大数据下档案管理特点和要求分析

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摘要：大数据时代，档案作为比较特殊的信息资源，它的历史价值以及现实价值比较丰富，档案管理工作产生了明显的变化。对此，本文以档案管理的特点分析为切入点，了解这一工作的具体要求以及相关策略，以期为推进档案管理工作的改革创新提供相应的参考。

关键词：大数据时代；档案管理；特点和要求

在大数据时代的影响下，档案管理工作出现了许多的问题，导致工作的高效开展受到阻碍。因此，管理人员需要将现代化的信息管理技术与档案管理工作相结合，构建科学完善的信息网络管理体系，全面改革创新管理策略，只有这样才能够确保档案管理工作的进一步改革和突破。

一、大数据时代与档案管理

大数据主要以信息技术为基础和前提，在全面发展以及调整的基础上确保经营资源的优化利用与配置，现代化的档案管理主要以档案数据的有效记录、搜集、整理和调取为基础，为后期的改革实践和决策提供相应的参考，确保信息资源的合理配置利用。在大数据时代背景下，档案管理工作的作用和价值越来越凸显，管理人员需要注重理论分析与实践研究之间的紧密结合，主动适应大数据时代的发展要求，积极构建科学完善的档案管理信息体系。传统的档案管理体系备受诟病，大数据时代对这一管理体系产生了明显的冲击，档案管理人员需要以档案管理工作的全面改进和完善为基础，灵活利用信息技术实现科学高效的管理，促进档案管理工作的进一步改进，摆脱传统管理模式的束缚，全面提升档案管理质量。

二、大数据时代档案管理的特点

在互联网科技快速发展的过程中，以云计算、大数据为代表的各种现代信息技术备受关注，这一点使得档案管理工作越来越复杂，同时功能非常强大。许多互联网技术在档案管理中发挥着关键性的作用，能够以电子档案管理工作为基础，积极构建云备份，促进档案馆工作的信息化建设。大数据背景下的档案管理工作具有明显的特点，首先档案的利用价值比较高，能够更好地实现与时俱进。实现档案管理工作的差异化发展，确保不同信息的全面汇集以及归纳整理，为后期工作人员的查阅以及利用提供相应的参考，档案管理部门的工作质量和效率有了明显的提升。其次，档案管理工作非常高效，灵活利用大数据技术、云计算以及数据挖掘技术来进行分析及调整，抓住档案管理工作的核心要点。以电算化管理为基础，避免人工管理模式所存在的各种问题和障碍，实现全机械化的运作协调，充分彰显新时代背景下档案管理工作的重要作用以及优势，管理质量和管理效率提升非常显著。最后，档案管理工作具有明显的客观性，能够避免主观因素的负面影响。人工操作所占比重越来越低，大部分以大数据技术、云计算技术为基础，整体运作模式非常规范，具有一套完整的管理流程和管理方式。管理人员只需着眼于档案管理工作的规章制度和核心要求，进行规范化的处理以及调整，避免工作人员结合自身的工作经验进行主观判断分析。

三、大数据时代档案管理存在的问题

大数据时代背景下的档案管理实现全面突破，但是这一工作的难度系数相对偏高，有一部分单位和经济组织忽略了对档案管理工作的全面协调，所采取的管理策略、管理理念以及管理方式仍然非常被动与消极，没有站在宏观发展的角度，没有着眼于时代发展的进程进行全方位的调整，最终导致档案管理工作出现了诸多的问题。

（一）档案管理理念落后

档案管理工作比较复杂，系统性、实践性较明显，包含的工作要求以及环节较多，因此现代化管理理念的树立非常有必要。但是在信息技术快速发展的过程中，有一部分工作人员忽略了对大数据时代的分析，没有着眼于档案管理体系的严格要求，没有积极革新已有的管理理念，档案管理理念比较落后，无法实现与时俱进，工作质量和工作效率难以得到保障。档案资料中的文字内容和数据混合在一起，严重影响了档案的应用价值。有一部分工作人员没有意识到自身的工作责任以及工作目标，往往直接按照自身的工作经验进行主观判断，最终出现了许多的工作失误和偏差，甚至导致一部分档案信息丢失。大部分工作人员仍然按照传统的文字检索方式来进行分析，难以更好地体现档案管理工作的针对性，因此档案整体查找效率较低，无法更好地为其他工作的开展提供支持和帮助。

