档案数据库建设的问题

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1档案数据库建设中存在的问题分析

1.1功能不健全，且存在一定的安全隐患

从当前档案数据管理工作实际情况来看，很多时候在数据库建设前，工作人员往往并未开展充分的论证和调查工作，同时企业在相关专业技术人员以及系统方面存在着一定的欠缺，这就使得在软件应用的过程中，表现出了功能不健全的情况。以数据库引擎选择为例，部分企业出于经济方面因素的影响，选用的是桌面型的数据库产品，在数据量比较小的情况下，这种类型的数据引擎能够满足日常工作需求，但是当数据量增加到一定程度，这种类型数据引擎的缺陷就显现出来，出现查询速度变缓的情况，严重时甚至会出现索引文件损坏等严重后果，这不仅对用户的使用体验造成了一定的影响，更造成了工作效率低下，无法满足用户功能需求的问题。此外，部分企业在开展档案数据库建设工作时，片面地将工作重点放在内部应用方面，而对于数据库未来发展趋势的考虑不到位，对于网络数据库相关内容欠缺，这不仅导致了数据库建设滞后于信息技术的发展速度，同时难以充分满足用户多层次、多方位的需求。同时在利用过程中，只考虑使用方便，忽略了安全、保密性，导致信息泄露。

1.2过分重视形式，对于数据库内容的关注欠缺

档案数据库建设的问题及解决措施文/张琼本文对档案数据库建设中存在的问题进行了分析，并针对性地提出了完善档案数据库建设的有效措施，以此能够有效提升企业档案管理水平。摘要部分企业在开展档案数据库建设工作时，对于工作重点的掌握不够准确，过分重视软、硬件设备等，花费大量的时间和精力去对其进行不断完善，对于数据库产品建设方面却缺乏足够重视。导致这个问题出现的关键就在于工作人员对于档案数据库建设工作缺乏充分的认识，重点把握不准。从工作内容上来看，档案数据库建设不仅包括了数据库系统的建设，同时也包括了数据库产品的建设，只有进行全面建设，才能保证企业档案数据库建设工作得以顺利开展。数据库系统建设只是整个建设工作的一项基本目标，而数据库产品建设才是企业开展档案数据库建设的重点所在。工作人员将信息准确的录入到档案数据库系统这项工作，仅仅是数据库建设的一个组成部分，可以看做是数据库建设工作的起始阶段，能否建一个系统功能齐全、界面友好、内容规范、分类精准且有序、系统兼容性、扩展性等数据库产品，是关系到用户使用数据资源系统的重要阶段，只有妥善处理好这方面的内容，才能够更好地为企业服务，确保档案数据系统建设的目标得到顺利实现。其次，部分企业在进行档案数据库建设工作时，过分的重视指标任务，而忽视了服务效能，简单来说就是过分重视数据建设本身的内容，而对于企业的需求以及数据库建设的实际效果却不够关注。部分数据库在开展数据内容的充实工作时，仅仅是为了完成“量”的目标，而对于数据的质则是缺乏充分考虑，用户在使用数据库系统时，得到不良好的体验，甚至出现有些工作需要半信息化、半手工才能完成，无法真正实现高效、便捷、准确的目的，给他们的日常工作和学习造成了一定的困扰，也带来人力、物力、财力损失。

2完善档案数据库建设的有效措施

2.1把握好数据库定位

所谓把握好数据库定位，就是要明确需要建设一个何种类型的档案数据库。在开展定位工作之前，工作人员需要对数据库的内涵进行充分了解，对数据库的用途及目的进行全面的分析，确保开展定位工作能够有的放矢。数据库定位是关系到整个数据库建设的重点问题，对于数据库建设的规模、费用支出等有着非常重要的影响，是企业进行数据库及信息系统建设的一项重点问题。进行数据库定位时，一定要避免出现千篇一律的情况，企业需要根据自身需求来确定是建立存储目录信息为主的数据库还是建立存储档案全文的数据库，而不是简单的套用其他企业既有的数据库，要建设有自身企业特色的数据库，实现企业资源的充分利用，同时满足所有业务工作需求及后续功能扩展，同时减少不必要的工作量。

