施工企业项目部会计凭证管理探析

前言：想要写出一篇引人入胜的文章？我们特意为您整理了施工企业项目部会计凭证管理探析范文，希望能给你带来灵感和参考，敬请阅读。

摘要:施工企业项目部会计凭证是工程项目对企业展示管理水平的窗口，也是财务管理的基础，会计凭证管理水平的高低，直接体现了财务人员的基础业务水平。关于施工项目会计凭证的装订，很少有单位发布相关凭证装订规范，包括一些高等院校。如何利用好施工项目部现有资源做好会计凭证管理工作，统一规范会计凭证管理工作，需要会计人员去思索和创新。

关键词:施工企业;会计凭证;管理

1引言

施工企业项目部的会计业务频繁，票据种类繁多。在发票的收集方面，项目部接触发票的人员众多，而且业务水平参差不齐，不利于对凭证的规范化管理。施工企业对工程项目财务人员一般情况下只配备2～3人，发票的粘贴工作繁重，不可能完全由财务人员来完成，尤其是在运用信息化的财务共享系统的情况下，更多的项目均是由业务经办人员粘贴。财务人员在对票据业务，尤其是费用报销业务做认真的讲解和宣传的同时，还应当利用好项目资源，做好凭证装订等管理工作。本文以某工程局MT项目为例，介绍施工企业项目部如何利用自有资源，对会计凭证装订工作进行创新。

2会计凭证原始票据的收集和整理

2.1施工项目原始会计凭证的种类

其一，外部原始凭证。外部原始凭证主要是本项目取得的外部单位开具的各种发票、收据、凭据等有效凭证。如餐饮发票、购货发票、收款收据、火车票、乘坐飞机行程单、银行回单等;其二，内部自制原始凭证。内部自制原始凭证主要是由本项目自己制定的各种表格类凭证，比如职工工资发放表、出差审批表、验工计价单、材料(收发)调拨单、转账通知书等。

2.2票据的收集整理

票据的收集主要是指业务人员取得合规的票据后，移交到财务部门的过程。取得外部单位开具的有关凭据时，业务人员要认真地审核票据的重要信息是否齐全、正确。票据的收集和整理不仅靠财务人员来完成，而是涉及了每个业务经办人。票据必须保持干净整洁，没有折损，这不仅是做好票据管理的原则，也是财务人员票据审核的基本规范。第一，发票的审核。业务人员在取得相关发票时，首先要检查的是发票抬头是否填写正确。其次是发票的业务内容、金额、开具时间是否合规。发票抬头即付款方也就是受票方的单位名称、税号等信息。第二，发票的移交。业务人员根据实际工作需要，将取得的发票在规定的时间内移交财务部审核并报销。

2.3原始凭证的粘贴

第一，原始凭证的粘贴方法。施工单位项目部都有自己的凭证粘贴方法，但是很少有相关管理办法。基本上都是口头或者简单文字性的要求，票据粘贴的好坏全凭财务人员或业务人员的责任心。一些单位以A4纸为粘贴单，没有任何的粘贴规范，尤其是在信息化共享时代，通过扫描影像的形式上传系统，只要求单据间不覆盖，至于单据之间如何布局粘贴未做严格要求。实践表明，原始单据按照由小到大、自下而上、从右到左的方法全页面均匀粘贴，做到票据间距整齐，不覆盖、不压字、不串页、不倒置，单据边缘要与粘贴单边缘对齐。需要指明的是，“全页面均匀粘贴”的含义是，凭证粘贴单整页平铺粘贴。原始单据是可以粘贴在装订线左边的，这样做不但可以使整本凭证看上去均匀平整，更是保护了原始凭证不易丢失。由于装订的幅度不大，因此把原始单据粘贴过装订线是不会影响查看单据的重要信息。第二，特殊原始凭证的粘贴方法。有些原始凭证是带有复写功能的，比如车辆购置税发票、单位外购的自用原材料点验单、发料单等。这类票据在粘贴时，即使不压字也最好不要重叠。一旦重叠粘贴，在压力或者传递翻阅的过程中就会导致下面的票据模糊不清。一般情况下，工程项目较小，业务量不是很大的单位，建议由财务人员负责粘贴原始单据，尤其是发票的粘贴。合同金额大、业务量大的项目建议由业务经办人员粘贴发票等单据，必要的时候由财务人员负责对每一位职工培训凭证的粘贴方法。

3会计凭证的装订

3.1会计凭证装订前的梳理

会计凭证在装订前，应逐一进行梳理，通过梳理查漏补缺。检查是否有漏签字的凭证，是否出现金额填写错误的凭证;检查出纳签字、复核人签字及会计主管签字是否齐全;检查是否所有记账凭证都加盖了财务专用章;检查凭证号是否连续，是否有缺失的凭证;检查凭证附件是否齐全。这样做是保证财务人员在装订凭证前财务的资料是齐全的，会计凭证所反映的信息是可靠的。

