建设上，要深入、持久的宣传和贯彻落实《档案法》。在市场经济思想层面上，要促使企业档案管理从业人员形成市场经济观念、法制观念、信息观念和全局观念，把工作重心转移到发挥档案的经济效益和社会效益轨道上来。发挥档案价值的应有作用，为社会创造财富，为本单位创造经济效益。

（二）通过推进标准化体系建设促进企业档案管理现代化。

档案的标准化工作是企业在档案管理现代化中的重中之重。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系。为了适应工作需要，在标准化的基础上，还要逐步建立档案技术标准、档案保护标准及有关规章制度，实现管理工作事事有标准、件件有规范，达到全方位标准化。无规矩不成方圆。企业档案管理现代的内容必须保证准确、及时和完备，方能不断拓宽档案工作的内容，为企业及其管理者提供更为全面的指导依据。

（三）通过加强队伍建设，促进企业档案管理现代化。

从档案从业人员素质看，提高企业档案管理从业人员的专业技能和文化水平，加强档案人才队伍建设已成为当务之急。从档案管理人员的业务培训看，除了提倡自学外，还应有组织、有计划地开展系统培训，采取脱产、半脱产的形式，开展多种形式的培训或参加成人教育培训，培养一批具有较好的综合素质、档案管理的理论知识，有效掌握现代电子通讯技术、网络技术等科学技术的全能型、综合型、活力型档案人才队伍，走出一条科技含量高的企业档案管理的现代化之路。

作者：杜爱民