干部人事档案数字化管理探究

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摘要：本文分析了干部人事档案数字化的重要意义，梳理了干部人事档案管理的现状和存在的问题，建议加快数字化档案信息系统的建设并进行规范化管理和使用，从而推动干部人事档案数字化转型，提高管理水平。

关键词：干部人事档案；数字化；管理

干部人事档案的数字化建设是响应我国档案信息化建设要求的重要举措，也是提升人事管理能力的关键手段。

一、干部人事档案数字化的概念和意义

（一）干部人事档案数字化概念

人事档案数字化是通过档案数字化技术，对人事档案进行信息化管理，让人事档案管理工作模式进行改变和优化，构建更加安全、高质、高效的人事档案信息库，从而使档案利用者能够更高效、快捷地获取档案信息，提高人事档案管理的质量和效率。

（二）干部人事档案数字化的重要意义

利用数字化技术，不但能减少人事档案的保存、维护和管理的工作量，还可以简化查找翻阅档案的流程，确保人事档案的利用人或单位在最短的时间内掌握所需要查找的信息，大大提高档案利用效率，节省工作时间。人事档案数字化后，通过档案管理系统查询人员相关信息时，输入关键词即可搜索出相关档案，同时调取、复制档案内容，基本无需翻找纸质档案，能够突破纸质档案寿命限制，极大地延长档案使用时间。运用现代化的手段储存人事档案信息，通过采用多套备份制度，对档案进行本机备份、服务器备份、异地备份、移动硬盘备份等措施，使数字化档案能够避免损坏和丢失。人事档案数字化管理，可对档案进行加密处理，根据职务和职责划分权限，不同人员权限不同，这样就杜绝了在查询档案时对档案进行修改等现象的发生。同时，系统日志自动记录每一次查阅档案资料的操作全过程，个人档案信息内容的修改和操作的具体日期、操作人等信息都在系统日志上留有详细的记录，从源头上杜绝了人事档案材料在整理、归档、转递、利用等环节出现人为的伪造、涂改档案现象，保证了人事档案的安全性和准确性。

二、干部人事档案管理现状及数字化转型问题

（一）未完全实现集中管理，部分单位缺乏重视

以郑州为例，目前干部人事档案管理现状为：县处级市管干部的人事档案统一存放在组织部档案室；机关公务员档案统一存放在公务员档案室；事业单位科级及副高级以上人员的档案存放在人力资源和社会保障局事业单位人事档案室；事业单位普通工作人员的档案存放在主管单位的人事档案室。这种以分级分类为原则，按照干部管理权限划分的人事档案保管方式，对机关事业单位领导干部、公务员的档案进行了统一保管，普遍配备了专职档案管理人员，档案管理的质量较高。然而，大多数的事业单位普通工作人员人事档案存放在主管单位的人事档案室，没有实现由人社部门集中管理。部分主管单位的领导忽视了人事档案管理工作的重要性，受固有思维的影响，认为人事档案不丢失、不泄密、不损坏即可，不需要投入太多的人力财力物力，配备的管理人员通常是人事部门的兼职人员，人事档案室的存放条件也不够专业，客观上制约了事业单位人事档案管理水平的提升。

（二）干部人事档案管理水平不一

部分规模较小的事业单位，存在人事部门编制人员有限且变动频繁等问题，加上单位不重视人事档案管理人员的继续教育和技能培训，导致人事档案管理人员专业程度不高，人事档案的收集、整理、归档力度不够，归档材料鉴定不严谨，有的材料不全面、不准确、不及时，甚至遗漏档案材料的情况，影响了档案的质量和后续利用。由于保管人事档案不多且单位经费有限，很多单位都没有建立人事档案管理信息系统的动力，档案管理的工作方式还是以手工管理纸质档案为主，容易出现信息更新不及时、记录错误等问题，制约了人事档案管理的数字化转型步伐。

（三）人事档案数字化建设进度不一

近年来，机关公务员、事业单位领导人员和具有高级职称人员的人事档案均已经或正在进行数字化处理，但事业单位普通工作人员档案的数字化工作却迟迟没有实质性进展。人事档案数字化建设是一个庞大的系统工程，既要进行人事档案信息管理系统的建设，又要进行原有纸质档案的数字化处理工作。各市直机关及所属事业单位在人员、设备等软硬件条件均缺乏的情况下，很难按标准独立实施档案分类标引规则、著录规则、归档文件整理规则和纸质档案数字化技术规范等，而购买社会服务面临人事档案安全性、保密性遭破坏的风险，且事业单位缺乏相应购买服务财力。因此，多数事业单位人事档案数字化建设大多处于计划阶段，人事档案数字化建设进度无法实现步调一致。

