城乡居民社会养老保险档案规范化管理

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【摘要】养老保险是我国社会保险的重要组成部分。对社会养老保险档案规范管理意义重大。本文分析了城乡居民社会养老保险档案管理存在的问题，论述了提升档案管理水平的策略。

【关键词】城乡居民；社会养老保险档案；规范化管理

近两年，随着城乡一体化建设速度的不断加快，城乡居民的社会养老保险问题得到社会各界的广泛关注。其作为我国社保体系的重要组成部分，能有效提高社保服务质量，并反映出一定的城乡居民生活问题，提高社保体系建立的有效性与实用性。因此应认真面对社保管理工作，以人为本，建立相应的管理制度，提高管理的规范性与专业性。

一、档案规范化管理的意义

（一）做好社保档案管理具有一定的政治意义。近两年，我国提出城乡一体化建设理念以来，提高了城乡居民的社保意识，也提高了城乡政府对于民众权益的维护力度。因此为进一步保证居民权益不受损害，同时进一步提高广大居民对于社保的了解程度与参保意识，应建立相应的档案管理体系，准确详实记录每一位参保人的社保信息，如其工作信息、参保年限、保险待遇等。而且随着时间的变化，参保人数也会有所增加，数据情况也会发生相应变化，结合实际工作需要整理、制定出科学有效的社保档案管理计划，能有效减轻管理人员的工作量，提高数据处理的准确率。

（二）社会保险档案管理工作与居民的自身利益有着密切关系。依照我国的社会保险制度，当参保人到达规定年龄时，就能依照参保凭证领取相应的社会福利待遇，但在这期间，需要办理一系列相关证明手续，作用如下：一是能进一步简化办理流程，提高办理效率。二是能有效保护居民相关权益，确定数据的准确性，并为参保人建立个人账户，定期进行保险费转入，提高基金转移效率。

二、城乡居民社会养老保险档案管理存在的问题

（一）管理制度建设不够完善。其具体表现：没有一项有效的操作指导方案与监管系统。在老龄化不断攀升的背景下，会不断增加参保人数，因此各地区应该结合居民文化程度、参保年龄等基础资料制定相应较为可靠的管理制度，提高居民操作的规范性。很多地区并未有较为详细的操作指导方案，一些参保人在填写资料时，由于没有相关经历或是年纪较大，很容易出现信息填写错误的情况，并直接在表格上进行涂改，直接降低了客观性。有些地方虽然推荐使用电子设备进行填报，但是该方式受网络信号、系统速度影响较大，而且文字指导性较强，虽然对于一些年轻参保人而言，使用起来比较方便，但对一些年龄较大的参保人而言，其操作方面尚存在很多问题。

（二）管理人员专业能力有待提高。主要表现在两个方面：第一是信息素养提高方面，随着信息化建设的推广，城乡居民社保管理逐渐在向信息化建设管理过渡。但是很多地区还存在人员信息素养不足的情况，不能很好利用相关程序进行档案管理、检查，增加了许多无谓的档案管理工作。第二是很多人员专业管理能力有待提高，许多地区档案管理人员对于社保档案管理并没有较为完整的管理思路，并且缺乏相应的档案管理知识。因此表现在具体工作中，只是依照领导指示，进行档案内容检查、整理、归类，没有形成较为健全的管理架构，这相应降低了管理效率。

（三）电子档案管理制度有待完善。电子档案管理能有效提高档案管理的社会效益与经济效益，可以将大量的纸质材料档案转化成电子档案进行存放，借助互联网就可以调用数据。另外，提高了档案的公开性，参保人依照个人社保号码就可以在网上查询到个人参保信息。虽然目前我国多省（市、区）都在积极建立线上居民参保档案管理系统，但其主要功能只是在查阅与调取方面，并没有发挥更多的功效，因此，需要进一步提高管理部门对于线上系统的利用效率。

三、城乡居民社会养老保险档案管理水平提高策略

（一）建立相应的指导监督系统。各地区社保管理部门应结合本地社保服务需要，建立相关的档案管理制度，此方面可以借鉴省级指导标准，提高信息传递准确率与速率。可在社保局大厅开设服务岗，并设置固定与流动两类服务人员，在大厅社保信息填写区域张贴示范填写与填写要求，并放置空白表格，对于一些填写有困难的居民，主动帮助服务，并在填写过后再次确认信息。对于信息有误的资料可通过短信与电话两种方式进行提示，帮助居民尽快修改信息，提高手续办理速度。建立相应的监督管理体系，并依照档案情况制定相应的档案管理制度，定期对档案管理效率、准确度等进行检查，不断完善制度，使得社保档案管理工作有章可循，依法依规。

（二）提升人员管理能力。要通过两方面对管理人员进行培训。第一个方面是专业能力培训，定期对管理人员进行专业能力培训，向其介绍一些档案管理知识，提升其规范管理意识，并通过经验总结寻找符合地区参保要求的档案管理办法，明确管理思路，提高管理的灵活性与实用性。第二个方面是加强信息素养能力提升，可以请相应的技术公司人员进行岗位培训，帮助管理人员提高操作能力，并配以相应的使用手册，方便查询；也可结合实际需要建立合作关系，长期提供技术支持服务，减少技术问题干扰。另外部门内可适当引进该类信息档案管理人才，因为当前很多地区领导档案管理意识不足，档案管理人手较少，当工作量较大的时候往往通过借调来提高管理效率。但是借调人员都存在一定程度的流动性，其对于档案内容、管理办法的了解程度也比较低，反而需要一段时间的适应期，相应降低了管理效率。通过引进技术人才，不但可以有效解决人手不足的问题，还能降低管理人员的流动性，建立专业的社保档案管理队伍，提高管理能力。

（三）调整电子化管理办法。随着目前各类电子设备的普及以及对人们生活方式的改变，信息化管理已经成为一种不可逆的趋势，因此社保管理部门更要加强对此方面的建设力度。第一，要加强推广宣传力度，通过建立相应公众号或与其他事业单位部门进行合作推广，提高城乡居民的线上知晓率，并附赠介绍相应的填报、操作程序与规范要求，提高居民使用效率。第二，定期对电子系统进行升级，提高其数据传输力度，提高服务质量。第三，结合社保管理需要进一步进行程序开发，提高其功能性与人社局其他服务的关联性，帮助居民在填报信息的同时能完成其他信息的填写操作，进一步提高档案管理的完整性。

（四）加强城乡社会养老保险事业的利用效率。国家社保事业的有序发展，离不开档案管理工作的规范展开，因此要进一步提高其利用效率就要鼓励城乡居民积极参与，通过做好档案收集整理工作，可以进一步了解城乡居民的生活状态，并以此为基础，进一步扩大宣传，让一些未参保的人员了解社保的优势，提高参与度。还能从这些信息中，得出哪些居民更需要得到社保服务及一些居民不愿参保的原因，并进一步调整政策，帮助居民解决困难，提高对其合法权益的保护力度。

四、总结

养老保险是我国社会保险的重要组成部分，通过提高其档案管理规范性与专业性，首先有助于促进社会和谐发展，保证每一位城乡居民的合法权益。其次能提高档案管理效率，保证居民利益不受损害。目前我国一些地区此方面存在不足，需要不断完善管理制度，才能不断提高管理效率。

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作者：刘彦麟 单位：山海关区保险事业服务中心