（二）无视档案数据资源的有效变动

在大数据时代背景下，大部分的档案数据存在明显的虚拟性和电子性，直接在电子平台中进行相应的操作。因此，管理人员需要以档案数据资源的有效变动以及调整为基础，在进一步分析研究的基础上更好地更新信息化系统，确保系统的稳定建设和进一步完善。但是有的工作人员能力不足，对自身的岗位工作认知还不够深刻，没有着眼于档案检索查找和归纳工作的相关要求，积极变动相应的数据资源，导致无法充分体现档案管理信息化建设工作的实质作用及优势。管理人员整体操作力较差，档案管理信息化水平与预期目标之间存在明显的差距。

（三）忽略档案利用和服务

档案利用与档案管理相辅相成、共同促进，直接关乎整个档案管理工作的全面开展。管理人员需要了解档案利用的实质情况，进一步调整服务模式和工作策略，只有这样才能够实现与时俱进和对症下药。但有部分工作人员认为这一板块工作对档案管理工作没有太大意义，因此直接忽略这一环节，最终导致档案利用与服务质量不够理想。有一部分档案遗失，同时档案管理工作的真实性有待考证，严重影响了后期管理工作的顺利开展和有效决策。一部分管理资源被浪费，整体的管理质量和管理效率与预期目标之间的差距越来越大。

四、大数据时代档案管理的特点和要求分析

为了有效避免上文中所出现的各种问题以及矛盾，在大数据时代背景下，档案管理工作人员需要做好前期的准备工作，深化自身对档案管理工作的认知和理解，了解档案管理工作的核心要点，明确自身的档案管理方向，真正体现档案工作的针对性、有效性以及指导价值。

（一）全面创新档案管理理念

档案管理部门需要站在宏观发展的角度，利用丰富的馆藏资源，着眼于各项管理服务开展的条件，实现不同管理资本的合理利用。在大数据时代下，档案信息呈现爆炸式的发展态势，档案数据材料的数量也大幅提升，因此管理人员需要结合这一时代发展趋势，了解档案数据的具体变动，深化自身对档案数据内容的认知，注重对档案管理类型的分析研究。其中电子档案、用户信息以及浏览查询等工作分析最为关键，大部分的工作模块以电子化处理为基础，有效摆脱人工手动管理模式的束缚，档案使用质量以及效率有了明显的提升。管理工作人员需要全面创新档案管理理念，尽量避免人工操作的负面影响，积极捕捉不同的档案数据，充分彰显档案的权威作用和指导价值。

（二）积极变动档案数据资源

档案管理主要以为各项管理工作的开展和决策提供服务为目标，满足公众对档案的利用需要。在大数据时代下，档案利用及服务工作出现了社会化、多样化的发展趋势，服务内容、服务形式和服务手段变动比较显著，同时所涉及的内容和形式更加复杂，档案管理对象较为多元。企事业单位、职工、公务员以及党政部门最为关键，为了充分彰显档案管理工作的优势，管理人员需要了解网络用户这一新群体，分析档案服务内容的具体变动，着眼于传统管理模式所存在的各类不足，结合客户的真实需要来进行准确的分析判断。在大数据时代背景下，档案服务需要关注对档案用户的个体行为分析，了解用户的档案利用情况与实质需求，主动为相关的工作人员提供相应的服务，充分体现档案管理工作的人性化、智能化，满足不同人群的信息需求。

（三）全面调整档案利用和服务

档案管理工作安全性最为关键，这一点与整个企业的发展存在密切的联系。大数据时代下的数据资源非常丰富，处理速度比较快，种类较多，信息化程度偏高。因此直接威胁传统的档案管理工作，实质的档案安全性难以得到保障。管理人员一方面需要关注对档案保管条件的分析研究，另一方面需要全面调整档案利用和服务工作，明确具体的工作方向和调整策略。主动着眼于各类突发事件产生的实质原因，提升档案数据处理技术的使用水平和覆盖面，充分彰显现代化信息技术的指导作用与价值。在大数据时代背景下，档案管理工作被提上日程，这一工作的复杂度相对偏高，档案管理理念的创新是第一步。在此基础之上需要积极变动档案数据资源，全面调整档案利用以及服务工作，保证档案管理工作能够更上一个台阶，充分发挥相应的作用与价值。

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作者:赵曦 单位:菏泽市单县人力资源和社会保障局