社会保险档案管理工作对策探究

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【摘要】本文主要探讨当下对我国社会保险与档案管理行业发展产生的阻碍和应该采取的对策。在当前形势下，为了促进社会保险与档案管理工作的发展，应当与社会的当前机制进行联系，并对之前的工作进行研究和反思，只有这样才能进一步促使社保档案管理与工作的进步。

【关键词】社会保险；档案；管理工作

随着我国社会基本养老制度的日趋完善，各类参保人数剧增，社保经办过程产生的个人参保资料档案也相应增加，社会保险档案管理这项基础工作就日益变得重要了起来。社会保险档案管理不仅是发展的基础还为参保人员的各项权利提供了很好的保护作用，面对当下的全新发展形势，我们需要不断提高自己的工作水平，从而为各类参保对象提供良好的档案支持服务，以便更好地促进社会保障事业的发展，更好地为人民服务。

一、社会保险档案管理工作的重要性

社会保险业务是面对广大人民群众的，而社会保险档案管理就是以人民群众为基础所办理的医疗、养老、伤亡保险信息管理工作，为了促使保险工作顺利地展开，这些工作的重要性不言而喻。如果这期间资料被损坏、丢失，那么以后的工作就无法展开，进而难以进行下一步的工作。因此，提高社会保险档案管理员的职业素养与责任感也成了一项十分重要的工作。在日益发展的现代社会中，广大群众的保险意识也在逐渐提升，在越来越多的保险种类面前，这也意味着档案的工作需求量也越来越多。在这个网络大数据的时代，社会保险的档案管理员手中握着社会保险这个行业的大数据，那么就应该加强社会管理领导对于这件事的认知和关注。抱着对事实负责、对参加保险的人员负责的态度，把社会保险档案管理的工作放到工作的重要议事日程上来，从而进行一个长远的规划和管理考核，在此环节中也要求各层领导要上下配合，而后加大人员、财力、物力的投入，实打实地去解决问题，最终为广大从事社会保险档案管理的员工创造更好的工作平台。

二、当前档案管理工作存在的主要问题

（一）档案保存零散。社会保险档案经常会以很多文件材料的形式出现，这些文件材料多是原始的记录。本来应该完整地保存下来，但是由于每个科室的人员工作性质不同，这些资料会以不同的形式保留在各个科室里。这样分散保管的状态，使得这些档案的查阅率与利用率、保管的状态、管理的状态都有差别，进而让文件的保管和利用都不能得到保障。

（二）档案工作人员业务能力有待提升。虽然当前我国档案管理工作已经逐渐得到了发展和进步，但是工作人员作为这项工作最重要的组成部分，其业务能力也是主要问题。比如当前很多工作人员自身学历不高，仍然采用传统的工作方式，无法在工作中进行自身思想和技术的创新，致使工作质量和效率也受到了严重的影响，因此需每年定期加强对档案工作人员的经办能力的培训及继续教育，提升其业务经办水平。

（三）档案管理制度有待完善。我们在开展档案经办的过程中要做到从源头开始，这也需要加强对档案管理制度的建立健全。根据我国相关法律法规的要求，对每一个社会保险档案进行收集、分类、整理、装订、入柜、编研、服务利用等过程环节中，必须配备相应的管理制度，通过这种方式能更有效地构建管理制度体系，确保社保档案经办过程中的各项工作的开展都能有章可循，依法办事。但具体落实到基础单位时，有些部门重业务轻档案管理，没有制定相关经办环节的翔实具体的档案管理制度，工作人员的工作不能在制度的约束下开展，导致相关档案资料收集不完整或遗失，严重影响了档案的保管、利用。

三、虚拟时代的文本信息化的必要性

随着社会发展与人民各项水平的提高，信息技术的发展与应用越来越普及，社会保险档案的信息工作就变得越来越重要，档案的存储安全性、有效利用性与储存完整性也成为工作的重点方向。而在网络信息发展飞速的背景下，越来越多的纸质文档被替换成为各种电子文档、影像与声音等更具有交互性的各种载体。相对于纸质文件，电子档文件有几大优势：

（一）相对于纸质文件，电子档的储存数量更加庞大。上文中提到当前我国保险数量与种类都在明显增加，相应的文件与工作也在增加。这些文件的数量巨大，所以纸质文件对于保存的状态与空间的保护性都将受到极大的影响。例如，火灾、环境潮湿、风化等一系列的不可抗力因素就会造成一些不可逆的影响，而相较于纸质版的文件，电子版的文件对于存储的要求更为简单，特别是当前电脑、手机、U盘等储存媒介大大地增加了信息的完整性与保护性。而且电子档文件占用空间小，往往一个U盘就能装载很多的文本文档与文件，极大地节省了日常工作档案资料的占用空间。

（二）保存的文件更具有完善性。因为纸的材质特殊，容易被损坏，往往一个完整的文件不小心就损坏残缺掉了，进而导致上面的信息无法被人们完整地看到，这对于文档资料的保存都将造成十分严重的影响。但是电子档相对来讲自身对文件档案中的保存性就更强，所以人们在此种背景下浏览的档案信息也是相对更加完整的，不至于看到残缺的文件。这种差异性的存在也将大大提升文件的完整性。

（三）相对纸质文件，电子档可以多次编辑而不浪费资源。纸质文件的二次编辑相对于电子档来讲更费时费力，因为纸质文件的空间有限，如果再想对其进行编辑，必然会在原稿上进行修改，那么之前的稿件或是信息就将被破坏或是更改，最终不仅会耗费大量的时间和精力，同时还将大大提升工作人员的工作量，长期在此种状态下工作，广大工作人员必然会受到影响，严重的甚至还会丧失工作的积极性。此外，纸质文件在更新资料之后还需要对原材料进行销毁与舍弃，这项工作的开展也必然会从而增加物资的耗损。但是电子档案则不然，电子档案由于相对自身先进性，所以完全可以在工作中进行随时编辑，并且编辑工作也不会对最终的工作造成影响。

（四）多媒介、多地点互通资料。电子档文件由于它的特殊性，可以在多个终端与平台上在不同的地点观看。只要将资料上传到统一的服务器里，便可多人在云端观看这份资料与文件，节省了大家在不同地点的文件查阅的时间，免于身在别处却忘记拿材料的弊端。再有就是多终端互通，手机、电脑、平板皆可以打开同一文件来实行一份资料多份观看。

四、强化服务，实现对社会保险档案的有效开发和利用

各级社会保险的经办单位和机构应该根据实际情况制定更合理的社会保险业务和查阅制度，从而根据提供的查阅服务，开展有效的查阅登记，只有这样才能更为便利地开展查询工作。社会保险工作属于服务窗口，每个保险工作档案人员的言行不仅仅代表个人，同时更是代表着不同的单位，甚至代表着社会保险行业。所以，这也要求社会保险部门的档案管理人员要努力提升自身的业务素质，充分树立起积极的服务意识，进一步加强对社会保险档案的开发和利用，更好地为广大群众提供服务和帮助。

五、结论

综上所述，随着当前我国社会保险工作的全面发展，社保档案管理这一工作的基础性地位更是得到了显著提升。有效开展社会保险档案管理工作，不仅能对社会保险工作的发展基础起到显著提升作用，同时还能对广大工作人员自身的工作能力进行提高。所以面对当前全新的发展形势，社保各级档案部门更要主动适应新阶段、新形势、新要求，补齐短板强根基，提升社保档案业务建设水平，为区域和国家经济社会的和谐发展、公众民生需求，提供更加全面、便捷、优质的档案利用服务。

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作者：黄丽娟 单位：福建省邵武市城乡居民社会养老保险管理中心