2.2做好标准规范建设

为做好档案数据库建设工作，企业还必须要建立一套完善的信息资源描述标准体系，并对其进行不断完善，以此确保收录信息的标准性、规范性。建立并完善信息资源描述标准体系，需要实现数据库资源的格式统一，数据信息内容规范和准确性，并提升信息资源的可共享性。在具体建设工作中，需要企业积极选用先进的技术标准和规范，对不同级别的数据信息采用不同的处理标准。此外，为了能够提升用户体验，档案数据库建设标准需要与国家相关档案系统标准保持一致，方便用户共享使用。

2.3避免盲目，进行阶梯式发展

档案数据库的建设和管理工作是一项长期性工作，对于企业而言是需要大量投入的，并且其对于企业经济效益所造成的影响往往是比较大的。企业在开展档案数据库建设工作时，一定要认清工作的复杂性和曲折性，避免出现好高骛远的情况，需要根据社会经济发展的形式以及本企业发展的实际情况有计划、有层次推动工作的不断开展。需要采用有效方式对用户需求及企业自身实际特点进行深入、全面地分析，对二者进行有机结合，完成最终的建设工作。在对档案数据库建设流程、内容进行确定时，一定要进行合理的规划，以此来确保规划内容同企业的发展实际情况、能力水平以及外部环境相适应，更好的为企业的进一步发展贡献奠定基础。企业还需要做好档案数据库建设所需要的人员、经费、时间投入等内容的分析工作，在此基础上循序渐进地推进工作，对各项工作内容的轻重缓急做好具体划分，避免盲目、短视的情况出现。

2.4做好人才培养工作，对数据库系统功能进行不断完善

档案数据库建设工作是一项系统、复杂的工作，需要花费大量的人力、物力和财力，并且随着社会经济形式的不断变化和人员流动等因素影响，档案数据库还必须要进行不断地更新和完善，以此确保符合企业进一步发展的需求，为其提供有效的帮助。在数据库建设的过程中，企业需要从技术和业务等多层面入手，做好需求设计以及后续的维护工作，这些内容是确保整个数据库系统有效发挥功能的重要基础。从这一方面来看，企业在进行档案数据库建设工作时，一定要做好专业技术人才的培养工作，只有具备了专业的技术人员，才能够为数据库建设提供充分的技术支持，确保建设工作的科学性和合理性，确保数据库能够充分满足用户的需求，同时也提升数据库建设工作的前瞻性，确保数据库建设工作得以顺利进行。企业必须要采用有效的措施来确保数据库技术得到了及时的更新，同时做好专业人才的培养工作，确保具备熟悉档案和信息管理相关内容的专业技术人才完美结合，才能保证数据库系统得到顺利建设和不断完善。

2.5对监督管控体系进行不断完善

档案数据库需要做到完整、准确、有效，只有这样才能够更好满足企业深层次需求，吸引客户参与到其中，并发挥其应有的作用。因此，在进行档案数据库建设工作时，不仅需要做好“量”的方面的工作，还需要做好“质”的方面的工作。企业需要建立一套质量监督管控体系，并对其进行不断完善。首先，企业需要采用有效的措施来丰富档案数据的“量”，充分的满足“量”的需求，只有这样，才能够使数据库的完整性得到有效保障，从而更好满足用户的多层次、全方位需求；其次，企业还需要采用有效措施来提升档案数据的“质”，充分满足“质”的要求，保障数据库数据的准确性和有效性得到有效保障，满足广大用户需求。同时建立系统管理、角色分配、用户管理、网络安全管理等全方位的安全防护措施，保障系统和数据安全，确保系统安全、有序运行。

3结束语

加强档案数据库建设工作，是时展的必然要求，同时也能够有效促进企业进一步发展。在实际工作中，由于多方面因素的影响，当前档案数据库建设工作尚存在一定的问题，企业需要做好用户的需求分析，对自身的能力水平进行精确定位，避免出现盲目建设的情况，只有这样才能够充分发挥档案数据库的作用为企业进一步发展提供信息支撑。

参考文献

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[4]孙晓敏,朱乔芙.浅析档案管理工作的现状与对策[J].兰台内外,2018,No.226(2).

作者：张琼 单位：荆州市人才服务中心