水利科技档案特点与分类管理探析

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摘要：在充分认识水利科技计划项目体系构成和特点的基础上，系统分析水利科技档案特点，提出水利科技档案分类方法与管理对策，对完善水利科技档案体系，进一步加强科技档案管理具有十分重要的借鉴意义和指导作用。

关键词：水利科技；体系构成；档案特点；档案分类与体系；管理对策

科学研究是运用严密的科学方法，从事有目的、有计划、有系统的认识客观世界，探索和总结某一阶段、某一区域或某一环节人类经济社会活动发展变化规律与客观真理的活动过程。科研项目作为科学研究的载体，在这一活动过程的发展、变化与完善中无疑具有举足轻重的作用，不仅形成了自身完整的计划体系，而且显现了内在自有的突出特点。随着经济社会发展和新时期水利建设事业的突飞猛进，面对水利科技计划项目数量越来越多，层次越来越高的现实，在档案管理中，熟悉水利科技计划项目体系框架与构成，掌握项目性质与特点，准确进行项目档案分类与管理，是做好档案管理的必然要求。

1水利科技档案特点

水利科技计划项目除具有其他科研项目具备的共性特点外，同时还具有与水利行业密切相关的依托水工程、服务全社会的典型个性化特点，由此决定了水利科技档案在具备了原始性、社会性、准确性、价值性、时效性和历史性等特点之外，同时还具有非常突出的成套性、系统性、专业性、科学性、独立性和创新性等特点。

1.1成套性

成套性是水利科技档案最鲜明的特点之一。首先，在现行的水利科技项目计划体系中，往往在一个项目下包含有多个科研课题，而这些课题又分属不同的科研团队独自开展研究工作，分别形成了自成体系、相对完整的科技档案；其次，就同一课题而言，有的课题还需要分设子课题分别开展研究工作，也有可能形成相对独立的技术文件；再者，针对某一区域或流域开展研究工作时，需要借助一系列工作底图开展工作并形成与之相对应的研究成果。所有这一切，均成为形成水利科技档案成套性特点的主要因素。而且，随着研究领域交叉、学科之间的互相渗透和边缘学科的不断发展，水利科技档案的成套性特点将变得更为突出，成套性档案的出现也变得更加频繁。

1.2系统性

系统性是指水利科技档案材料内在构成、自身结构的完备性以及对项目涉及的相应区域、流域、范围或专业领域的涵盖程度。无需质疑，任何一个水利科技项目从项目建议、立题论证到立项审查，都十分注重项目研究任务构成的内在相关、相互印证和互为支撑，注重对相关研究范围、类似科技问题的尽可能涵盖和包容，这为水利科技档案的系统性打下了良好基础。

1.3专业性

专业性是水利科技档案最突出的特点之一。水利科技是针对为实现经济社会可持续发展提供强有力支撑和保障作用的、事关水资源可持续利用的水利建设事业发展中面临的一系列水资源、水环境、水工程以及水管理问题而开展的极具特点的专门性行业理论技术研究。在此过程中，需要依托水利专业知识、水利专门技术，开展一系列试验观测、系统分析、模拟计算等工作，形成与之相关的专业技术文件，支撑和印证水利科技项目成果。

1.4科学性

水利科技是指探求水资源、水环境、水工程以及水管理问题内在联系和发展变化规律的一系列活动过程，水利科技档案记载了这一活动过程的始终，集中反映了项目本身所具有的自然规律和内在变化特征，见证了水利科技从立项到鉴定验收各环节严谨、求实、创新、发展的历程，在彰显水利科技科学性并为水利实践抉择和经济社会发展提供科学依据的同时，也为水利科技档案的科学性奠定了基础。

1.5独立性

首先，任何一个水利科技项目的活动过程都必须针对某一特定的区域或者特定时期的特定问题开展研究，从而使得水利科技活动过程具有一定的独立性；其次，水利的专业性特点决定了任何一项水利科技项目都有明确的研究方向以及研究依托的技术理论，这就决定了在此过程形成的水利科技档案同样具有专业性基础之上的独立性；再者，一个水利科技项目的结题验收也就意味着与本项目有关的活动已经结束，任务已经完成，目标已经实现，也预示着档案的形成过程已经完全结束。

1.6创新性

创新是科研的灵魂，是经济社会发展的动力和源泉，水利科技活动也毫不例外地将创新作为保障和实现水资源可持续利用和水利事业可持续发展的关键环节，始终坚持把探求与水相关的科技问题、创新水利发展实践放在首位。由此可见，作为记载和见证水利科技创新实践的水利科技档案的创新性不言而喻。

2水利科技档案分类及体系

通过对前述水利科技项目体系构成的梳理，一方面，依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次区分，并形成相应的体系是档案分类的主要内容。另一方面，准确进行项目档案分类，构建合理完善的水利科技档案体系，是加强水利科技档案管理、有效开发利用项目档案资源的前提。