3.2会计凭证的压制

项目部财务人员为了使装订出来的会计凭证美观，一般会选择将会计凭证在重物之下压制一段时间。使用较大压力来压制会计凭证、装订之后的美观性等问题亟需解决。3.2.1项目部财务人员的一般做法。大多数项目部财务人员都是选择拿块钢板，或者其他比较有重量的东西将凭证按压平整。压凭证的重量也就20～30斤，最重也不超过50kg。凭证在重物下长时间按压，装订出来的效果也不是很明显。在凭证装订完之后经不住反复翻看，反复翻看后又会变得蓬松，之前压凭证做出的努力浪费了一大半。3.2.2某工程局。MT项目财务人员的做法由于项目部财务长期驻扎工地，且项目部配备有试验室，因此MT项目财务人员借助试验设备完成凭证的压制。MT项目压制凭证采用的是试验室用的液压数显万能试验机，该设备既可以拉伸钢筋，测试其强度;同时也可以用来压混凝土块，测试混凝土的硬度。正是运用了该试验设备测试混凝土硬度的这一功能，来完成对会计凭证的压制。压制会计凭证的步骤如下:其一，选择试验设备，MT项目选用的是上限为1000kN的液压万能数显试验机，该试验机的好处是可以固定某一个负荷值，持久的传递压力;其二，选择两块钢板，每块钢板大约厚度在2.5cm，面积大约60cm2～70cm2，质量大约20kg。钢板的大小没有严格要求，只要能完整的承托A4纸即可，钢板的厚度不能太薄，太薄了容易压变形，起不到相应的效果;其三，选择试验机的测试混凝土块强度模式，也就是选择上有顶板，下有托板的模式，并把其中一块选好的钢板放置在下面的托板上，这样做的目的是保证凭证能够放置在相对平整的平面上;其四，备好A4(或A3)纸若干张，并把A4(或A3)纸在上述第三条中提到的第一块钢板的上面铺满，下面不用管，这样做的目的是尽可能地保证即将加压的会计凭证干净整洁;其五，将梳理好的会计凭证摞在一起，每一摞大约40cm高。根据设备的上下浮动空间，确定凭证的厚度，太高会超过设备的空间上限，不方便操作;太薄就会降低设备的使用效率;其六，将一摞会计凭证放置在钢板上，并在上面盖上另外一块钢板，包有白纸的一面朝向凭证，并保持平衡;其七，将试验机上钳下移，直至接触压凭证的上面钢板，然后打开液压油泵，调节控油阀，均匀小速率的加压，压力值会在数据显示器上显示，直至加压800kN～900kN时，先关闭回油伐再关闭油泵。在保持水平的情况下，纸张的承受能力是巨大的，之所以选择不超过900kN，是为了保护设备，尽量不要达到设备的上限;其八，以上操作建议在夜间进行。一是不影响其他部门的正常试验工作;二是不影响财务的工作时间，加压4～5个小时即可，时间越长效果越好。由于纸张的弹力和设备的精密性，固定好压力值后，设备并不能一直保持同一个压力值不变。另外，随着时间的变化而逐渐减小，也就是压力反弹。第二天上班时打开数据显示器，基本上保持在400kN～650kN。打开回油伐，上升上钳，取下凭证即可。

3.3会计凭证的胶装

第一，凭证管装。将压好的凭证分成均匀的等份，MT项目会计人员首先把凭证均匀分为3公分左右，其次将每一本凭证管装固定。在每一本凭证的上下各粘贴一张A4纸，这样做既可以保证凭证在装订过程中保持干净，又可以作为凭证的“扉页”。在这张“扉页”上标注凭证的号码及册序，使每一本待装订的凭证方便查看。第二，凭证胶装。将管装好的凭证拿到专业的广告图文公司进行胶装(一般单位没有胶装机器)，在胶装之前，要先对每一本凭证的侧边进行切平处理，对每本凭证的左侧进行切平，切割左侧是保证胶装的平整不易脱落并且美观，然后把凭证的封皮胶装到每一本凭证上。胶装完封皮后，再把凭证的上侧进行切平，这样做也是使凭证看上去更美观。第三，凭证归档。在每本凭证的封皮上盖好相应的年份、月份、凭证号范围、册序后，加盖财务专用章并装入档案盒。MT项目会计人员选择的档案盒是和每本凭证厚度相当，因此每个档案盒只装一本凭证，以方便查阅。

4总结

凭证的粘贴及装订看似简单，其实操作起来并不轻松。不论是大型医院、高等院校还是施工企业项目部，从工作环境、工作性质、业务类型、会计人员等情况来分析基本上大同小异，理应形成行业内的一套完整体系的会计凭证管理方案。凭证的管理工作比较琐碎，需要财务人员既耐心且细心，每一本凭证都是经历了从零散的原始票据到“新书”的过程。因此做好会计凭证的管理工作，能够充分展现每个财务人员的工作态度，同时也是财务人员做好财务管理工作的基础。做好凭证管理工作，不用言语表达，单看凭证的装订效果即可证明财务人员对工作的用心程度。

作者:梁峰 刘婷婷 刘明明 单位:中铁二十二局集团有限公司 牡丹江医学院