谈高校档案资源数据库建立与发展

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摘要：高校档案资源数据库的建立是社会信息化、电子化、网络化的必然结果，目前很多学校都开始了档案资源数库的建设工作。各种教务平台、学籍注册管理平台的建立，证明高校档案资源数据库已经形成一定的信息整合能力，发挥着越来越重要的档案管理价值。

关键词：高校；档案资源；数据库

通过建立档案资源数据库，高校的档案资源管理可以实现信息化转变。传统档案管理建立在人工管理与纸质档案的基础之上，存在很多不便之处。档案资源数据库的建设，为解决这种不便提供了新的档案管理方式。

1高校档案资源数据库建立的发展现状

档案的人工管理与电子管理相比，工作效率较低，劳务成本较大，也很容易产生失误，而网络信息系统对档案的管理可以更为高效、便捷、准确，也不受时间、空间的限制。纸质档案也不如电子档案先进。电子档案可以实现对档案资料的最优化保存、收集，不会因纸质材料的毁损造成重要信息的丢失，还能节省大量存储空间，在抽调时也可以快速打印、分享，从而节省大量人力物力，从而提高信息共享与传播的效率。高校档案资源数据库的建立绝非一朝一夕，而是一边对旧有馆藏档案进行数字转化，一边建立电子档案收集系统，并在此基础之上完成档案资源数据库的建设。第一，要对高校馆藏的旧有纸质信息进行相应的数字化转换，通过扫描、拍摄等方法，实现电子化、信息化转变。第二，高校要完善电子档案的收集体系，制定对电子档案进行收集、管理工作的标准操作流程、处理办法，形成“信息-档案-电子”的快速归档收集能力。第三，基于以上两点，建设档案资源数据库，将整体档案进行数字化、平台化、网联化，形成可以为广大师生群体提供更切实服务的平台，如学籍注册管理平台、成绩查询平台、公共课选课平台等。

2高校档案资源数据库建立存在的问题

很多高校的档案资源数据库在发展的过程中还存在着以下问题需要解决：

（1）缺乏对档案数据库建设的高度重视。很多高校缺乏对档案资源数据库的正确认识和高度重视，这导致很多高校迟迟不能完成对传统档案进行收集、管理模式的更新，其数字化进程始终难以推进，依旧依赖纸质化档案收集。此外，如果缺少对数据库建设的整体规划与协调，各部门的档案数字化工作将无法保持一致，各部门无法形成可互相配合的数据路径，从而为之后的数据平台化、集成化带来新的阻碍。任何一项档案数据平台的建设都需要实现多部门、多任务的合作，如果缺乏管理层的支持、对接将无法保障合作的行政支持、资源调度和人员协调。而目前我国教育部门已经实现了档案信息化、数字化，但很多高校档案数字化进展的参差不齐，产生了学校与政府部门、学校和学校、学习与社会单位之间平台对接的一定困难。

（2）缺少对档案数据建设的物质支持。由于对档案数据库缺乏重视，很多高校也缺少对档案数据库进行人力、物力支持。档案数据库需要专业人才部门、团队的管理、维护，还需要在多部门之间进行档案的收集、处理和交接配合，如果缺少人力支持将无法形成跨部门、跨领域的人力合作。而资金与设备支持则是档案数据库建设的基础，人员的开支需要资金支持，而信息设备、独立的电子档案室也是必不可少的。很多高校对档案数据库的建设落后，对内没有设置相关人员团队、资金配给、设施配置和场地安排，对外则依赖其他单位进行业务外包，没有形成独立自主的档案数据管理系统和运营能力，这必然会导致面临复杂问题时，校方自身处理能力的缺失。

（3）未形成档案数据资源的管理体系。档案数字化、信息化进程需要各个学校根据自身需求、能力进行顶层规划论证，制定出合理的数据资源管理体系。档案管理工作是一项系统、专业的校园基础建设，如果不进行预先设计规划，会导致档案资源数据库与内部其他系统不匹配，产生经济、效率损失。尤其是目前各高校的信息管理工作往往“各行其政”，数据库的技术参数、数据路径、分类手段都各不相同，在高校与企业、政府、社会间进行对接时往往缺少统一口径，难以快速形成覆盖面更大、管理更垂直的档案数据资源库，从而造成管理上的困难与低效。综上，我国高校在数据档案资源库建设方面还存在着认识不足、人力与物资供给的落后和统一数据库管理体系的缺失，需要高校管理者尽快重视起来。

3高校档案资源数据库建立的发展策略

本文为高校档案资源数据库的建立与发展提供以下几点策略：

（1）正视档案数字化进程，树立正确认识。各高校领导应该加深对档案数据资源库的理解与重视，通过学习、调研，制定相应的档案资源数据库执行方案，从而在顶层设计层面进行宏观规划。没有顶层设计、行政推动，档案数字化就难以在高校各个部门之间展开。校领导必须协调、联系更部门相关单位，在全校各部门之间强调档案数字化进程的战略性与必要性，建立良好的部门合作意识，培养出色的部门合作能力，积累成熟的部门交流经验。

（2）支持档案数字化建设，做好后勤保障。“工欲善其事，必先利其器。”档案资源数据库的建设没有人力、物力的支持，就是无根之木，空中楼阁。高校档案数据库的建设离不开专业人才的管理维护，离不开高效先进的技术设备，离不开专门场地的合理承载，离不开后勤保障的服务支持。各高校需要不断加大人才扩展与培养、资金与物资、场地与后勤的不断支持，从而在操作、技术设备层面推进档案数字化建设。

（3）规范档案数字化管理，统一数据体系。只有完善、统一的档案数字化管理，才能确保档案数据资源库的各项内容可以实现与外界的规范对接。各教育部门、高校管理者要通过更广泛、深入地监管、引导，规范各高校的数字管理体系路径，实现对各高校现有档案和未来档案信息的统一化采集。形成规范、一致的档案数据采集管理体系，一步步实现旧档案的数字化、现有档案的分类化和新档案的自动采集化进程。

4结束语

档案资源数据库的建立对高校档案资源的信息化有重要作用，是实现高校档案信息化、服务化的重要数据基础，需要高校与政府部门的高度重视与支持。

参考文献

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作者：李莹 单位：鲁迅美术学院