三、干部人事档案数字化管理的建议

（一）加强重视程度

2018年11月，《干部人事档案工作条例》对人事档案工作的要求是“切实把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源”，而老版本仅仅将干部人事档案称为“国家档案的重要组成部分”。把人事档案工作的定位提高到党的重要执政资源的高度，使干部、群众、人事档案工作者真正认识到了人事档案工作的重要性。在这种背景下，人事档案管理工作需要紧跟数字化、信息化时代潮流，从而让党能够更好地利用这个重要执政资源。因此，相关部门应加强人事档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案数字化管理体系。

（二）健全制度体系

人事档案数字化管理与传统的纸质档案管理有所不同，应根据单位实际情况，建立与时俱进的干部人事档案数字化管理制度体系，对人事档案的收集、整理、立卷、归档、接收、审核、传递、保管、查阅、外借、归还等业务的流程规范进行明确和细化。新修订的《档案法》已经新增了“档案信息化建设”章节，《干部人事档案工作条例》也对干部人事数字档案进行了明确界定，因此要严格遵循《档案法》和《条例》来制定干部人事档案数字化管理制度，明确管理职责，完善机制体制。

（三）加强人才队伍建设

干部人事档案工作者不仅要具有人事工作和纸质档案管理经验，还要具备较高的办公自动化工具和信息系统操作水平。一是要加强政治能力建设。人事档案管理人员必须具有坚定正确的政治方向，时刻与党和国家的路线、方针、政策保持高度一致，熟悉档案工作相关的法律法规。二是加强职业道德建设。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，以客观真实为根本特征。这就要求档案管理人员必须具备正确的世界观、人生观、价值观，有全心全意为人民服务的坚定意识，忠诚奉献，恪守职业道德，严守工作纪律，坚持原则，公正客观。三是加强业务能力建设。干部人事档案管理岗位要尽可能配备档案信息专业或相关专业的人员，他们应当具备较强的计算机操作能力和学习能力，能不断提高自身的业务素质，适应不断发展的干部人事档案管理工作实际。此外，单位可通过绩效管理手段，建立健全档案管理工作考核激励办法，为人事档案管理人员提供上升渠道，稳定人事档案管理队伍。

（四）全面推进干部人事档案数字化进程

一是要加大软硬件基础建设力度，积极采购计算机存储器等设备、文本数字化处理设备，提高干部人事档案数字化的效率。二是要参照全国人事档案数字化管理系统开发或采购干部人事档案管理系统，统一主要模式架构和功能模块，以实现采集系统和查阅系统的无缝衔接，实现共建互联共享。三是要严格落实干部人事档案管理“双轨制”模式，纸质档案实存管理与数字档案系统管理同时运行。数字档案系统管理应制定数据制作规范，落实保密职责。干部人事数字档案严格按照《干部档案整理工作细则》的规定进行分类。干部人事数字档案的保管保密要求等同于纸质档案。四是要确保数字化档案的信息质量，档案信息与纸质档案要保持一致：干部人事档案中的文字、表格、图片、图章等有效信息，在数字化过程中不被更改，数字档案与纸质档案逐页逐项完全一致。五是数字化加工应按照《干部人事档案数字化技术规范》规定的人员建库、档案扫描、数据验收等工作程序和操作规范，进行干部人事档案信息采集和数字化加工，数字档案图像应符合技术规范要求。

（五）保障数字化档案信息安全管控

一是干部人事档案信息系统建设、运行、维护、安全管理和数字化加工应具有健全的管理制度，并按规范执行。二是制定权限审批规则，根据干部管理权限和最小知悉范围原则，严格确定查阅和修改权限，并实时监控权限使用和变更等情况。三是定期对信息系统进行备份，并详细记录备份时间、载体、操作人员等。四是定期与保密、信息安全测评等部门合作开展安全检测，相关问题及时整改到位。综上所述，机关事业单位要提高对干部人事档案数字化工作的重视，健全数字化背景下干部人事档案管理制度，加大相关人才的培养力度，加快推进数字化信息系统的建设并规范化管理和使用，从而为单位选人用人提供依据，促进单位更好地发挥职能。

[参考文献]

[1]陈明仙.干部人事档案数字化管理与建设探索[J].就业与保障,2021(08).

[2]于天莹.论数字化信息在人事档案管理中应用的重要性[J].办公室业务,2021(07).

作者:张子良 单位:郑州市房产档案馆