社会保险档案管理问题及对策

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摘要：完善社会保险档案管理是全民社会保险制度的基本要求。社会保险档案是在办理保险业务过程中形成的第一手资料，具有很强的法律意义，它是国家档案资源的重要构成部门。本文立足于社会保险档案管理现状，分析了社会保险档案管理中存在的问题，并提出了几点具有针对性的解决对策。

关键词：社会保险；档案管理；保险事业；问题；对策

随着社会经济的发展，人民物质文化生活水平不断提高，社会保险制度引起了国家和社会的重视。建立全民社会保险制度，是对当前我国社会保障体系的不断完善。它有利于提高人民的就医水平，解决“没钱看病、看不起病”的难题；同时能够提高人民的生活水平，有效促进经济发展，保障社会的安全和稳定。

一、社会保险档案的内涵和特点

（一）社会保险档案的内涵

作为国家档案重要部分的社会保险档案，是企事业单位以及各种社会团体为自己员工所缴纳和办理的各种保险的统称。通过社会保险，不仅能够看出员工上保险的种类、时间以及缴纳费用，而且保险关系的变动和接转能够充分反映员工的职业生涯，由此了解到员工工作变更以及整体的待遇情况。可见，社会保险档案具有研究价值，需要对其进行妥善保管。一般来说，社会保险是以工作者所在的组织为单元进行集中管理，社会保险可以归档为政策依据类、业务凭证类、结算账卡类、统计报表类、离退休人员社会化管理类、电子档案类等6大类。

（二）社会保险档案的特点

社会保险档案具有自身的特点，主要表现在以下几个方面。第一，社会保险档案所涵盖的人群范围十分广泛。尽管目前我国社会保险主要维护城市职工养老、医疗、生育、就业以及失业等权利，但随着经济的不断发展，我国社会保险保障制度将保障人群逐渐向农村人口进行扩展。第二，社会保险档案并不是一成不变的，它随着职工工作关系以及工资增减的变动而产生相应的动态变化。如医疗保险，居民看病产生的费用变化会在社会保险档案中有所体现并被及时记录。第三，社会保险档案的办理对象是每个个体，一旦公民参加社会保险，其参保信息便会单独形成一个档案作为原始凭证加以保存，其会伴随公民一生，保险档案为其提供记录、管理以及各种其他服务，使公民个人能够终身受益。第四，社会保险档案无论是记录、管理、缴费还是变更都有一定的标准和规范，在办理社会保险的过程中，必须严格遵守和按照规章制度办事，平等对待每位职工，规范办理流程。

二、社会保险档案管理中存在的问题

（一）社会保险档案管理中存在不规范现象

社会保险档案管理中的不规范现象影响着保险事业的健康发展。当前国民对社会保险制度认识不充分，这直接导致了社会保险档案的受重视程度较低。社会保险档案是在公民办理保险业务过程中形成的对被保险人的个人信息等基本资料的记录，作为第一手资料，具有较强的法律效力。然而，普通公民并不能深刻认识到社会保险档案的重要性，从而导致了社会保险档案的收集存在一定困难。由于全民社会保险制度是国家近些年来出台的一项新政策，因此，在社会保险档案管理过程中难免存在管理制度不健全、缺乏管理经验、没有管理经验可以借鉴等管理问题。同时，社会保险档案管理缺乏相应配套的硬件与软件设施，社会保险办理机构较多，难以形成统一的卷宗管理规范，这些均导致了社会保险档案管理中不规范现象的产生。

（二）社会保险档案管理中缺乏健全的管理规范

社会保险档案管理中缺乏健全的管理规范，同样阻碍着保险事业的健康顺利发展。社会保险涉及公民生活的多个方面，在当前的社会保险档案管理体系中，社会保险档案存在不同的部门办理的现象，因此同一公民的档案可能属于不同类型。这就造成了同一公民的社会保险档案分属于不同的业务部门，由不同的规范进行管理，这不利于档案资料的查找，给社会保险档案的查询增加了很大的困难。如卫生经办机构保存公民的基本医疗保险的相关档案，民政部门管理着公民社会保障等方面的档案，保险公司保存公民个人选购的其他类型保险档案资料。社会保险档案管理缺乏健全的管理规范，这造成了社会资源的浪费，使得社会保障体系存在很多缺陷。当前，国家尚未对社会保险档案的归档、管理等做出统一的管理规范要求。相关部门应制定政策，在全国范围内形成一个统一的、连贯的管理规范，使各保险业务部门与经办机构可以实现档案资料共享，使公民保险档案资料信息化。