2.1水利科技档案分类

（1）按项目来源分。对省级水利科技机构而言，水利科技项目来源主要包括国家层面、部级层面、省级层面、厅级层面以及其他渠道共5个途径，据此，可将水利科技档案划分为国家级、部级、省级、厅级和其他5个子目录。（2）按形成时间分。时间是体现档案时效性特点的主要特征要素，是档案分类最简便、简捷的方法之一。按档案的形成时间来分，可以有两种方法，一是直接按项目档案的具体形成年份划分，同一年度形成的项目档案划分在同一子目录内；二是将档案形成的时间系列划分为由几个年份组成的多个区间，将同一区间的档案划分在同一子目录内。（3）按计划类别分。目前水利科技项目来源广，计划类别多。国家级层面包括重点研发专项、科技基础条件平台建设、政策引导类、重大专项、其他科技计划、自然科学基金等6个子目录；部级层面包括科技成果推广、先进适用技术培训2个子目录；省级层面有重大专项、重点研发、科技基础条件平台与创新能力建设、基础研究、创新引导、星火计划7个子目录；厅级层面有2个子目录，包括水利科学研究与推广应用、水资源费项目。（4）按研究方向分。水利科技项目的研究方向也就是专业方向，是构成水利科技项目专业属性的主要要素。按其专业方向，水利科技档案可分为水资源与环境、农业与农村水利、水力学与水利工程、非常规水资源利用、水旱灾害防御、水利信息化与管理、国际合作交流、其他等8个子目录。

2.2水利科技档案体系

在梳理水利科技项目体系构成和特点的基础上，选择来源属性、时间属性、类别属性、专业属性，构建了由项目来源-形成时间-计划类别-专业方向等4级子目录组成的层级分明、种类齐全的水利科技档案体系。其中，一级子目录为项目来源，包括国家级、部级、省级、厅级和其他共5个来源属性。二级子目录为形成时间，属于时间属性，可按水利科技项目执行情况具体确定；一般情况下，开展科学研究的年限越长，子目录的数量也就越多。三级子目录为计划类别，属于类别属性，可依据项目计划体系构成确定，如科技支撑计划、重点研发计划、自然基金项目、科技推广、国际合作、科技重大专项等。五级子目录为专业方向，属于专业属性，可按具体项目的研究方向确定，如水资源与环境、农业与农村水利、水力学与水利工程、非常规水资源利用等。

3水利科技档案管理

面对新形势下档案管理工作的新要求，要进一步提高档案工作水平，加强水利科技档案管理，应着重抓好以下几方面工作。

3.1注重档案管理工作硬件设施建设

根据本部门档案工作目标和要求，足额配备满足档案管理要求的设施设备，如足够面积的档案室、标准规范的密集柜、配置合理的计算机、满足档案卷宗制作的打印机、复印机以及其他相关硬件设施、设备等。

3.2加强档案原始资料

数据收集工作一是通过制定相关管理制度，增强全体水利科技人员的档案责任意识；二是加强科研项目研究过程各环节的资料积累，重点要留存原始观测和记载资料，确保项目档案的原始性、完整性、准确性和系统性；三是要按照档案管理工作现代化、信息化、标准化、电子化的要求，注意全方位搜集和积累项目档案，高质量整理项目档案，及时、全面、准确移交水利科技档案。

3.3提高档案管理人员能力水平

进行水利科技档案管理，需要档案管理人员在具备档案管理工作能力的基础上，同时还要具备一定的水利行业专业知识，掌握水利科技项目管理要求。因此，要进一步加强对档案管理人员档案专业技能、水利专业知识的培训，努力提升档案管理人员综合业务素质，提高档案管理能力和水平，为切实从事好水利科技档案管理打下坚实基础。

3.4做好项目档案开发利用

一是要充分利用信息化手段，不断提高档案信息质量和水平；二是要主动出击，为用户提供多层次的科技档案信息资源；三是要不断探索定制服务业务，针对具体用户的特殊需求，提供“一对一”的科研项目档案利用服务；四是要充分利用现代信息和技术手段，探索网上培训和咨询服务方式，为成果的技术示范和推广应用提供系统、及时、准确、方便的服务。

4结语

随着科学技术的突飞猛进，水利科技项目数量越来越多，项目来源与构成越来越复杂，项目研究范围越来越广，涉及的内容越来越多。因此，在理清水利科技项目来源，梳理水利科技项目体系构成的基础上，结合水利科技工作实际与项目特点，分析水利科技档案特点，准确进行水利科技档案分类，构建层级分明、种类齐全的水利科技档案体系，对加强水利科技档案管理，加快水利科技档案开发利用具有重要作用。

参考文献：

［1］魏万霞.浅谈新形势下水利科技档案发展趋势及管理对策[J].甘肃农业，2013，28（10）：33-34.

［2］魏万霞.新时期科技档案变化与文书档案的区别[J].甘肃农业，2014，29（3）：51-52.

［3］魏万霞.水利综合规划档案特点分类管理与作用浅析[J].档案，2015，37（10）：57-58.

［4］档案分类标引规则：BT-15418-2009[S].［5］科学技术档案案卷构成的一般要求:GB/T11822-2008[S].

作者:魏万霞 单位:甘肃省水利科学研究院