谈水利工程档案同步管理策略

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【摘要】为了响应国家加强基础设施建设，提高水利工程建设质量的号召，山东潍坊市对本地区的水利工程项目加大投入，并且水利工程项目的数量也在逐年增加，因此水利档案的管理工作也变得更加繁杂，水利档案的管理工作需要进一步的优化。一直以来水利档案管理工作不为人所重视，平时档案的管理缺乏系统性和完整性，一旦有突击检查或者急需查找某些档案信息，就会手忙脚乱，严重影响日常工作效率。为了适应新的时代形势，加强水利工程项目建设期间的档案管理工作显得尤为重要，要做到档案和工程进度相匹配，和工程合同管理工作、工程质检和验收工作同步。

【关键词】水利工程；档案管理；同步管理

1工程档案同步管理工作的基本目标

水利工程的档案管理工作是一项长期的、系统的工作，牵涉的部门多，步骤繁杂，需要注意的细节也比较多，参加水利工程建设的各个部门必须积极配合，协同管理工程档案。无论是项目承包单位、工程建设单位还是业主和政府部门都要为工程的水利档案管理工作出谋划策，相互促进水利工程档案管理工作，提高和完善档案管理体系，积极探索、创新档案管理机制，把档案管理工作纳入到日常项目管理工作中。为创建科学、合理、翔实的工程档案，档案管理工作需如以下几项目工作同步。

1.1与水利工程项目设计同步

在水利工程项目设计的初期，一定要让项目法人和建设单位档案管理的相关人员全程参与和记录，参加立项和招投标会议、工程进度会议，并且将有关内容记录下来，尤其是工期长、规模大的项目，一定要做好早期的档案文件收集整理工作，便于日后使用和查阅。

1.2与项目合同管理同步

在早期的工程建设阶段和中期的工程施工阶段会签订一些承建合同和协议，还有在施工过程中一些原材料的订购合同、人员聘用方面的劳动合同等等，这些合同和协议都要向档案管理部门提交数量明确、内容齐全的正本和副本，明确提交时间，副本要注明相应正本的存放地点。管理人员要重视相关档案的归责问题，涉及工程建设方案、图纸和设备使用资料，也要定期收集和整理。

1.3与工程项目检查工作同步

施工过程中会有各级主管部门组织专门的检查人员定期去现场检查工程进度，检查施工过程中的质量与安全等问题，并对施工质量、进度、安全等进行全面考核，在此类检查、巡视等过程中，档案管理人员要全程跟踪参与，及时记录检查、巡视过程和结果情况，并形成档案资料，便于施工问题的反馈和日后整改工作。

1.4与工程验收工作同步

水利工程建设是分阶段完成的，在每个阶段的施工，都要进行质量评估和一些收尾工作，要对同阶段的工程档案进行检查，包括最后的竣工图以及工程中的各种图纸和财务记录，竣工图和财务记录有不当之处的，不予验收。一些重点水利工程项目需要重点检查和验收，要求在规定的时间内完成档案汇编和整理工作，因档案问题未达到验收标准的，要尽快完善档案，工程暂时不能进行竣工验收。

2水利工程档案同步管理方法

水利工程的档案管理和工程项目的各阶段进度一致，和合同管理以及查验工作同步，是国家基础设施建设工程新要求，也是目前山东省兴建水利工程的明确要求，不仅符合水利可持续发展的方向，还有助于加快基础设施建设的现代化进程。档案管理部门一方面要强化档案同步管理意识，一方面要与其他工程部门协调配合，主动沟通，对于工程建设中的实际问题及时给予反馈，不断优化现有的档案管理制度，把握同步管理模式的实施细节。

2.1加强宣传，树立全员同步管理意识

要根据国家相关的档案管理法律政策进行档案管理，比如《中华人民共和国档案法》和《水利工程建设项目档案管理规定》等方面的法律法规，让档案管理人员熟悉法律法规，最好将一些重要的规定汇编成册，将档案管理手册发给职工，树立职工档案管理的法律意识，并且向职工宣传档案同步管理的重要意义，定期组织考核，考察职工的档案管理理论知识和对档案管理法规的熟悉程度。定期检查档案管理工作和工程其他工作的进度是否一致，强化职工的档案同步管理意识。

2.2建立健全档案管理制度

拥有健全的水利档案管理制度是进行水利档案管理工作的基础和保障。水利工程项目在前期招投标过程中应该对水利档案的质量标准做出规定，包括格式、提交日期以及不同档案的固定内容和条款，水利工程建设的档案全部按照规定来填写和提交。还可以制定专门的档案规章制度，比如《档案管理制度》《档案借阅制度》《档案整编操作规范》等等，将这些规章制度纳入到工程建设规范体系之中，要求每一位工作人员都要遵守执行。规定查阅、整理档案库房的固定时间，组成督导小组对档案管理工作进行指导和检查，档案管理工作的现场也要定期派人监督检查，发现工作中存在的问题及时解决。

2.3加强工程档案过程管理

水利工程项目繁杂，参建部门较多，档案管理工作要根据不同项目的内容和特点，制定相应的档案管理办法。不同项目档案的归档内容和项目划分都不相同，只有形成有针对性的档案管理办法，然后按部就班执行，才能减少档案管理环节的错漏，保证档案的真实和完整，要达到以上目的不仅需要档案管理人员严格执行档案管理规定，其他部门人员也要熟悉档案管理规定，按照规定提交档案。

2.4加强对档案管理工作的监督

档案管理工作不仅要符合国家有关政策和企业的规章制度，还需对档案管理部门的日常工作进行检查和指导，督促其适应同步管理模式，及时和工程进度以及其他工程部门、财务部门及综合部门对接，对目前的档案管理模式进行整改，使之符合发展要求，对于检查过程中发现的问题，及时指出并给出整改意见，定期对档案管理整改进度进行跟踪，发现未按要求进行整改的，采取通报批评等惩罚措施。

2.5加强对档案管理的现代化建设

形成一套完善的档案管理系统，在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，专项档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。保持网络一体化、确保网络安全。

3结语

为了适应新的时代形势，提高水利基础设施建设水平，要对水利工程的档案管理工作进行优化，树立人员同步管理意识，建立健全相应的管理制度，重视日常的监督工作，使水利工程档案管理工作规范化、科学化，信息化。从而更好地为水利项目其他工作服务。

参考文献

[1]水利部办公厅.水利工程档案管理手册[M].北京：中国水利水电出版社，2001．

[2]水利部办公厅.水利档案工作指南[M].北京：国防工业出版社，2014．

作者：刘雅琴 朱晓彤 单位：山东省调水工程运行维护中心潍坊分中心