三、促进保险事业发展的策略

（一）提高管理人员业务素质

完善社会保险档案管理制度，促进保险事业健康顺利发展，应当注重提高社会保险档案管理人员的业务素质。由于社会保险涉及的种类繁多，这直接加重了社会保险档案管理任务，这就要求社会保险档案管理人员具有较高的专业素养和较强的业务能力，以保证社会保险档案分类的准确与保管水平。当前的社会保险档案管理人员整体素质较低，文化知识水平不高，甚至存在大量兼职现象，这严重影响着社会保险档案的管理质量。社会保险档案关系到公民人事变动后的保险延续和公民基本的人身医疗保险等多方面，保存好第一手的社会保险档案资料具有重要的意义。针对当前社会保险档案管理工作人员素质水平参差不齐的现象，相关社会保险部门应当积极采取措施对该问题加以弥补，如引进具有档案资料管理知识的专业人员，同时对当前的社会保险档案管理工作人员进行业务能力培训，以提高工作人员的业务水平，实现社会保险档案管理的体系化、科学化，促进保险事业的健康发展。

（二）提高对社会保险档案资料的重视程度

完善社会保险档案管理制度，促进保险事业健康顺利发展，最关键的是要提高国家、相关保险业务办理部门、公民等相关各方对社会保险档案资料的重视程度，充分认识到管理好社会保险档案的重要意义。相关社会保险业务经办机构应加大本单位工作人员对于社会保险档案重要性的认识，使工作人员在工作过程中重视对社会保险档案的管理，并在业务办理过程中向公民灌输重视社会保险档案资料的重要意识，以降低第一手社会保险档案资料的收集难度，提高公民和社会保险从业人员对社会保险档案资料的保护与重视。同时，社会保险经办机构应当加大对于社会保险档案资料管理的人力、物力和财力的投入，设置专门的社会保险档案存放室，并根据本单位保险业务办理部门的结构制定统一的社会保险档案管理规范，按照一定的规律对公民社会保险档案资料进行管理，要求相关社会保险档案管理人员认真学习关于国家档案资料管理的相关文件、办法，实现同一单位内部的社会保险档案资料管理的系统化、规范化，降低社会保险档案资料的查询难度，提高社会保险档案资料的查询效率，促进保险事业的顺利发展。

（三）健全社会保险档案管理机制

没有规矩不成方圆。为了进一步规范和确保社会保险档案管理有法可依，相关部门必须加大对社会保险规章制度的制定和完善力度，在参考《档案法》以及《保密法》等的基础上，科学合理的对社会保险档案进行大纲分类，并严格规定社会保险档案的保管期限，统一规范办理流程，以便构建健全的社会保险档案管理体系，使社会保险档案管理工作能够有法可依、执法必严、违法必究。在对每大类别的社会保险档案进行整理、保管和移交存档时，都必须严格程序，集中统一管理档案日常管理中所形成的报表、账本、图表等文书材料，明确各个部门之间的具体责任，将责任落实到每个人，尽量减少重复交叉管理，避免造成资源浪费，提高社会保险档案管理的效率和质量。

（四）实现社会保险档案的数字化

完善社会保险档案管理制度，促进保险事业健康顺利发展，这要求保险业务办理部门将公民的社会保险档案数字化、信息化。随着当今时代的不断发展进步，科学技术的普遍提高，网络已渗透到公民日常生活中的方方面面，人们的生活离不开网络。实现社会保险档案的数字化，有利于减少社会保险档案资料的存储空间，便于公民随时查询，以及各社会保险经办机构的信息资源实时共享。同时，将公民的社会保险档案资料上传到网络，实现社会保险档案的数字化、信息化，既可以提高社会保险档案的利用效率，提高社会保险档案管理人员的工作效率，又可以降低纸质社会保险档案的磨损程度，可以使纸质社会保险档案保存更持久，以促进保险事业的健康发展。

四、总结

完善社会保险档案的管理制度，可以有效促进社会保险事业的健康发展。当前的社会保险档案管理工作实施过程中仍存在一些不规范的管理现象，我国尚未形成统一的社会保险档案管理规范，这不利于社会保险事业的顺利发展。然而，社会保险工作部门可以通过提高工作人员业务素质、提高对社会保险档案资料的重视程度以及数字化社会保险档案来对当前管理中的缺陷加以弥补。

参考文献：

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作者：程力 单位：吉林省社会保险事业管理局