户籍档案数字化管理推进探析

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纸质档案越存越多，查找、保存却存在诸多不便，在城市数字化转型和加强软实力建设的今天，纸质户籍档案数字化势在必行。今年以来，上海市公安局徐汇分局在市局人口办、智慧公安办的指导下，全速推进纸质户籍档案数字化加工，率先完成了全区13个派出所25万卷、2000余万页户籍档案数字化加工任务，并研发基于公安网的信息交互、网上调档实战应用系统，在实现派出所“综合窗口”入驻街镇社区事务受理中心的基础上，打通徐汇公安政务服务“最后一公里”，使户籍档案资源更好地服务于公安实战和社会公众。

一、查阅、保护历史户籍档案，数字化应用优势明显

由于辖区内新中国成立前兴建的旧式里弄、花园洋房众多，户籍人口迁移变化大，新旧居民出于房产、征信、政审等各种用途前来办理业务，使得徐汇分局湖南路派出所的历史户籍查档量一直居高不下。“传统纸质档案查询时，需要居民提供详细地址和准确姓名，还需要人工费时翻阅查找，像我们辖区很多老房子，同一个地址下往往有好几户甚至是十几户人家，翻阅查找难度就更大了。”公安综合窗口民警严晓韫说。一旦家庭成员在几个地址间多次迁移的，居民要开具家人迁出证明，民警只能随着他的户口迁移轨迹逐本翻阅。尤其对于年代久远、被查询人已经过世、后代又不甚了解详细地址的情况，光通过一个姓名，要查询到信息更是难上加难。而电子档案是通过前期扫描纸质档案，产生高清像素图片，存入存储设备。电子档案的应用减轻了窗口工作人员查找等负担，大大缩短了居民等待的时间，加快了窗口的办事效率。不仅如此，纸质档案因保存年代久远后，不可避免会出现发黄、变脆、破损甚至装订散架等情况，而在每次翻阅查找过程中，又极易造成新的、不可逆的损坏。电子档案并不会随着时间流逝而发生物理变化，保存更加完整持久，反复查阅不会受损。

二、贴近实战研发数据检索系统，民警工作效率成倍提升

徐汇分局全流程把控数据录入质量，严守安全底线，优先选择有涉密资质的加工单位并签订保密协议，通过“双机著录、一机校验”全面确保数据录入准确性。而无纸化只是数字化的第一步，能够随时调取这2000余万页信息的平台才是决定工作成败和服务成效的关键。徐汇分局专门研发了B/S网络版数据检索系统，提供档案检索、图像调阅、库藏统计、数据导出、用户管理等功能服务，实现对原始户籍档案的电子调档查询。电子档案查询软件共设置了户口簿册、迁移证存根、迁入户口证、死亡证存根、出生证、户口审批材料等多个档案类别，在查询类别不详的情况下，也可通过综合栏查询所有档案类别；设置了档号、姓名、身份证、详细地址、死亡时间、出生日期、年代等7项查询条件，可通过其中一项条件查询或多项条件组合查询。针对1984年以后的户籍档案都是个人页的问题，电子档案查询系统中还添加了显示前后各5页的功能，能够尽最大可能显示一家人的户籍档案，方便查询。如遇到档案页面原始字迹模糊，还可放大缩小进行辨认，并增加了打印功能，大大方便了工作人员和民警随时查档调阅。通过姓名、身份证、同住人等多种维度查档，切实解决了居民因年代久远、记忆模糊导致的来回查询旧档案的老大难问题；同时也消除了派出所综合窗口入驻街道服务中心致使档案室与窗口分离、民警调档不便的困扰，市民满意度和民警工作效率成倍提升。

三、实现警务效能最大化，助力城市数字化转型

目前，徐汇分局应群众申请开具户籍证明查档日均350余次，核查户籍相关材料查档日均200余次，查询用时从原先10至20分钟缩短至5分钟以内，大大提升了工作效率。5年前，一位年迈的阿姨来到湖南路派出所开具其祖父母的户籍证明，她小时候只听父母提起过祖父母的姓名，并不知道其他信息。当时，户籍窗口民警严晓韫翻了大半天档案，结果还是一无所获。心怀歉意的小严在工作日志上记了一笔。2020年，湖南路派出所率先启用电子档案后，民警又联系到了这位阿姨。结果，根据阿姨提供的姓名，民警5分钟不到就查到了她祖父母的户籍档案，困扰多年的问题终于解决。李女士来到湖南路街道社区事务受理服务中心，想要办理过世母亲的历史户籍证明，综合窗口工作人员小张通过系统查询，立刻查到了相关信息，并为李女士打印了相关证明。“我记得以前到派出所开老房子户籍证明，民警同志要进去翻半天，现在搬到这里，感觉所有东西都升级了，方便，真方便。”李女士感叹道。除了到场办理外，“一网通办”的红利也延伸到了手机端。市民任先生在手机“随申办”内提交了一个开具户籍证明的申请，要求证明“上世纪60年代武康路某弄某号内，自己报的出生日期以及与父母的亲属关系”。工作人员收到申请后，通过姓名和地址，迅速查出上世纪60年代的户口登记表，摘抄相关信息填报上传系统。这样，任先生在手机端就能收到一张带有公安机关盖章的电子版户籍证明，可以永久留存，更方便随身携带、打印。徐汇警方还将不断探索完善电子档案的深入应用，打造一流数字基础设施，实现警务效能最大化。在实现“进政府一扇门，办个人大小事”的同时，助力上海城市数字化转型和城市高品质生活。

作者:吴艺 马凯 单位:人民公安报